Trả lời nhanh

Hàm SUM chỉ tính tổng cố định, giá trị không đổi khi Filter, còn SUBTOTAL tính tổng theo nhóm và thay đổi khi lọc dữ liệu; lồng SUM sẽ bị tính hai lần còn lồng SUBTOTAL thì không. Cú pháp SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;...), số 9 thay cho hàm SUM; đối số 1-11 vẫn tính giá trị ẩn bằng Hide, 101-111 thì bỏ qua giá trị ẩn.

Ý chính

  • SUM tính tổng cố định, không đổi khi dùng Filter
  • SUBTOTAL tính tổng theo nhóm, đổi theo kết quả Filter
  • Lồng SUM bị tính hai lần, lồng SUBTOTAL thì không
  • Cú pháp SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;...), số 9 thay cho SUM
  • Đối số 1-11 tính cả dòng Hide; 101-111 bỏ qua giá trị bị ẩn

Theo quy định tại thời điểm đăng bài (27/09/2016); chính sách có thể đã thay đổi.

Hàm SUM và hàm SUBTOTAL đều dùng để tính tổng trong Excel nhưng cho kết quả khác nhau khi lọc dữ liệu. Bảng dưới đây so sánh hai hàm.

So sánh hàm Sum và hàm Subtotal

Sự khác nhauHàm SumHàm Subtotal
Mục đích
  • Chỉ tính tổng cố định hay còn được hiểu là tính tổng chung cho tất cả các đối tượng mà không tách thành tổng các nhóm nhỏ (Giá trị này không thay đổi khi thực hiện lệnh Filter).
  • Khi lồng các hàm Sum với nhau thì số liệu sẽ bị tính 2 lần.
  • Có thể tính tổng cố định và di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm, giá trị sẽ thay đổi khi thực hiện lệnh Filter.
  • Khi lồng các hàm Subtotal với nhau thì số liệu không bị tính 2 lần.
Cú pháp

SUM (number1;[number2];...) trong đó:

  • Giới hạn đối số đến 255 và đối số đầu tiên là bắt buộc.
  • Các đối số có thể là giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô hay kết hợp cả ba.
  • Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các ô trống, giá trị lôgic, văn bản hoặc văn bản trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
  • Nếu bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi, hoặc bất kỳ đối số nào là văn bản mà không thể diễn dịch thành số được, Excel sẽ hiển thị một lỗi.

SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;...) trong đó:

  • Function_num là (con số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): các con số thường dùng là từ 1 đến 11. Ngoài ra trong office 2003 và 2007 có thêm 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm Sum.
  • Đối số từ 1-11: hàm này sẽ tính tất cả các giá trị ẩn bằng lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
  • Đối số từ 101-111: hàm này không tính đến các giá trị bị ẩn bằng lệnh Hide.
  • Ngoài ra, Subtotal sẽ không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter.
  • Chỉ được dùng khi muốn tính toán giá trị theo cột.
  • Chỉ tính toán giá trị 2-D.
  • Ref1; ref2;...: vùng địa chỉ tham chiếu.
Trường hợp hay sử dụng (*)
  • Tính tổng phát sinh nợ có trong sổ NKC
  • Tính khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142,242…
  • Tính tổng các số các phát sinh đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ của Tài khoản cấp 1 trên bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán…
  • Tính tổng số tiền tồn cuối ngày trong sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…

Ví dụ minh họa

(*) TH1: Sử dụng hàm Sum

Ví dụ dùng hàm Sum tính tổng trong bảng Excel

Ảnh 1: Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hàm Sum và Subtotal

(*) TH2: Sử dụng hàm Subtotal

Ví dụ dùng hàm Subtotal tính tổng sau khi lọc dữ liệu

Ảnh 2: Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hàm Sum và Subtotal

Trên đây là bảng tổng hợp so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai hàm Sum và hàm Subtotal. Hi vọng sẽ giúp các bạn sử dụng linh hoạt hơn trong công việc kế toán. Chi tiết về cú pháp và các giá trị đối số có thể đối chiếu thêm tại trang hướng dẫn hàm SUBTOTAL của Microsoft.

Thực hành cùng giảng viênMuốn làm được việc này trên chứng từ thật? Học kèm 1-1 với giảng viên Đức Minh.Xem khoá học

Khoá học liên quan

Kế toán thực tế

Kèm 1-1 trên chứng từ thật · khai giảng liên tục

Nhận tư vấnXem khoá học