Tin mới

Xử lý các trường hợp chi phí không hợp lý, hợp lệ trong doanh nghiệp
Hiện nay có rất nhiều bạn trong quá trình làm kế toán thì DN có phát sinh các khoản chi phí không được tính vào chi...
Doanh nghiệp nợ bảo hiểm bao lâu thì bị thanh tra?
Hiện nay, tình trạng doanh nghiệp nợ bảo hiểm vẫn diễn ra khá phổ biến ở các địa phương. Điều này đòi hỏi cơ quan bảo...
Hướng dẫn các thủ tục về thuế cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2022
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ được hưởng một số ưu đãi về chính sách thuế, phí và lệ phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng...
Doanh nghiệp được nợ tiền BHXH trong bao lâu?
Việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc đúng hạn là một trong những nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Tuy nhiên,...
Công ty cũ không chốt sổ BHXH, người lao động phải làm gì?
Nhiều trường hợp người lao động sang công ty mới làm việc tuy nhiên lại chưa được công ty cũ chốt BHXH. Trường hợp này...

Hình ảnh

Được tài trợ

nanoweb
Kiến thức, thủ thuật tin học văn phòng

Bí kíp thành thạo Outlook mail từ A đến Z cho dân văn phòng - Kế toán Đức Minh.

23/06/2018 03:28

Microsoft Outlook hiện đang là hòm thư được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở nhiều công ty bởi tính tiện dụng và những công cụ tuyệt vời dễ quản lý. Outlook còn tăng tính hiệu quả và năng suất làm việc cho nhiều dân văn phòng. Nhưng liệu bạn đã thật sự tối ưu hóa hòm thư “vi diệu” này? Khám phá ngay loạt bí kíp mà Kế toán Đức Minh đề cập tới để thành thạo từ A đến Z Outlook mail nhé.

Bí kíp thành thạo Outlook mail từ A đến Z cho dân văn phòng - Kế toán Đức Minh.

1. Lọc email quan trọng vào thư mục riêng

Để tránh tình trạng bị sót những email quan trọng, hãy thực hiện theo thao tác File > New > Search Folder và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Bạn có thể cá nhân hóa thư mục bằng cách đặt tên tại khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose để thêm các điều kiện khác cho thư mục của bạn. Sau khi nhấn Ok, hộp thư của bạn sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách bên trái. Mỗi ngày bạn chỉ cần check qua hộp thư này để không bỏ sót bất kỳ email quan trọng nào từ các khách hàng.

2. Lên sẵn thời gian gửi email

Nếu bạn là nhân viên văn phòng làm việc giờ hành chính nhưng bạn có những email bên ngoài cần được gửi đi trong khung giờ này, hoặc công việc của bạn đòi hỏi việc gửi email vào một khoảng thời gian cố định, bạn có thể chọn tính năng hẹn giờ gửi email của OutLook. Bạn hãy bấm chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery. Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại. Bạn chỉ cần bấm Send nhưng mail của bạn đến thời gian thiết lập mới được gửi đi.

3. Lọc thư nhanh chóng hơn

Bạn có thể sắp xếp các nhóm thư theo ngày hoặc bố trí chúng theo một Conversation để tiện việc theo dõi quá trình làm việc. Để kích hoạt Conversations, ở thẻ View, trong nhóm Conversations, tích vào hộp thoại Show as Conversations. Những email có cùng chủ đề sẽ được nhóm vào một Conversation. Bạn có thể giảm kích cỡ của một Conversation với tính năng Clean Up, giúp xóa các message trùng trong Conversation.

4. Giảm bớt email với bộ lọc rác

Khi khối lượng email quá tải, việc xuất hiện những mail rác sẽ khiến bạn vô cùng khó chịu và làm hộp thư của bạn thêm lộn xộn hơn. Để tránh tình trạng này, hãy sử dụng bộ lọc Outlook Junk Email để chuyển những email được gắn cờ là file rác vào một folder email riêng trong hòm thư. Sau đó, bạn có thể xem qua nội dung của folder này để đảm bảo rằng không có bất kì email hợp lệ nào bị gửi nhầm vào đó trước khi xóa.

5. Gắn cờ đánh dấu nội dung email

Với tính năng Flag for Follow Up, bạn có thể gắn cờ cho các email và tác vụ để giúp phân loại chúng hoặc đánh dấu chúng. Các lá cờ sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại, theo dõi và nhắc nhở những nhiệm vụ bạn cần phải làm để đảm bảo mọi việc luôn diễn ra đúng tiến độ. Hãy chú ý đặt ngày hết hạn khi tạo một tác vụ, tác vụ đó sẽ tự động được đánh dấu cờ để bạn không quên ngày hết hạn thực hiện và hoàn thành nó hiệu quả hơn.

6. Soạn và gửi trả lời vắng mặt tự động

Bạn đang đi công tác, đang trong kỳ nghỉ dưỡng hoặc bạn đang có khoảng thời gian không thể sắp xếp việc kiểm tra Outlook thường xuyên? Hãy soạn sẵn một email trả lời tự động để thông báo sự vắng mặt của bạn đến những người gửi mail tới trong khoảng thời gian này. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Setting bên góc phải để mở trình đơn cài đặt. Đánh dấu chọn vào mục Send automatic replies. Nếu bạn chọn mục Send replies only during this time period, bạn cần chỉ định thời điểm bắt đầu (start time) và kết thúc (end time). Khi đó, phản hồi tự động sẽ chỉ được gửi trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định. Sau đó, bạn chỉ cần nhập thông điệp và Ok để hoàn tất email tự động. Nếu muốn tắt tính năng này, hãy chọn Do not send automatic replies.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan

>>> Tạo chữ ký cho Gmail và chèn ảnh, link, Anchor Text vào chữ ký Gmail

 

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim ( đối diện khu chung cư Eco Lake View) - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN