Tin mới

Cần giấy tờ gì để hưởng chế độ tai nạn lao động? Kế toán Đức Minh.
Chế độ tai nạn lao động là một trong những chính sách an sinh hữu ích cho người lao động không may bị tai nạn trong quá...
Tiền trợ cấp thất nghiệp năm 2020 là bao nhiêu? Kế toán Đức Minh
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động nếu đủ điều kiện theo luật định, người lao động sẽ được hưởng bảo hiểm thất nghiệp....
Làm sao để nhận tiền bảo hiểm thất nghiệp nhanh nhất – Kế toán Đức Minh.
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, nếu đủ điều kiện theo luật định, người lao động sẽ được hưởng...
Mẫu đơn đề nghị giải quyết thất nghiệp mà người lao động cần biết – Kế toán Đức Minh.
Để giải quyết thất nghiệp nhanh nhất cho người lao động thì một trong những giấy tờ cần thiết là mẫu đơn đề nghị giải...
Doanh nghiệp cần làm gì khi bị thanh tra bảo hiểm thai sản?- KTĐM
Vì một số trường hợp nhằm trục lợi bảo hiểm xã hội mà có những hành vi gian lận. Một trong số những khoản trục lợi bảo...

Hình ảnh

Được tài trợ

112doc nanoweb
Kiên thức, thủ thuật tin học văn phòng

11 "bài học vỡ lòng" để viết email thật chuyên nghiệp cho các bạn trẻ mới ra trường

13/09/2018 11:16

Khi đi làm việc sử dụng email để trao đổi với khách hàng là vô cùng thường xuyên. Đối với các bạn trẻ mới ra trường thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp xúc, trao đổi với khách hàng qua email nên có thể còn nhiều thiếu sót. Vậy đừng nên bỏ qua “11 bài học vỡ lòng để viết email thật chuyên nghiệp” mà Kế toán Đức Minh chia sẻ sau đây cho các bạn nhé

11

1. Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp
Email là "cổng vào" đầu tiên để tiếp cận với người nhận. Nếu bạn đã đi làm, công ty sẽ có email riêng cho bạn với tên, chức vụ hoặc phòng ban rõ ràng. Nhưng nếu chỉ mới nộp đơn ứng tuyển hoặc phải sử dụng email cá nhân, tên email phải bao gồm họ tên thật kèm với ngày sinh hoặc lĩnh vực đang làm việc nếu tên đã bị trùng.​

Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp

Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp


2. Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp
Tiêu đề email sẽ là yếu tố "quyết định" người nhận sẽ tiếp nhận những thông tin gì trong email của bạn, cũng như giúp người nhận sắp xếp và tổ chức email. Hãy đặt một tiêu đề email ngắn gọn, tóm tắt nội dung của email như "Thay đổi thời gian họp", "Thông tin cần thiết cho buổi thuyết trình", hoặc “Thông báo chiều nay sếp đãi đi ăn”...

 

Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp

Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp


3. Phân biệt các thành phần trong một email
Phần "To" (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần "To" sẽ thể hiện trong email.
"CC" (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể hiện trong email.
"BCC" (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC sẽ không thể hiện trên email.
"Forward" (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.
"Reply" (Trả lời): trả lời email riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email.
"Reply All" (Trả lời toàn bộ): gửi nội dung email trả lời cho toàn bộ những địa chỉ "To", "CC". "Reply All" sẽ không gửi nội dung email trả lời cho các địa chỉ "BBC".

Phân biệt các thành phần trong một email

Phân biệt các thành phần trong một email


Ở phần trả lời email này bạn cần lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộhoặc gửi thông tin không cần thiết cho người khác. Nhiều người sẽ khá khó chịu nếu liên tục bị gửi email không liên quan đến mình, và còn nguy hiểm hơn nữa nếu bạn "lỡ tay" gửi email nội bộ cho bên thứ 3 hoặc khách hàng.
4. Ngôn ngữ nghiêm túc và trang trọng
Không cần quá căng thẳng với ngôn từ trong email, nhưng tuyệt đối không sử dụng văn nói, từ lóng hoặc xưng hô không nghiêm túc. Những trường hợp trao đổi email với người nhận là người nước ngoài, bạn cũng cần tránh xưng hô bằng tên viết tắt hoặc tên thân mật nếu mới bắt đầu trao đổi hoặc không chắc chắn về việc họ có thích điều này hay không.
5. Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự
Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận và nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết đối với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời chào này theo cách thân mật hoặc trang trọng.​
6. Nội dung email
Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode”.

 

Tìm hiểu về văn hóa của người nhận email

Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói

 

7. Tìm hiểu về văn hóa của người nhận email
Tuy không nằm trong các quy tắc viết email nhưng đây sẽ là một mẹo nhỏ cho bạn: việc bỏ chút thời gian tìm hiểu về văn hóa và “thị hiếu” của nơi nhận email có thể “mở đường” cho bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng dễ hơn.
Cụ thể, các nghiên cứu về hành vi cho rằng các nhà tuyển dụng ở những quốc gia ảnh hưởng văn hóa phương Đông như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc thường muốn tìm hiểu bạn là ai trước khi đi đến hợp tác. Vì vậy bạn có thể cân nhắc về việcgiới thiệu sơ lược về bản thân khi nộp đơn ứng tuyển hoặc bắt đầu thương thảo hợp tác. Tuy nhiên với các quốc gia phương Tây, sự khác biệt về văn hóa khiến họ có xu hướng muốn đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết hơn.

8. Đọc lại email trước khi gửi đi
Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.
9. Điền địa chỉ người nhận vào sau cùng
Chắc chắn bạn không muốn một ngày đẹp trời mình lại vô tình bấm nút gửi đi khi email vẫn còn dang dở chưa viết xong. Nếu người nhận là người thân hay bạn bè thì không thành vấn đề. Nhưng nếu là công ty mơ ước mà bạn đang mong đợi ứng tuyển bấy lâu thì việc này sẽ trừ hẳn của bạn “10 điểm thanh lịch”. Sau khi soạn thảo email, đọc lại và chắc chắn thư đã sẵn sàng để gửi đi, điền địa chỉ người nhận vào sẽ là bước sau cùng.
10. Chọn kiểu chữ và kích cỡ phù hợp

 viết email thật chuyên nghiệp cho các bạn trẻ mới ra trường

 Viết email thật chuyên nghiệp cho các bạn trẻ mới ra trường


Đối với email, việc trao đổi và tiếp nhận nhanh thông tin là tiêu chí hàng đầu. Bạn cũng không thể biết được người nhận sẽ đọc email trên máy tính hay thiết bị di động, cho nên việc chọn một kiểu font chữ đơn giản, gãy gọn dễ đọc là điều cần thiết. Ví dụ như kiểu chữ Times New Roman, hoặc nếu ưa thích sự đơn giản bạn có thể chọn kiểu chữ Arial, Calibri, hoặc những kiểu chữ mới như Roboto, Nunito - đủ đơn giản những cũng mang “màu sắc” hiện đại. Cỡ chữ tùy biến từ 10 - 12 và màu chữ đen là lựa chọn an toàn nhất.
11. Cẩn thận với những nội dung trong email
Cẩn thận trong bảo mật là điều không bao giờ thừa. Email không hề đảm bảo cho tính riêng tư về những gì bạn viết trong đó, vì vậy đừng ghi tất cả những gì mà bạn không muốn cho mọi người biết về mình. Vì “sau tất cả”, email luôn luôn có sẵn nút “chuyển tiếp” dễ dàng cho người khác đọc những gì có trong email bạn viết. Dù sao thì an toàn vẫn hơn đúng không nào?
Nắm được những quy tắc và "mẹo nhỏ" trên, bạn đã có thể viết email một cách chuyên nghiệp và "chuẩn chỉnh" rồi đấy. Hãy sử dụng email như một công cụ đắc lực để mở rộng những cơ hội tương lai cho mình nhé!

Các bài viết liên quan

=>>> Không bao giờ được hẹn phỏng vấn nếu email của bạn vẫn có những lỗi sau.

=>>> Bí kíp thành thạo Outlook mail từ A đến Z cho dân văn phòng - Kế toán Đức Minh.

=>>> Tạo chữ ký cho Gmail và chèn ảnh, link, Anchor Text vào chữ ký Gmail

>>> Thăm dò văn hoá công ty khi tham gia phỏng vấn chỉ với 4 câu hỏi sau

>>> Thủ thuật hô biến hồ sơ của bạn phù hợp với bất kỳ công việc nào

- Ngọc Anh-

>>> Khóa học Word Excel Powerpoint cơ bản đến nâng cao

>>> Khoá tin học văn phòng dành cho kế toán

>>> Khoá tin học văn phòng Microsoft Word cơ bản - nâng cao

>>> Khoá tin học văn phòng Microsoft Excel cơ bản

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 17h 45-> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

Cơ sở Đống Đa: Phòng 211 - Nhà G1 - TT Học viện Ngân Hàng, số 79 Ngõ 82 Phạm Ngọc Thạch (đầu cầu trung tự), Đống Đa, Hà Nội
Cơ sở Cầu Giấy: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ sở Linh Đàm: Phòng 404 - Chung cư CT4A1 - Đường nguyễn Hữu Thọ - Linh Đàm - Hoàng Mai Hà Nội. (Ngay đèn xanh đỏ cổng chào Linh Đàm, Tầng 1 siêu thị Bài Thơ, Highlands Cofee)
Cơ sở Hà Đông: Phòng 1001 tầng 10, CT2 tòa nhà Fodacon (tầng 1 là siêu thị Coopmart, đối diện Học Viện An Ninh) - Trần Phú - Hà Đông

ĐT/Fax:024.668.36.337 - 0972.711.886 - 0912.485.883

Các bạn không ở Hà Nội có thể đăng ký khóa học online tại đây: KHÓA HỌC ONLINE

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN