Tin mới

Nếu nghỉ hưu trước tuổi năm 2021 người lao động sẽ phải chịu những “bất lợi”
Năm 2021 sẽ là năm đánh dấu có nhiều thay đổi nhất liên quan đến quyền lợi của người lao động, trong đó, có quyền lợi...
Chủ đề: Báo cáo quản trị đẹp và KHỎE để vay vốn ngân hàng? KTĐM
Đa phần đối với các DN đều thiếu Vốn Lưu động, nhất là công ty sản xuất và Xây lắp. Sự khan hiếm nguồn vốn tiền mặt có...
Thủ tục NK hàng hóa tại Việt Nam – Kế toán Đức Minh
XNK là một lĩnh vực khá rộng nên khó có thể gói gọn trong nội dung một bài viết. Vậy tôi sẽ chỉ nói tóm tắt về cách...
Hiểu đúng về chứng nhận CO CQ – Kế toán Đức Minh
Công ty Xuất nhập khẩu khi mua bán hàng ra nước ngoài thường yêu cầu có chứng chỉ CO-CQ. Các bạn kế toán lần đầu tiên...
KẾ TOÁN NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN – Kế toán Đức Minh
Bạn nghĩ sao về kinh doanh nhà hàng khách sạn, bao gồm những loại hình gì trong đó? Nghĩ đến Nhà hàng các bạn nghĩ ngay...

Hình ảnh

Được tài trợ

tuyendung 112doc nanoweb
Kiến thức kế toán cho người đi làm

Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử? - Kế toán Đức Minh.

05/09/2019 10:32

Hóa đơn điện tử hiện nay được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến và rộng rãi bởi sự tiện ích cuả nó đem lại cho DN. Tuy nhiên khi lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp cũng như kế toán cần lưu ý những gì? Bài viết sau đây Kế toán Đức Minh sẽ đưa ra những điều cần chú ý khi doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử nhé!

Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử? - Kế toán Đức Minh.

 

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

Để đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng cách và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số thông tin dưới đây.

1.Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

2.Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.

+ File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

+ File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

3.Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ?

lưu trữ hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử: Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….

-Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

-Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

4.Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử.

Cụ thể:

+ Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

+ Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Hy vọng qua bài viết trên đây, kế toán cũng như DN lưu tâm hơn khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử nhé!

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không? Kế toán Đức Minh.

>>> Chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử - Những điều doanh nghiệp cần biết

>>> Hóa đơn điện tử có mấy liên? Khác gì với “liên” của hóa đơn giấy? Kế toán Đức Minh.

>>> Trường hợp nào được miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử? Kế toán Đức Minh.

>>> Cách lập, quản lý và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2019

>>> Các trường hợp sai phạm khi lập hóa đơn điện tử cần phải xử lý

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-

 

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 17h 45-> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

CN Đống Đa: Phòng 211 - Nhà G1 - TT Học viện Ngân Hàng, số 79 Ngõ 82 Phạm Ngọc Thạch (đầu cầu trung tự), Đống Đa, Hà Nội
CN Cầu Giấy: Phòng B2T10 (Phòng B2 Tầng 10) - Tòa nhà 335 Cầu Giấy – HN (Tầng 1 là Siêu thị thời trang Fashion Mall)
CN Linh Đàm: Phòng 404 - Chung cư CT4A1 - Đường nguyễn Hữu Thọ - Linh Đàm - Hoàng Mai Hà Nội. (Ngay đèn xanh đỏ cổng chào Linh Đàm, Tầng 1 siêu thị Bài Thơ, Highlands Cofee)
CN Hà Đông: Phòng 1001 tầng 10, CT2 tòa nhà Fodacon (tầng 1 là siêu thị Coopmart, đối diện Học Viện An Ninh) - Trần Phú - Hà Đông

ĐT/Fax:024.668.36.337 - 0972.711.886 - 0912.485.883

Các bạn không ở Hà Nội có thể đăng ký khóa học online tại đây: KHÓA HỌC ONLINE

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN


Được tài trợ

tuyendung 112doc