Làm gì khi quỹ tiền mặt bị âm?

Tiền mặt trong quỹ bị âm? Bạn hoang mang không hiểu lý do vì sao và lúng túng không biết nên giải quyết như thế nào? Hãy bình tĩnh và cùng chúng tôi tìm hiểu về thế nào là quỹ tiền mặt bị âm và cách giải quyết hiệu quả nhất nhé!

1. Thế nào là quỹ tiền mặt bị âm?

Quỹ tiền mặt bị âm là khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách kế toán.

Trên thực tế, việc quỹ tiền mặt bị âm là không hợp lý. Vì không có thu thì không thể có chi tiền được. Điều này là không phù hợp. Vậy lý do tại sao lại như vậy? Chúng ta cùng tìm hiểu nguyên nhân gây ra hiện tượng quỹ tiền mặt bị âm nhé!

2. Quỹ tiền mặt bị âm là vì đâu?

Thực tế có rất nhiều lý do, nguyên nhân dẫn đến quỹ tiền mặt âm. Tuy nhiên kế toán thực tế có thể chia thành các nhóm nguyên nhân chính và cụ thể như sau:

a. Kế toán thực tế hạch toán nghiệp vụ thu tiền thiếu hoặc hạch toán khống nghiệp vụ chi tiền.

Khi kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ phát sinh thu tiền mặt, điều này sẽ làm giảm khoản tiền của doanh nghiệp. Làm phiếu chi khống cho một nghiệp vụ kế toán  phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi trong DN. Điều này khiến thu và chi sẽ không hợp lý. Và đây cũng là một nguyên nhân  gây ra quỹ tiền mặt bị âm.

b. Hạch toán sai trình tự chi trước thu sau.

Tại cùng một thời điểm, nếu kế toán thực hiện hạch toán sai trình tự: chi trước rồi mới thu. Việc này cũng khiến quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp sẽ bị âm tại những thời điểm khác nhau trong kỳ.

                                              Ảnh 1: Làm gì khi quỹ tiền mặt bị âm?

c. Lỗi do kế toán ghi chép sổ sách, chứng từ.

Kế toán yêu cầu cần sự cẩn thận, tỷ mỉ và chính xác cao. Việc kế toán ghi chép sổ sách, chứng từ sai cũng có thể dẫn đến tình trạng quỹ tiền mặt bị âm. Kế toán ghi chép thu chi vào các sổ kế toán không trùng khớp với số tiền thực tế phát sinh. Hoặc cũng có thể do lỗi cảu kế toán nhập dữ liệu thiếu hoặc có thể làm mất chứng từ thu chi … nên vào sổ sách bị sai lệch.

Ngoài ra có thể do sự bất cẩn của kế toán, không thường xuyên đối chiếu, kiểm soát sổ sách thường xuyên giữa thủ quỹ và kế toán.

Bên cạnh đó, hạch toán sai nghiệp vụ hoặc vi phạm các nguyên tắc cũng là nguyên nhân dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm trong DN.

d. Kế toán hạch toán nghiệp vụ thu chi ngoại tệ theo phương pháp không nhất quán.

Việc này có nghĩa là kế toán hạch toán các nghiệp vụ thu chi bằng ngoại tệ không thống nhất tỷ giá. Điều này có thể khiến chi lớn hơn thu và dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm.

3. Giải pháp hiệu quả xử lý quỹ tiền mặt bị âm.

a. Hạch toán chính xác các khoản mua hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào TK 331.

Với cách giải quyết như này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm các khoản chi tiền, cân đối được số âm tiền mặt.

Cụ thể kế toán sẽ hạch toán như sau:

Nợ 156, 642,….

Nợ 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

     Có 331: phải trả người bán.

Khi nào doanh nghiệp thanh toán, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ 331

     Có 111, 112.

Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phương pháp này cần hết sức lưu ý. Cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ công nợ hợp pháp. Kế toán cũng cần chú ý đến thời hạn trả nợ thực tế so với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh trường hợp phát sinh khoản chi phí trả chậm.

                                               Ảnh 2: Làm gì khi quỹ tiền mặt bị âm?

b. Làm hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0%

Giải pháp này được coi là khá an toàn và được sử dụng nhiều ở thực tế các doanh nghiệp. Kế toán có thể làm các hợp đồng vay mượn cá nhân giám đốc, cá nhân người của công ty hoặc ngoài công ty.

Cách xử lý như này sẽ giúp doanh nghiệp không phát sinh thêm chi phí tài chính. Đồng thời làm tăng các khoản thu tiền mặt tại doanh nghiệp do kế toán thực tế phải làm phiếu thu.

Với cách làm này, kế toán hạch toán như sau:

Nợ 111: Tiền mặt.

          Có 341: Vay, nợ dài hạn.

c. Tạo nghiệp vụ phát sinh khách hàng ứng tiền hàng trước bằng tiền mặt.

Tạo nghiệp vụ khách hàng mua hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt giúp cho tăng khoản tiền thu được tại doanh nghiệp, góp phần làm giảm âm quỹ tiền mặt.

Với cách này kế toán cần phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ.

Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này cụ thể như sau:

Nợ 111: tiền mặt

          Có 131: Phải thu khách hàng.

d. Làm thủ tục tăng vốn điều lệ của doanh nghiệp.

Giải pháp này giúp tăng tiền mặt trong doanh nghiệp. Tuy nhiên lưu ý với cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng tiền mặt. nếu doanh nghiệp góp vốn thì phải chuyển khoản. Kế toán cần chú ý để hợp thức hoá các chứng từ, thủ tục.

Việc dùng cách này để làm giảm số âm tiền quỹ tiền mặt đòi hỏi kế toán cần phải có kinh nghiệm. Vì thủ tục tăng vốn điều lệ của DN khá phức tạp và cần thời gian để xử lý. Bởi vậy, kế toán cần hết sức lưu ý doanh nghiệp phải góp đủ vốn trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi và bắt buộc phải có thông báo cho phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh mà DN hoạt động.

Đây có thể coi là giải pháp hiệu quả và mang lợi ích về nhiều mặt cho doanh nghiệp.

Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:

Nợ 111: Tiền mặt

     Có 411: Nguồn vốn kinh doanh.

e. Chuyển một số khoản chi bằng tiền mặt sang kỳ hạch toán sau.

Cụ thể giải pháp này như sau:

Các khoản chi nội bộ mà không liên quan đến hoá đơn GTGT thì kế toán có thể chuyển sang kỳ sau hạch toán để làm giảm số chi tiền. Các khoản chi nội bộ như chi lương nhân viên, chi tạm ứng…

Ngoài ra các DN thực tế vẫn sử dụng thêm một số biện pháp khác như nhận được một khoản tiền mặt từ các hoạt động cho, biếu tặng. Tuy nhiên cách xử lý này không khả thi vì doanh nghiệp vẫn bị đánh thuế 20%.

Quỹ tiền mặt bị âm khiến bạn lúng túng và hoang mang. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này bạn có thể lựa chọn cho mình giải pháp hợp lý, phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. Đây sẽ là hành trang cần thiết cho kế toán thực tế trong doanh nghiệp.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết:

>>> Cách xử lý các trường hợp viết sai hoá đơn GTGT

>>> Xử lý khi bị mất, cháy hỏng hoá đơn

>>> Cách xử lý khi công ty có hàng bán bị trả lại

• Chia sẻ
• Tweet