Kỹ năng Excel cho dân kế toán làm báo cáo Phần 1

Dân văn phòng nói chung và dân kế toán nói riêng thường xuyên phải báo cáo. Các loại báo cáo từ đơn giản hàng ngày đến những báo cáo phức tập, nhiều con số và logic. Và Excel chính là công cụ giúp bạn nhanh chóng hơn rất nhiều. Hãy cùng Kế toán Đức Minh tìm hiểu những mẹo hay Excel làm báo cáo cho dân kế toán một cách dễ dàng nhé!

1. Chỉ sao chép vùng dữ liệu hiển thị.

Trong Excel có tính năng Filter (lọc) được sử dụng rất nhiều và phổ biến khi bạn muốn hiển thị một số dữ liệu nhất định theo yêu cầu nào đó. Với phiên bản Office mới thì vấn đề sao chép vùng dữ liệu được lọc là điều vô cùng đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên một số công ty vẫn đang sử dụng phiên bản Office 2007, 2003 nên khi sao chép vùng dữ liệu đã lọc từ trang này sang trang khác thì Excel vẫn ghi cả những ô ẩn và hiện. Vậy phải làm sao để copy riêng chỉ những vùng dữ liệu mà bạn đang thấy? Hãy đọc thủ thuật sau Kế toán tin học Đức Minh đưa ra nhé!

Bước 1: Đánh dấu vùng dữ liệu bạn muốn sao chép

Bước 2: Nhấn phím F5

Bước 3: Sau đó chọn Special góc dưới bên trái

Bước 4: Bạn chọn Visible cells only, nhấn OK. Sau đó bạn chỉ cần đánh dấu và copy vùng dữ liệu đang hiển thị là được.

2. Phân loại kết quả bảng tính theo màu sắc tự động.

Những con số trong Excel sẽ trở nên vô nghĩa nếu như bạn không hiểu, phân tích và phân loại chúng rõ ràng để rút ra kết luận cho sếp hiểu.

Để có thể dễ dàng hơn trong việc xem xét, đánh giá, nhìn nhận các con số thì việc trình bày chúng ra sao cho dễ hiểu, dễ đọc là điều rất quan trọng. Sau đây Kế toán tin học Đức Minh sẽ vận dụng màu sắc để giúp các số liệu trong báo cáo của bạn được phân biệt rõ ràng, dễ nhìn nhất nhé!

Không những vậy, điểm mạnh của Conditional Formatting không chỉ có vậy. Bạn còn có thể áp dụng màu sắc cho những bảng tính có chưa hàm với việc đặt Rule (luật) cho từng ô mà bạn muốn. Điểm này có thể giúp bạn tạo ra các timeline, check deadline hay những báo cáo có liên quan đến ngày tháng…

Bạn hãy làm theo các bước như sau nhé!

Bước 1: Vào thanh Home, chọn Conditional Formattung, chọn New Rule. Tại ô New Forrmatting Rule chọn Use a formuala to determine which cells to format (chọn công thức để xác định ô mà bạn muốn định dạng)

Bước 2: Trong ô “Format values where thí formula is true” (định dạng giá trị nếu công thức này đúng), sau đó nhập công thức mà bạn mong muốn.

Ví dụ: =A2>TODAY() Công thức này sẽ sử dụng hàm TODAY để nếu ngày ở cột A có sau ngày hôm nay. Nếu có thì những ô này sẽ định dạng như màu mà bạn đã chọn.

Bước 3: Sau đó bạn chọn màu sắc và kiểu chữ. Chọn Format, trong ô Color bạn chọn màu sắc mà bạn muốn. Tại ô Font Slyle chọn định dạng Italic hay Bold để tuỳ chỉnh chữ nghiêng hay in đậm. Sau đó bạn chỉ cần chọn OK là đã hoàn thành việc tạo Rule đổi màu cho ô dữ liệu mà bạn muốn.

Hy vọng với những thủ thuật nhỏ mà bài viết trên cung cấp sẽ giúp bạn đọc xử lý báo cáo một cách dễ dàng hơn.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết

>>> 10 hàm Excel mà KẾ TOÁN thường dùng

>>> 100 thủ thuật excel cực kỹ hữu ích, bắt buộc cần nhớ

• Chia sẻ
• Tweet