Mã số thuế cá nhân bị trùng và ảnh hưởng tới chi phí hợp lý

Hiện tại sắp đến kỳ quyết toán cuối năm, các DN đang khai báo và hoàn tất thủ tục khai báo Mã số thuế (MST) cá nhân cho các lao động tại đơn vị mình. Tuy nhiên có một số trường hợp Đăng ký MST cá nhân thì trên Hệ thống báo trùng; hoặc Khi doanh nghiệp bị Cơ quan thuế kiểm tra quyết toán thì phát hiện đơn vị khác cũng đang sử dụng MST cá nhân đó. Vậy cách xử lý và những ảnh hưởng thế nào đến chi phí được trừ của DN, thì Kế Toán Đức Minh sẽ làm rõ vấn đề trên:

I/ Khai báo MST cá nhân bị trùng

TH1: Trùng số chứng minh nhân dân

"Tại Tiết a, điểm 3.3 phần I Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/07/2007 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về việc đăng ký thuế quy định: “Người nộp thuế chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi không còn tồn tại.”

Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số chứng minh nhân dân (CMND) do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số CMND do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy vậy trong thực tế nhiều trường hợp trùng số CMND giữa 2 cá nhân ở hai địa phương khác nhau. Theo nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế (MST) TNCN hiện tại không cho phép cấp MST cho trường hợp trùng CMND.

Để giải quyết tình trạng này, Tổng cục thuế đã có Công văn số 2871/TCT-CNTT ngày 03/8/2010, Hướng dẫn xử lý trùng chứng minh thư trong triển khai đăng ký thuế cho cá nhân như sau:

Để thực hiện xử lý trùng CMND, người nộp thuế (NNT) cần xử bằng cách: trên hệ thống đăng ký mã số thuế, nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh đang cư trú của mình (Ví dụ: Vĩnh Phúc là VPH, Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN,  Đồng Nai là DON; Bà Rịa -Vũng Tàu là BRV v.v…) vào sau ô CMND của NNT và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành.

Lưu ý: NNT cần photo CMT có công chứng (của cơ quan nơi công tác, hoặc phường/xã nơi cư trú) kèm theo bản cứng đăng ký thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế, để xác thực thông tin của mình.

 TH2: số chứng minh của cá nhân đó bị khai báo trộm:cá nhân đó chưa đăng ký nhưng số chứng minh đã có trên hệ thống; Hoặc cá nhân làm việc tại công ty A nhưng MST cá nhân của họ được sử dụng cả cho công ty B, công ty C mà họ hoàn toàn không biết.

"Việc doanh nghiệp khác lấy mã số thuế của bạn là những trường hợp xảy ra khi DN làm khống bảng lương để đẩy chi phí lên, nhằm giảm thuế thu nhập DN. Để né hoặc giảm khoản thuế thu nhập DN, một số đơn vị đã sử dụng “thủ thuật” tăng số nhân viên từ 10 người lên 15 hoặc 20 người nhằm nâng chi phí, giảm lãi hoặc thậm chí biến hóa con số lợi nhuận thành âm. Các DN thường hợp pháp hóa số nhân viên này bằng tận dụng một số hồ sơ xin việc, tự tạo hợp đồng lao động rồi tự ký vào bảng lương. Đây là cách hiện rất nhiều DN đang dùng để trốn thuế. Việc giả mạo hồ sơ không khó, chủ yếu là sử dụng tên của người lao động, còn bảng lương và chữ ký DN thường “tự biên tự diễn”.

• Cách xử lý: đối với các trường hợp bị lấy trộm mã số thuế TNCN, các cá nhân nên đến làm việc với cục thuế để phát hiện ra đơn vị nào đang sử dụng CMND của mình .

Theo Luật Quản lí thuế, đơn vị đó sẽ bị truy thu thuế thu nhập DN liên quan đến phần khai gian dối

Tuy nhiên, xét ở góc độ nghiệp vụ thì cơ quan thuế chỉ phát hiện được khi phát sinh thuế TNCN. Cá nhân phải lên tiếng thì cơ quan thuế mới có cớ để xử lý các DN sai phạm, còn hai bên thông đồng với nhau thì cơ quan thuế không thể phát hiện.

II. Ảnh hưởng đến chi phí được trừ của DN

Cơ quan thuế khi kiểm tra quyết toán thuế tại DN, phát hiện ra MST của cá nhân đó đã được sử dụng tại nhiều công ty khác nhau, thì sẽ ảnh hưởng tới chi phí hợp lý của DN như sau:

• TH1: Nếu tại thời điểm kiểm tra, cá nhân đó vẫn đang tiếp tục làm việc tại công ty và khẳng định không làm ở công ty nào khác thì cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ, chứng từ về lương chấp nhận chi phí.

• TH2: Tại thời điểm kiểm tra cá nhân đó đã nghỉ việc:

+ Một là: Cơ quan thuế yêu cầu giải trình và kiểm tra hồ sơ, chứng từ về lương của cá nhân đó, nếu đầy đủ thì chấp nhận chi phí nhưng sẽ xác minh và sẽ có quyết định sau. “Trường hợp sau này kiểm tra phát hiện số liệu trên báo cáo sổ sách kế toán, sổ sách và hoá đơn chứng từ của doanh nghiệp xuất trình không đúng thực tế, thì doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và bị xử phạt vi phạm theo quy định của pháp luật”.

+ Hai là: cơ quan thuế loại chi phí lương của cá nhân đó vì nghi ngờ cá nhân này không làm việc tại công ty, đồng thời sẽ xem xét và xác minh tại công  ty kia (cty dùng chung MST), ngoài ra cũng xác minh trực tiếp cá nhân đó nếu có thể. Sau khi xác minh được chính xác thì cơ quan thuế sẽ điều chỉnh lại và chấp nhận chi phí và có biện pháp với công ty kia; hoặc khi xác minh xong mà cá nhân đó không làm  việc tại công ty thì công ty sẽ bị xử phạt theo quy định và chắc chắn bị loại chi phí tiền lương.

Xem thêm : Khấu trừ thuế TNCN đối với lao động dưới 3 tháng

• Chia sẻ
• Tweet