So sánh sự khác nhau giữa làm kế toán excel và các phần mềm kế toán khác

Tiêu chí đánh giá

Làm kế toán trên excel

Các phần mềm kế toán khác

Quy mô áp dụng

- Hầu như chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít phát sinh các nghiệp vụ kế toán

- Áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp (nhỏ, vừa và lớn đều sử dụng được)

Chi phí mua phần mềm

- Không mất chi phí  mua bản quyền phần mềm kế toán, sử dụng trọn đời free

- Tùy theo các bản phần mềm khác nhau mà có những giá khác nhau và chi phí nâng cấp phần mềm khi có những những phiên bản mới hơn.

Tính chủ động trong việc

- Có thể làm tự làm theo ý mình mà không cần sự logic và góc độ đúng hay sai (trên excel thì kế toán có thể bỏ qua nhiều danh mục nếu cảm thấy không cần thiết cũng không sao)

- Phần mềm do các IT chuyên nghiệp lập trình cùng với các nhà kế toán nên quy định cụ thể sẵn có các khoản mục sẵn có và bắt buộc phải điền đầy đủ các thông tin

- Tương đối chủ động, không phụ thuộc vào nhà phát triển phần mềm, có thể nghĩ ra các cách làm mới dựa trên năng lực làm việc.

- Phụ thuộc vào độ nâng cấp các bản phần mềm.

- Phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất và có thể phần mềm bị lỗi

Về quy tắc sửa chữa sổ, chứng từ kế toán

- Có thể tự ý, dễ dàng sửa chữa, xóa các số liệu, chứng từ. Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được.

- Sửa chữa, hay xóa số liệu đều phải theo nguyên tắc chứng từ kế toán. Tốn thời gian hơn so với làm kế toán trên excel

Số lượng người có thể làm việc

- Tại một thời điểm chỉ cho phép một người làm một trên phần mềm

- Cho phép nhiều người làm việc trên phần mềm một lúc và kết nối với nhau qua máy chủ và mạng internet mà không ảnh hưởng đến nhau

Lưu trữ, bảo quản dữ liệu

- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành nhiều files độc lập (nếu file dữ liệu lớn hơn 5Mb thì mở ra rất chậm)

- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm được lưu trữ hết trên phần mềm

- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA – mà lập trìnhVBA đòi hỏi những người có chuyên môn cao mới sử dụng được)

- Đáp ứng đầy đủ, chi tiết các loại sổ sách cùng những bảng thống kê, tổng hợp dễ dàng cho người quản lý

Bàn giao thông tin kế toán

- Gây khó khăn khi chuyển giao các đời kế toán do có thể dễ dàng sửa, xóa được nên khi nhân viên kế toán cũ nghỉ không làm nữa mà không bàn giao lại thì thì nhân viên mới sẽ chưa chắc có các file kế toán đó và nếu được bàn giao có chưa chắc đã sử dụng được

- Do phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng nên người sau có thể học, đọc hiểu và dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp )

Hạch toán kế toán

-Làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày, làm mất thời gian người làm kế toán

- Làm phần mềm kế toán khác thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (khách hàng có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán thì người dùng ko còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa.

- Và bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.

Tính an toàn và độ bảo mật

- Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus

- Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán khấc thì ít bị trục trặc.

- Tính an toàn cao của phần mềm kế toán khác với các công cụ về cơ sở dữ liệu như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu ko có quyền

Phân quyền làm việc kế toán

- Nếu muốn phân quyền trên Excel thì cũng phải viết gần như 1 phần mềm kế toán . Tuy nhiên ở Việt Nam chỉ có 1 vài người làm được việc đó. Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là bằng không

- Với các phần mềm kế toán khác thì chỉ cần vào mục “Phân quyền” đã được lập trình sẵn trong phần mềm để chọn người được phân quyền