Phần diễn giải trong sổ nhật ký chung excel có cần nhất quán câu từ hay không?

Kế toán Đức Minh xin chia sẻ với các bạn cách ghi phần diễn giải trong sổ Nhật ký chung excel . Kế toán nội bộ hay kế toán thuế đều phải ghi 1 cách đầy đủ, nhất quán như sau:

 1 số ví dụ nhỏ  để các bạn thấy được điều cần thiết của phần diễn giải nhất quán là như thế nào:

Ví dụ 1: Trường hợp là các khoản chi phí được chi trong 1 tháng được diễn giải không nhất quán ngay sau khi chúng ta Filter (lọc) như thế này:

Theo thói quen có thể 1 số bạn kế toán ghi theo ý hiểu của  mình hoặc cứ ghi cho có, ghi thấy đúng là được chưa quan tâm đến việc khi chúng ta lọc ra nhìn sẽ như thế nào ạ. Bây giờ các bạn đã nhìn thấy lỗi sai của mình chưa ạ? Có bạn nói cùng là nội dung diễn giải là hạch toán vào TK 642 – Chi phí Quản lý doanh nghiệp, sao lại phải rắc rối vây.  Xin thưa là nếu các bạn không thống nhất 1 cách diễn giải khi nhìn vào thấy rất lủng củng nhé. Nhất là khi các bạn chi mà cho hết vào TK Tổng hợp 642 mà không chi tiết thì khi Giám đốc muốn chi tiết là các bạn đã chịu cứng rồi ạ, vì trong TK 642 còn chi tiết cho các bộ phận của TK chi tiết cấp 1, cấp 2. Càng chi tiết các bạn càng quản lý dễ hơn và tách chi phí dễ hơn nhé.

Ví dụ, ngày 12/01/2015 và ngày 15/01/2015 các bạn đều ghi là Chi phí QLDN,

Liệu sang tháng sau và quý sau các bạn có còn nhớ chi phí đấy là gì nữa hay không? Ngoài việc, các bạn viết cho mình hiểu còn phải cho người đọc hiểu chứ ạ. Tại phần Số hiệu của chứng từ, các bạn cũng cần ghi theo một cách thống nhất, Kế toán Đức Minh xin chia sẻ là các bạn nên ghi số Hóa đơn thêm vào dòng Diễn giải (hay Nội dung) để dễ dàng cho việc theo dõi và khi in sổ hoặc khi lật lại chỗ đã sai sẽ dễ tìm hơn ạ.

Ví dụ 2: Diễn giải sổ NKC trường hợp các khoản thu tiền từ các khách hàng của Công ty 

                GIẤY BÁO CÓ

Căn cứ vào Giấy Báo Có ở trên mà kế toán ghi diễn giải theo ngày 08&09/1 trong Nhật ký chung excel như trên là đang ghi lại theo nội dung mà Ngân hàng viết.

Còn lại ngày 13-25/01, phần diễn giải nội dung là thu tiền hàng về bản chất thì đúng nhưng cách ghi vẫn chưa thống nhất. Kế toán Đức Minh xin chia sẻ cách ghi đúng như sau:

Thu tiền hàng – Công ty Thanh Danh

Thu tiền hàng – Công ty Linh Phương

Thu tiền hàng – Công ty Uy Tín

            Do vậy khi các bạn in sổ ra, sổ sách nhìn sẽ rất đẹp, câu chữ không lủng củng mà vẫn phản ánh đúng nội dung cần diễn đạt 1 cách chuẩn xác.

Ví dụ 3: Diễn giải sổ Nhật ký chung excel trong trường hợp là các khoản chi bằng tiền mặt

Dựa vào TK đối ứng chúng ta có thể biết được các khoản chi trên là chi cho cái gì, nhưng nếu chúng ta chỉ in sổ quỹ không mà quên không in chi tiết TK đối ứng thì các bạn “kế” có thể nhìn ra được là chi gì nữa không. Có bạn lại bảo mình sẽ căn cứ vào Số hiệu chứng từ và tìm chứng từ đó ra. Đương nhiên là điều đó là có thể, nhưng Kế toán Đức minh cũng xin lưu ý với các bạn là sẽ mất rất nhiều thời gian với những công ty có các khoản chi của 1 tháng nhiều, vừa làm kế toán nội bộ và vừa làm thuế chắc bạn sẽ đau đầu, lúc đấy các bạn sẽ lựa chọn cách nào ạ? Nên ghi theo ngày 23/01 đối với Hóa đơn không có thuế hoặc các bạn nên chi tiết thêm cho TK cấp 2 – 6422 là 6422-K (hóa đơn không có thuế).

Xin chia sẻ đối với các bạn làm Kế toán thuế thì cách ghi thống nhất, ngắn gọn sẽ tiết kiệm thời gian. Đã có rất nhiều Công ty đã phải thuê cả kiểm toán vào giúp đỡ Công ty, có khi làm và bóc tách 1-2 tháng mới xong, vì Công ty đã thay 2-3 kế toán, mỗi người 1 cách ghi khác nhau, không chi tiết các TK vì như vậy làm nhanh hơn. Đối với 1 kế toán nội bộ thì việc diễn giải chuẩn xác nội dung trong phiếu chi, phiếu thu hay các khoản chi khác cũng rất quan trọng. Nếu các bạn là sinh viên mới ra trường thì cần hỏi kế toán trưởng hoặc Giám đốc của mình nên ghi thế nào là hợp lý, đủ ý, dễ hiểu. Nhất là đối với các công ty lớn, Tập đoàn lớn có các chi nhánh thì người kế toán đó cần tham khảo thêm ở những sổ sách của những kế toán cũ xem thế nào là hợp lý, trường hợp nếu công ty chưa ghi rõ ràng và đủ ý kế toán cần mạnh dạn góp ý cho chủ doanh nghiệp, tránh sau này chủ doanh nghiệp đó quay lại trách mình, không tín nhiệm hoặc đổ lỗi oan, sai cho mình nhé.

Kế toán Đức Minh chúc các bạn kế toán có vốn kiến thức thật vững vàng, trải nghiệm nhiều hơn và hoàn thành tốt công việc của mình 1 cách xuất sắc. 

>>> Các  hình thức ghi sổ kế toán cực kỳ chi tiết

>>> Cách ghi sổ Nhật ký chung excel

>>> Thực hành kế toán trên excel

>>> Những bộ chứng từ kế toán mà tân kế toán phải biết

• Chia sẻ
• Tweet