Những bộ chứng từ kế toán nào mà "tân kế toán" NHẤT ĐỊNH phải biết?

"Lơ ngơ như bò đeo nơ" - có thể ví von hình ảnh các bạn kế toán viên mới vào nghề một cách vui vui như vậy. "Kế toán viên - đầu đội sổ sách, vai mang chứng từ" => câu đó khiến các bạn nhận thấy tầm quan trọng của chứng từ kế toán rồi chứ? Bài viết sau sẽ giúp các bạn trở thành những "công chúa đeo nơ", "hoàng tử đeo kiếm", chứ không còn là "bò đeo nơ" nữa.

1. Bộ chứng từ kế toán với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa

a. Đối với hàng hóa mua trong nước

- Hợp đồng kinh tế.

- Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Chứng từ thanh toán cho người bán , đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Đối với hàng hóa nhập khẩu:

- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tờ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

- Hóa đơn thương mại

- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

2. Bộ chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng hóa

a. Đối với hàng hóa bán trong nước

- Hợp đồng

- Hóa đơn giá trị gia tăng

b. Đối với hàng hóa xuất khẩu

- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Tờ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

- Hóa đơn thương mại

- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

3. Bộ chứng từ kế toán đối với chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi Phí chuyển tiền hợp lý thì cần:

- Hợp đồng lao động

- Quy chế tiền lương thưởng

- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)

- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

- Bảng chấm công hàng tháng

- Bảng thanh toán tiền lương

- Thang bảng lương do DN xây dựng

- Phiếu chi thanh toán tiền lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng

- Mã số thuế TNCN (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

- Chứng minh thư phô tô

• Đối với lao động thời vụ cần có:

- Nếu không khấu trừ 10 % thu nhập trước khi trả lương thì phải có mẫu 02/CK TNCN theo thông tư  92/2015 (thay thế cam kết 23)

• Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản bàn giao

- Biên bản nghiệm thu

- Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động thì cần có các chứng từ sau

- Các khoản phụ cấp phải được quy định tại một trong các hồ sơ sau:

+ Hợp đồng lao động

+ Thỏa ước lao động tập thể

+ Quy chế tài chính

- Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Bộ chứng từ kế toán đối với chi phí công tác 

- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác)

- Giấy đi đường có xác nhận của DN cử đi công tác hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú

- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: vé máy bay, vé tàu, hóa đơn phòng nghỉ…

6. Bộ chứng từ chi mua sắm, nhượng bán , thanh lý, khấu hao TSCĐ

a. Hồ sơ ghi tăng tài sản:

- Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng

- Hóa đơn

- Biên bản giao nhận tài sản

- Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản thì cần có thêm

- Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng)

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình

b. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có:

- Quyết định thanh lý, hủy tài sản

- Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng

- Hóa đơn bán tài sản

- Biên bản bàn giao tài sản

- Chứng từ thanh toán

c. Chi phí khấu hao tài sản gồm có:

- Đăng ký trích khấu hao TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

7. Bộ chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ liên quan tới vé máy bay

a. Nếu DN trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

- Vé máy bay điện tử

- Thẻ lên máy bay

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:

- Vé máy bay điện tử

- Giấy điều động công tác

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

b. Nếu DN giao cho cá nhân tự mua vé máy bay (chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với DN thì chứng từ gồm:

- Vé máy bay

- Thẻ lên máy bay (Trường hợp thu hồi được thẻ)

- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác Phí chuyển tiền bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.

- Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân

8. Bộ chứng từ kế toán đối với chi phúc lợi

a. Đối với chi phí nghỉ mát

- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ

- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia nghỉ mát

- Quyết định của giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh Phí chuyển tiền

- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.

- Chứng từ thanh toán

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật… chi cho người lao động

- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty

- Đề nghị chi công đoàn, phòng nhân sự hay đại diện người lao động trong công ty

- Chứng từ chi tiền

- Photo giấy xác nhận như đăng ký kết hôn, giấy báo tử…các giấy tờ liên quan đến khoản chi đó.

9. Bộ chứng từ cho chi phí mua hàng có doanh thu dưới 100tr 

- Các khoản chi phí này gồm:

+ Các khoản chi phí này như chi phi thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 tr đồng.

+ Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra – Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:

+ Bảng kê 01/TNDN  ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC + Hợp đồng  mua bán, thuê nhà.

+ Chứng từ thanh toán cho người bán

10. Bộ chứng từ kế toán đối với nghiệp vụ góp vốn bằng tài sản

- Nếu DN khác góp vốn:

+ Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh

+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp

+ Biên bản giao nhận tài sản

+ Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản

+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có)

+ Chứng từ liên quan khác

- Cá nhân góp vốn thành lập DN

+ Biên bản chứng nhận góp vốn

+ Biên bản giao nhận tài sản

+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị

+ Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có)

+ Chứng từ liên quan khác

Những kiến thức kế toán trên đã giúp các bạn trở thành những "hoàng tử đeo nơ", à nhầm ==> "công chúa đeo nơ" chưa? ^ ^ Nếu chưa thì các bạn để lại comment địa chỉ Gmail cá nhân để Kế toán Đức Minh gửi lại file mẫu những bộ chứng từ mà NHẤT ĐỊNH phải biết này nhé!

Chúc các bạn luôn học kế toán thật tốt và làm kế toán thật siêu!

Bài viết tham khảo:

>>> Hướng dẫn sắp xếp chứng từ kế toán

>>> Những loại chứng từ sổ sách cần in cuối năm

>>> Hóa đơn chứng từ thế nào là hợp pháp?

• Chia sẻ
• Tweet