Hướng dẫn kiểm tra các tài khoản mục tài sản lưu động và tài sản dài hạn trên BCTC ( Phần 1)

Để cho công tác lên báo cáo tài chính thật hoàn chỉnh, không mắc những lỗi thường gặp thì sau đây Kế toán Đức Minh sẽ “Hướng dẫn kiểm tra các tài khoản mục tài sản lưu động và tài sản dài hạn trên BCTC” cho các bạn kế toán viên được biết.

1. Tiền mặt – TK111

– Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng, không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.

– Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng

– Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định.

– Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.

– Hạch toán thu chi tiền mặt không đúng kì.

– Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.

– Có nhiều quỹ tiền mặt

– Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.

– Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.

– Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.

– Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Công ty nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.

– Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.

– Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…

– Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng.

– Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.

– Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)

– Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.

– Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.

– Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.

– Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.

– Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.

– Niêm yết giá hoặc ký hợp đồng bằng ngoại tệ.

=>>> Tài khoản tiền mặt - Những điều cần lưu ý trước khi lên BCTC.

2. Tiền gửi ngân hàng -TK112

Ảnh 1: Hướng dẫn kiểm tra các tài khoản mục tài sản lưu động và tài sản dài hạn trên BCTC

– Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.

– Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng

– Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.

– Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.

– Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.

– Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.

– Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…

– Người kí séc không phải là người được ủy quyền.

– Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi giấy báo của ngân hàng.

– Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị.

– Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.

– Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.

– Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.

– Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH

=>>> Cách kiểm tra nhanh số liệu tài khoản tiền gửi ngân hàng.

=>>> Những điều cần lưu ý về tài khoản tiền gửi ngân hàng trước khi lên BCTC- Kế toán Đức Minh.

3. Đầu tư tài chính ngắn hạn – Nhóm tài khoản 12

– Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.

– Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.

– Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.

– Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).

– Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.

– Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.

– Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.

4. Các khoản phải thu của khách hàng – TK131

Ảnh 2: Hướng dẫn kiểm tra các tài khoản mục tài sản lưu động và tài sản dài hạn trên BCTC

– Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.

– Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công nợ.

– Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.

– Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.

– Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…

– Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.

– Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.

– Chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, Bảng cân đối kế toán.

– Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.

– Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.

– Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

– Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.

– Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…

– Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.

– Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.

– Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.

– Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.

– Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.

– Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.

– Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.

– Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.

– Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.

– Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.

– Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.

– Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.

– Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.

– Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.

=>>> Cách kiểm tra số liệu TK 131 và TK 331 trên Báo cáo tài chính.

5. Phải thu khác – TK138

– Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.

– Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.

– Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.

– Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.

6. Hàng tồn kho – Nhóm TK từ TK151 đến TK158

– Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.

– Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

– Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.

– Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).

– Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.

– Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.

– Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.

– Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.

– Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.

– Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.

– Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.

– Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.

– Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…

– Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.

– Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.

– Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.

– Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.

– Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

– Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.

– Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.

– Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.

– Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.

– Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.

– Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.

– Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.

– Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.

– Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.

– Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.

– Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.

– Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.

– Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.

– Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.

– Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.

– Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.

– Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.

– Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…

– Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.

– Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.

– Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.

– Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.

– Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.

– Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.

– Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.

– Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.

– Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.

Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.

– Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.

– Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).

– Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

7. Tạm ứng –TK141

Ảnh 3: Hướng dẫn kiểm tra các tài khoản mục tài sản lưu động và tài sản dài hạn trên BCTC

– Chưa đối chiếu tạm ứng với các đối tượng.

– Chưa theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng.

– Chênh lệch số kế toán và biên bản đối chiếu tạm ứng.

– Chữ kí trên biên bản đối chiếu tạm ứng khác chữ kí trên biên bản chấm công, bản thanh toán lương.

– Tạm ứng cho đối tượng ngoài công ty.

– Chưa xây dựng quy chế tạm ứng, quy chế quản lý tạm ứng chưa chặt chẽ: thanh toán hoàn tạm ứng chậm, tạm ứng quá nhiều…

– Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng không ghi rõ thời hạn hoàn ứng, số tiền, lý do sử dụng, không có chữ kí của kế toán trưởng.

– Số dư tạm ứng cuối năm lớn. Khoản tạm ứng quá thời hạn thanh toán lâu ngày chưa được sử lý.

– Công nợ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đã chuyển công tác vẫn chưa được thu hồi.

– Sử dụng tạm ứng không đúng mục đích.

Để biết thêm thật nhiều thông tin và kiến thức kế toán hữu ích, mời các bạn xem thêm tại website: http://ketoanducminh.edu.vn và download tài liệu miễn phí tại: http://112doc.com/

- Ngọc Anh-

=>>> Cách kiểm tra chi tiết Bảng Cân đối tài khoản

=>>> Các khoản mục để có một báo cáo tài chính đẹp

=>>> Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết - Kế toán Đức Minh

• Chia sẻ
• Tweet