Kinh nghiệm quản lý kho và bí kíp để trở thành một quản lý kho giỏi.

Người ta có câu “giàu thủ kho, no nhà bếp”. Sở dĩ có câu nói vậy là bởi nhà kho và nhà bếp là nơi trực tiếp quản lý và phân phát vật chất, cũng như lương thực thực phẩm. Người giữ vị trí này có vai trò vô cùng quan trọng. Vì vậy không phải ai cũng có thể làm tốt công việc quản lý kho này. Hôm nay, Kế toán Đức Minh chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho và đưa ra bí kíp để trở thành một quản lý kho giỏi.

Quản lý kho được coi là công việc tập trung rất nhiều các nghiệp vụ từ bố trí, định vị kho, sắp xếp hàng hóa, kệ chứa hàng đến các phương thức bảo quản, quản lý hàng hóa. Hay thực hiện và chịu trách nhiệm về việc nhập xuất kho hàng hóa và tổ chức công tác quản lý sổ sách.

Quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, mô hình dự trữ, tiêu thụ hàng hóa. Đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, hỗ trợ đưa ra quyết định kịp thời đối với hàng hóa chậm luân chuyển trong kho của doanh nghiệp mình. 

1. Những kinh nghiệm quản lý kho cần lưu ý.

- Khi thực hiện xuất nhập hàng hóa, kế toán kho, thủ kho hay người quản lý kho cần lưu ý:

+ Kiểm tra kỹ các loại chứng từ, hóa đơn từ yêu cầu nhập/ xuất hàng hóa theo quy định.

+ Thực hiện công tác nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan .

+ Nhận các loại chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng hóa, sau đó lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.

- Khi theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn trong kho.

+ Chú ý ghi phiếu nhập và xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng.

+ Phải trực tiếp nhận phiếu xuất vào phần mềm quản lý kho.

+ Thường xuyên kiểm tra, theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu cho phép.

- Khi theo dõi hàng tồn kho tối thiểu.

+ Quản lý kho phải đảm bảo rằng tất cả các loại hàng hóa phải có định mức kho tối thiểu.

+ Trong TH mà nếu số lượng hàng xuất/ nhập biến động thì phải đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu sao cho phù hợp tình hình hiện tại của DN.

+ Thường xuyên cập nhật, theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

+ Thực hiện kế toán hàng tồn kho một cách hợp lý.

- Thủ tục đặt hàng của kho.

+ Theo định kỳ lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc  đặt đơn hàng nhập khẩu.

+ Thực hiện theo dõi, giám sát quá trình nhập hàng thông qua các phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, thường xuyên đôn đốc việc mua hàng.

+ Phải trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng ở kho.

- Phụ trách sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý.

+ Sắp xếp cẩn thận, khoa học, tránh bị ướt, đổ vỡ… làm ảnh hưởng chất lượng hàng hóa.

+ Để quản lý dễ dàng hơn nên lạp sơ đồ kho, cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa thêm.

- Luôn luôn chú ý đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho.

+ Quản lý hàng hóa, sắp xếp hàng trong kho đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.

+ Với các loại mặt hàng dễ hư hỏng, thời gian sử dụng ngắn thì nên quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO.

- Đặc biệt tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động trong kho.

+ Đảm bảo quy định PCCC một cách tuyệt đối trong kho.

+ Kiểm tra hàng thường xuyên, định kỳ để đảm bảo an toàn, các kệ hàng tránh bị gãy đổ…

Trên đây là những kinh nghiệm kế toán sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc.

2. Bí kíp tuyệt chiêu để trở thành quản lý kho giỏi.

- Quản lý tốt từ việc bảo trì

Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động kho hàng, xem xét cách thức tổ chức hàng hóa trong kho hàng . Nên đưa ra một danh sách quản lý kho hàng thường xuyên, liên tục và giám sát chặt chẽ hoạt động kho hàng và gắn yêu cầu trách nhiệm bảo trì với người quản lý.

- Giảm thiểu người tiếp cận kho trái phép

Người tiếp cận kho trái phép này là ai? Có thể là một nhân viên mới hay nhân viên bộ phận khác. Việc giảm thiểu người tiếp cận này rất quan trọng, bởi nó hạn chế được việc làm xáo trộn kho hàng của bạn. Tránh cho những người không có nhiệm vụ liên quan dạo quanh kho hàng. Để quản lý tốt bạn nên quy định người ra vào kho phải có đồng phục hoặc phải được sự cho phép.

- Quản lý hiệu quả bằng cách dán nhãn tất cả mọi thứ.

Việc dán nhãn vào tất cả mọi thứ trong kho khiến bạn dễ dàng quản lý hơn, phân loại và tìm kiếm một cách nhanh chóng hơn.

- Kiểm tra chất lượng và thời gian hàng hóa.

Xử lý các đơn hàng nhập trước, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa. Hàng hóa đảm bảo giữ nguyên chất lượng sản phẩm và còn thời gian sử dụng tốt. Hãy sắp xếp và phân loại hàng tồn kho.

- Sắp xếp kho khoa học, đừng để giống mê cung.

Có nhiều người lúng túng khi vào nhà kho bởi lượng hàng hóa qúa nhiều mà lại không biết chỗ để. Là một quản lý kho giỏi bạn nên biết cách sắp xếp khoa học, quản lý giống như một thư viện sách, cửa hàng băng đĩa, giày dép. Nó sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn hàng hóa trong kho.

Công việc quản lý kho tưởng chừng như đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được. Phải là người có cái nhìn tổng quát, có cách sắp xếp và làm việc khoa học mới quản lý được tất cả mọi thứ như vậy.

Bài viết trên Kế toán Đức Minh đã chia sẻ những kinh nghiệm, bài học kế toán thực tế làm việc đúc kết ra. Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn trong công việc để có thể trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp.

Có thể bạn đọc quan tâm tham khảo: khóa học kế toán cho quản lý, Giám đốc tại Hà Nội

• Chia sẻ
• Tweet