Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ mà không sử dụng vào mục đích gì nữa được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán.

1. Khi nào thì tiêu hủy tài liệu kế toán?

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán.

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo Luật của đơn vị kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Tùy theo Điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán chỉ định.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

3. Một số hồ sơ thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Doanh nghiệp khi tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, phải lập hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

Mẫu 01 – Danh mục tài liệu kếtoán hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy.

Mẫu 02 – Bản thuyết minh tài liệu kế toán tiêu hủy.

Mẫu 03- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.

Mẫu 04 – Biên bản họp Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Mẫu 05 – Biên bản bàn giao tài liệu kế toán cần tiêu hủy.

Mẫu 06 – Quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

Mẫu 07 – Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán

- Ngọc Anh –

>>> Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán cần biết- Kế toán Đức Minh

>>> 10 cách sắp xếp các loại chứng từ “siêu đẳng cấp”

>>> Hướng dẫn cách ghép, đóng chứng từ kế toán sao cho hợp lý, dễ tìm.

• Chia sẻ
• Tweet