Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín- Kế toán Đức Minh

KẾ TOÁN ĐỨC MINH sẽ hướng dẫn các bạn nhập hóa đơn điện tử của các đơn vị có chứng thư số: VNPT, Vietel, EVN, FPT, BKAV, NewCA, Vina- CA, EasyInvoive,…

Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử

1. VNPT

1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử VNPT

Để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử VNPT, Các bạn bắt buộc phải thực hiện lần lượt từng bước dưới đây:

1.1 Gửi yêu cầu đăng ký hóa đơn điện tử VNPT

1.2 Đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế

                          Ảnh 1: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

1.3. Thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng VNPT

1.3.1. Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, trên trang của Tổng cục Thuế

Bước 1: Vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

Bước 2: Các bạn nhập thông tin liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn để tra cứu

                                                                     Ảnh 2: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 3: Nhấn vào Nút Tìm kiềm

Bước 4: Có kết quả hiển thị trong Khung đỏ nhỏ - Chi tiết như ở hình trên, là thông báo phát hành hóa đơn điện tử VNPT thành công.

Bước 5: Nhấn vào Ngày phát hành(trong Khung đỏ chi tiết ở hình trên) để xem thông tin chi tiết.

                   Ảnh 3: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

1.3.2 Trên phần mềm Hóa đơn điện tử VNPT:

Bước 1: Vào Nghiệp vụ

                      Ảnh 4: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 2: Vào Quản lý thông báo phát hành

Bước 3: Chọn Từ ngày tạo lập – Đến ngày tạo lập

(Các bạn chú ý chọn đúng ngày để có thể tìm được thông báo phát hành hóa đơn)

Bước 4: Nhấn Tìm Kiếm

Bước 5: Nhấn vào Chi tiết trong kết quả ở bước 4.

Các bạn có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn trong Thông tin 1 và Thông tin 2

1.3.3 Trên trang khai thuế qua mạng:

Bước 1: Các bạn đăng nhập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/home_public.jsp

Vào Tra cứu

                    Ảnh 5: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 2: Chọn Tra cứu tờ khai

Bước 3: Tra cứu

Bước 4: Các bạn kiểm tra lại Thông báo phát hành hóa đơn và Mẫu hóa đơn đính kèm

Sau khi thực hiện xong bước 1.3 (Tức là đã hoàn thành mọi thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế) thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử VNPT.

2. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT - Thêm mới hoá đơn

2.1 Thêm mới hóa đơn điện tử

2.1.1 Từ màn hình giao diện hệ thống, kích chọn Nghiệp vụ

                Ảnh 6: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

2.1.2 Nhấn Tạo hóa đơn

2.1.3 Nhấn Tạo mới.

 2.1.4 Điền đầy đủ các trường Thông tin Các bạn và Thông tin sản phẩm

Tham khảo các trường thông tin được gạch chân màu xanh trong hình bên dưới.

                    Ảnh 7: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

2.1.5 Cắm usb token chữ ký số vào máy tính, Nhấn Lưu và Gửi (F2).

Nhập mã pin và ký số.

2.1.6 Gửi thông tin hóa đơn cho Người mua.

2.1.6.1 Gửi mã tra cứu trên hóa đơn điện tử VNPT đã xuất cho Các bạn.

 2.1.6.2 Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn, rồi gửi cho Các bạn.

2.1.6.2.1 Chuyển đổi ra giấy A4 => Giao nhận tận nơi cho Các bạn

Bước 1:Các bạn vào Nghiệp vụ

                Ảnh 8: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 2: Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn

Bước 3: Các bạn tích vào hóa đơn cần chuyển đổi trong cột Chuyển đổi hóa đơn(ngoài cùng, bên phải giao diện của phần mềm)

Bước 4:Nhấn vào Chuyển đổi lưu trữ (nếu máy Các bạn cài đặt sẵn máy in, máy tính sẽ tự động in hóa đơn ra giấy A4)

Lưu ý: Trường hợp Các bạn muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trên chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử phải có các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ giấy và hóa đơn điện tử gốc; thời gian, họ tên, và chữ ký của người chuyển đổi hóa đơn. Đóng dấu treo công ty vào bản chuyển đổi. Tham khảo ảnh bên dưới.

                         Ảnh 9: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

2.1.6.2.2 Chuyển đổi ra file PDF => Gửi qua email cho Các bạn

Bước 1: Các bạn vào Nghiệp vụ

                    Ảnh 10: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 2: Nhấn Tạo hóa đơn

Bước 3: Nhấn vào mũi tên màu đỏ tương ứng với Công ty cần chuyển đổi hóa đơn

Lưu ý: Trường hợp mũi tên màu đen, thì hiện tại chưa thể chuyển đổi được hóa đơn này sang định dạng pdf. Đợi sau một thời gian ngắn, hệ thống tự động đồng bộ chuyển sang màu đỏ thì Các bạn thực hiện tiếp các bước dưới.

Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi để lưu trữ

                Ảnh 11: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 5: Các bạn nhấn vào biểu tượng máy in.

Bước 6: Các bạn cài sẵn phần mềm Foxit Reader.

Nếu Các bạn chưa cài đặt phần mềm tham khảo Tại đây .

Các bạn tìm biểu tượng: Foxit Reader PDF Printer như hình trên

Bước 7: Nhấn nút Print

Bước 8: Lựa chọn folder chứa file PDF. Tham khảo hình dưới

Bước 9: Nhấn nút Save

                   Ảnh 12: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Tùy theo yêu cầu của Các bạn, mà người sử dụng có thể lựa chọn gửi bản hóa đơn giấy hoặc gửi bản PDF qua email cho Các bạn.

2. Hóa đơn điện tử BKAV

2.1. Hướng dẫn Đăng ký Thông tin Tài khoản

Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính.

Bước 2: Truy cập vào website https://van.ehoadon.vn, nhập tài khoản và mật khẩu (1) do Bkav cung cấp, sau đó bấm nút Đăng nhập (2).

                Ảnh 13: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Để thực hiện đăng ký thông tin tài khoản bạn cần cập nhật đầy đủ thông tin vào 3 phần: Thông tin Chữ ký số, Thông tin đơn vị và Thông tin liên hệ.

Bước 3: Di chuột vào phần Thông tin Chữ ký số và bấm nút Chỉnh sửa (3), chọn tên chủ thể chứng thư số có thời hạn dài nhất của đơn vị (4). Các trường thông tin còn lại hệ thống sẽ tự động hiển thị theo chứng thư số đã chọn. Sau đó bấm Lưu lại và đăng ký (5) để đăng ký thông tin Chữ ký số.

Tương tự với phần Thông tin đơn vị và Thông tin liên hệ, bạn nhập đầy đủ các thông tin và bấm Lưu lại và đăng ký.

                Ảnh 14: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thông tin tài khoản thành công”.

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký thông tin tài khoản trên hệ thống Bkav eHoadon. Tiếp theo bạn thực hiện phát hành Mẫu Hóa đơn và Quyết định áp dụng Hóa đơn Điện tử tại địa chỉ https://van.ehoadon.vn.

2.2. Hướng dẫn Tra cứu Hóa đơn Điện tử

Cách 1: Truy cập trực tiếp vào địa chỉ trên

Cách 2: Truy cập vào địa chỉ http://tracuu.ehoadon.vn và nhập Mã tra cứu Hóa đơn

Bài viết này sẽ hướng dẫn tra cứu theo Cách 2: Truy cập vào địa chỉhttp://tracuu.ehoadon.vn và nhập Mã tra cứu Hóa đơn. Bạn thực hiện theo các bước sau:

                 Ảnh 15: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Ghi chú: Bạn có thể tải Hóa đơn về máy tính bằng cách bấm vào nút Tải về ê (3), sau đó chọn định dạng file tải về là XML, XLS hoặc PDF.

                  Ảnh 16: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

2.3 Hướng dẫn Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống

              Ảnh 17: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

                  Ảnh 18: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

                 Ảnh 19: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

               Ảnh 20: Hướng dẫn nhập hóa đơn điện tử của các công ty uy tín

Kế toán Đức Minh mời các bạn tham khảo tiếp Hướng dẫn nhập Hóa đơn điện tử ở phần tiếp theo. Các bạn chú ý theo dõi.

                                                                                               - Nga Thanh - 

• Chia sẻ
• Tweet