Công việc của kế toán tổng hợp tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ

KẾ TOÁN ĐỨC MINH XIN TỔNG HỢP CÁC ĐIỀU BẠN CẤN BIẾT KHI LÀM “KẾ TOÁN TỔNG HỢP” TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HOẶC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Hiện nay các Doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ họ chỉ tuyển một kế toán tổng hợp để hoàn thành tất cả các công việc từ kế toán nội bộ đến kế toán tổng hợp. Dân nhà kế ứng tuyển vào vị trí này thường sẽ là các bạn sinh viên mới ra trường và phần đa các bạn đã đã tuyển sẽ lúng túng không biết phải làm các công việc gì trong vị trí này?

I. Thực trạng của “tân kế toán” trong doanh nghiệp nhỏ?

1. Chủ DN luôn yêu cầu kế toán phải biết làm tuốt tuồn tuột từ A đến Z

+ Làm công việc của hành chính văn phòng, và các công việc không tên ( Văn thư, tạp vụ …)
+ Làm một phần việc của kinh doanh (hợp đồng, báo giá, đặt hàng, gọi hàng…)
+ Vừa làm công việc của một nhân viên kế toán, một kế toán tổng hợp, và kiêm luôn cả các công việc của “Kế toán trưởng”.
+ Làm tất cả công việc của kế toán thuế và nội bộ. Và nếu may thì có thể DN họ đi thuê kế toán thuế ở ngoài.

2. Tại sao một DN họ chỉ có tuyển một hoặc đến hai kế toán?

Có lẽ sẽ có nhiều người thắc mắc rằng: “Bởi vì họ bảo DN họ nhỏ, doanh nghiệp tư nhân nên công việc chẳng có gì?”. Nhưng không phải đâu, nó là một cả “núi” công việc đối với một kế toán nếu đã ứng tuyển vào vị trí này đấy. Các doanh nghiệp này sẽ thường tuyển dụng các bạn mới ra trường để khoản chi phí phải trả cho vị trí này không đáng kể. Để đối mặt với thực tế này kế toán phải làm gì? nhất là các bạn mới ra trường chưa có kinh nghiệm thực tế ở một khâu nào trong các công việc họ yêu cầu nêu trên.
 

Ảnh 1: Công việc của kế toán tổng hợp tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ

II. Vậy, công việc của kế toán tổng hợp trong DN nhỏ là gì?

1. Kế toán nội bộ

+ Việc đầu tiên là văn thư, hành chính đối diện hàng ngày với các bạn vậy các bạn phải sắp xếp hóa đơn chứng từ một cách khoa học.
- Về con dấu các bạn phải cất giữ cẩn thận ( Nếu được chủ DN giao), học các đóng dấu vào từng loại công văn giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, UNC , SEC tiền mặt … cụ thể ( Vì thực tế có bạn còn chưa biết cách cầm dấu để đóng ntn?) như vậy bạn nên đóng nháp trước khi đóng chính thức.
- Lưu hồ hồ sơ: Các bạn cần phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.

>>> tham khảo: Cách sắp xếp hóa đơn  chứng từ hợp lý

+ Các công việc không tên đôi khi các bạn phải làm nhưng lại mất khá nhiều thời gian. VD: Đặt vé cho Sếp hoặc nhân viên đi công tác, gửi chuyển phát nhanh, gọi mắc điện thoại, intenet, hoặc đường nước bị hỏng, nhà vệ sinh bị tắc … cũng đến lượt các bạn gọi điện cho nhà cung cấp để họ xử lý. Do vậy mỗi lần phát sinh đầu tiên về các vấn đề này thì các bạn nên lưu luôn số điện thoại của nhà cung cấp nếu lần sau có lặp lại thì nhắc máy alo luôn không phải tìm kiếm mất thời gian nữa.
+ Đối với hợp đồng báo giá, đặt hàng, gọi hàng… các bạn nên chia như sau:
• Đối với phần mua hàng: 
- Nếu công ty chưa có sẵn nhà cung cấp thì các bạn nên tìm lấy 2 đến 3 nhà cung cấp có mặt hàng mà DN cần, sau đó yêu cầu họ gửi báo giá.
- Các bạn lập bảng so sách báo giá của 2 hoặc 3 nhà cung cấp trình sếp để sếp duyệt sau đã duyệt xong thì tiến hành 2 bên làm hợp đồng, hoặc làm đơn đặt hàng
- Sau khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng thì chỉ việc gọi hàng mỗi khi có nhu cầu lấy hàng là xong.
- Ngoài các hồ sơ trên thì khi nhận hàng phải nhận kèm theo hồ sơ : phiếu XK, hoặc biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT ( Nếu có luôn là tốt nhất)
• Đối với phần bán hàng: 
- Làm báo giá gửi khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng của khách (Nếu có) , làm hợp đồng , xuất hàng cho khách, lập hóa đơn GTGT (nếu có)
+ Đối với công việc của kế toán các bạn cần làm.
- Làm kế toán công nợ : Hàng ngày lập phiếu thu, chi, UNC để thanh toán mua hàng hóa dịch vụ, trả nhà cung cấp hoặc thu tiền của khách hàng. Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, Công nợ của nhân viên. Cuối ngày chốt sổ quỹ tiền mặt để chiếu với quỹ, Ngân hàng cuối tháng lấy sổ phụ về để hạch toán và đối chiếu tiền quỹ ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng.

>>> Tham khảo: Kinh nghiệm làm kế toán công nợ thực tế
- Kế toán vật tư hàng hóa: lập phiếu nhập, xuất và Theo dõi nhập, xuất vật tư hàng hóa, lập tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa.
- Cuối tháng tính lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Và chi lương (Nếu có) hoặc lúc nào có tiền sếp bảo chi thì chi.
- Theo dõi CCDC và TSCĐ phân bổ chúng vào cuối tháng.
- Tập hợp chi phí, Tính giá thành SP (Nếu có) đối với SX
- Tập hợp chi phí cho dịch vụ và tính giá thành dịch vụ ( Nếu có) đối với DV.
- Tính kết quả lãi lỗ

Ảnh 2: Công việc của kế toán tổng hợp tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ

2. Kế toán thuế

+ Việc đầu tiên kiểm tra các chứng từ và hồ sơ pháp lý của DN đã đủ và chính xác chưa :
- Ngành nghề trên đăng ký kinh doanh có phù hợp với hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ chưa?
- Kiểm tra vốn góp đã góp đủ chưa (Đối chiếu vốn trên ĐKKD với số dư có hiện tại trên TK 4111
- Kiểm tra mẫu 06/GTGT của DN để xem thời gian áp dụng thuế theo PP được khấu trừ ( DN mới thành lập hoặc đã thành lập lâu rồi nhưng có DT nhỏ hơn 1 tỷ/1 năm)
- Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn của DN ( Tránh tình trạng chưa phát hành thông báo nhưng hóa đơn vẫn đưa vào sử dụng)
- Kiểm tra đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao theo TT 45/2013 chưa?
- Kiểm tra xem đã có đăng ký sử dụng tài khoản ngân hàng chưa?
+ Hàng tháng/quý kê khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có), làm BC sử dụng hóa đơn, tính thuế TNDN tạm nộp (nếu có) phát sinh số tiền thì đem nộp tiền và không phải nộp tờ khai, hạn nộp của tháng ngày 20 của tháng sau, hạn nộp quý ngày 30 tháng tiếp theo của quý sau.

+ Hướng dẫn các công việc hạch toán kế toán thuế.
1. Đầu năm kế toán lập bút toán kết chuyển lợi nhuận năm nay về lợi nhuận năm trước.
2. Trích thuế môn bài đầu năm.
3. Hạch toán hóa đơn đầu vào, và các chứng từ chi phí, chúng từ khác …
4. Hạch toán hóa đơn đầu ra
5. Hạch toán chứng từ Ngân hàng
6. Kết chuyển thuế GTGT ( Nguyên tắc kết chuyển theo số thuế có giá trị nhỏ) 
* Kiểm tra thuế : Thuế Đầu vào đối chiếu bảng kê mua vào ở phần báo cáo thuế với PS nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản
* Thuế Đầu ra đối chiếu bảng kê bán ra ở phần báo cáo thuế với PS C ó TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản
* Kiểm tra tổng hợp thuế : đối chiếu bảng tờ khai tổng hợp ở phần báo cáo thuế nếu phát sinh ở chỉ tiêu 40 thì đối chiếu phải = với số dư có TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản. Nếu phát sinh trên chỉ tiêu 43 thì đối chiếu phải = với số dư nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản
7. Tính giá vốn hàng tồn kho.
( số tiền tồn trên bảng tổng hợp hàng tồn kho = số tiền bên dư nợ TK 156 trên bảng cân đối tài khoản)
8. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả, công nợ khác TK: 131,331,141,138,...

Ảnh 3: Công việc của kế toán tổng hợp tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ

* Cách kiểm tra: 
Số tiền bên dư nợ của bảng tổng hợp công nợ = Số tiền bên dư nợ của tài khoản công nợ tương ứng trên bảng cân đối tài khoản , và kiểm tra số tiền dư có tương tự. 
9. Cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí trả trước Ngắn hạn.
* Đối chiếu số tiền trên cột giá trị còn lại của bảng phân bổ ngắn hạn = Số tiền Bên dư nợ TK 142 của bảng cân đối TK.
10. cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí CCDC và chi phí trả trước dài hạn. 
* Đối chiếu số tiền trên cột giá trị còn lại của bảng phân bổ dài hạn = Số tiền Bên dư nợ TK 242 của bảng cân đối TK.
11. Cuối tháng Lập bảng phân bổ khấu hao
* Đối chiếu bảng phân bổ khấu hao với bảng cân đối tài khoản .
Đối chiếu Số tiền trên cột giá trị nguyên giá TSCĐ = Số tiền bên dư nợ TK 2111. Số tiền trên cột khấu hao lũy kế cuối kỳ = Số tiền bên dư có TK 214
12. Cuối tháng tính lương , hạch toán lương , trích các khoản BHXH theo lương
13. Chi lương
( Nếu DN lấy lương bên nội bộ để hạch toán bên thuế thì các bạn lấy số liệu từ nội bộ, Còn nếu không thì phải cân đối tiền lương và các khoản, chế độ đưa vào cho phù hợp) 
***CHÚ Ý : 
+ Nếu DN là dịch vụ thì bạn làm thêm bước tập hợp chi phí cho từng dịch vụ trên TK 154 ( chi tiết Vật liệu, nhân công, chi phí chung cho dịch vụ) sau đó tính giá thành dịch vụ. 
+ Nếu là DN SX thì các bạn cần thêm các bước sau; Xuất kho VNL để sản xuất, tập hợp chi phí của từng SP trên TK 154 sau đó tính giá thành SP, tiếp đến nhập kho TP( phần này mình đã đã có bài viết cụ thể về tính giá thành SX rồi mời các bạn tham khảo bài viết trước)
Thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
14Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511/Có TK 521
15.Kết chuyển doanh thu trong kỳ : Nợ TK 511/Có TK 911
16Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515/Có TK 911
17.Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711/Có TK 911
18.Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 911/Có TK 632
19. Kết chuyển chi phí HĐTC Nợ TK 911/Có TK 635
20. Kết chuyển chi phí quản lý DN & BH Nợ TK 911/Có TK 642
21. Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911/Có TK 811
22. Kết chuyển chi phí thuế TNDN trong kỳ Nợ TK 911/Có TK 821
23. Kết chuyển lãi, lỗ trong kỳ 
+ Nếu lãi Nợ TK 911/Có TK 421
+ Nếu lỗ Nợ TK 421/Có TK 911
Sau khi lập được bảng cân đối tài khoản thì lập BCTC trên HTKK 3.3.8
Và làm thuyết minh CBTC
1. Bộ BCTC năm bao gồm:
1. Bảng cân đối kế toán
2. Bảng kết quả XSKD
3. Bảng lưu chuyển tiền tệ
4. Bảng cân đối tài khoản
5. Thuyết minh BCTC
6. Quyết toán thuế TNDN

7. Quyết toán thuế TNCN

Bạn in đóng thành 1 bộ lưu tại công ty

Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn, Học viện đào tạo kế toán Đức Minh chúc các bạn học tập và làm việc thật tốt.

Mời các bạn tham khảo thêm:

• Chia sẻ
• Tweet