Các phím tắt hữu dụng trong Microsoft Word (Phần 2)

Để tiếp tục phần 1, Kế toán Đức Minh xin được tổng hợp cho các bạn cách sử dụng bộ phím tắt với phím F từ F1, F2, F3, … , F12 cùng lời diễn giải chi tiết, hình ảnh minh họa dễ hiểu.

Các phím tắt hữu dụng trong Microsoft Word

Phần 2: Bộ phím tắt F1, F2, …, F6

Như Kế toán Đức Minh đã giới thiệu trong phần một:

>> Các phím tắt hữu dụng trong Microsoft Word

Có thể bạn quan tâm:

>> Tổng hợp các phím tắt hữu ích trong excel

>> Các Phím Tắt Thông Dụng Trong Microsoft Office

>> Các Phím Tắt Thông Dụng Khi Sử Dụng Website

>> Những phím tắt Excel hữu dụng nhất 2003-2007-2010

>> Ẩn/hiện thư mục với phím tắt trong Windows 8

Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản không thể thiếu trong công việc, học tập. Việc sử dụng thành thạo những phím, tổ hợp phím tắt trong Word sẽ rất có ích cho các bạn. Chúng tôi mong các bạn đã áp dụng những phím tắt ở phần một và thấy hữu ích. Để tiếp tục, Kế toán Đức Minh xin được tổng hợp cho các bạn cách sử dụng bộ phím tắt với phím F từ F1, F2, F3, … , F12 cùng lời diễn giải chi tiết, hình ảnh minh họa dễ hiểu.

1) Phím F1: trợ giúp

Có một điều đáng tiếc là nhiều người dường như chưa từng sử dụng đến phím này trong khi nó thật sự rất hữu ích, nhất là đối với những bạn biết kha khá tiếng Anh hay đang học/muốn học tiếng Anh bằng nhiều cách khác nhau. Nó như là một Google thứ 2 vậy, mà cái hay là Google này lại hoàn toàn không cần phải có Internet mới sử dụng được, thông tin lại cực kỳ chuẩn xác!

Sau đây Kế toán Đức Minh xin đưa ra một ví dụ để các bạn hiểu rõ hơn:

Bạn là một người mới biết về Word, bạn chưa biết cách chèn số trang mà bạn bắt buộc phải làm. Để làm được điều đó, bạn phải hỏi người khác hoặc tự tìm hiểu trên Google. Nhưng không phải lúc nào cũng hỏi được và vì nhiều lý do mà không phải lúc nào mạng Internet cũng ổn định để bạn google. Vậy lúc này chỉ còn 1 cách là dùng tới phím F1 để tìm kiếm sự trợ giúp từ gã khổng lồ Microsoft.

Bằng cách nhấn phím F1, một hộp thoại “Word Help” sẽ hiện ra. Bạn nhập “Insert page number” vào khung trắng và click vào “Search” như trong  hình sau:

Sau đó click vào kết quả đầu tiên hiện ra như trong hình trên, bạn sẽ nhận được kết quả rất chi tiết và cụ thể.

Việc của bạn sau đó chỉ đơn giản là áp dụng theo. Các trường hợp khác đều làm tương tự. Ví dụ như chèn tiêu đề (Insert Header, Footer), chèn bảng (Insert Table), in (Print a File), hoặc mọi thứ khác ….

Theo chúng tôi thật ra cũng không nhất thiết phải biết tiếng Anh mới làm được, vì những mục cần thiết đều có sẵn, đã được viết với cỡ chữ to hoặc bôi đen. Nếu quá bí các bạn có thể sử dụng thêm từ điển, vừa tranh thủ học thêm được ngoại ngữ, thật sự rất là hữu dụng!

2. Phím F2: di chuyển văn bản hoặc hình ảnh.

Về cơ bản thì phím chức năng này cũng khá giống với chức năng Cut và Paste bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + X và Ctrl + V như đã giới thiệu ở phần trước. Chỉ khác là khi ta di chuyển đối tượng đã chọn thì đối tượng sẽ không biến mất như khi dùng tổ hợp phím Ctrl + X. Cụ thể là:

Trước tiên các bạn chọn đối tượng cần di chuyển vị trí đi nơi khác (hình ảnh - click vào ảnh hoặc đoạn văn bản - bôi đen), nhấn F2, click chuột vào nơi cần chuyển đến, sau đó nhấn Enter. Đối tượng sẽ ngay lập tức được chuyển tới vị trí con trỏ chuột.
 

3) Phím F3: chèn chữ tự động

Phím chức năng này tương ứng với menu Insert – Auto Text trong Word 2003 (trong Word 2007 trở lên thì phải lấy ra thanh Quick Access). Về chức năng chèn chữ tự động này Kế toán Đức Minh xin giới thiệu riêng cho các bạn ở một bài viết khác, mong các bạn theo dõi.

4) Phím F4: lặp lại hành động gần nhất

Để hiểu về phím tắt này, Kế toán Đức Minh xin đưa ra một ví dụ như sau: khi viết công thức : x⁴ + x³ + x² + 2x² + 3x³  + x⁵ + x²⁰¹⁶+ 1 = 0, để viết được số mũ, ta phải định dạng trong Font hoặc dùng tổ hợp phím rất dài là “Ctrl + Shift + =”. Vậy cứ mỗi lần viết số mũ bốn, mũ ba, rồi lại mũ hai ta phải lặp lại thao tác định dạng Font đó hoặc nhấn cùng lúc tổ hợp ba phím kia. Nhưng chỉ với một phím duy nhất là F4 thì sau khi ta viết được số mũ bốn đầu tiên (x⁴) bằng cách định dạng, phím tắt hoặc bất kỳ một thao tác nào đó; thì x3, x2,… ở đằng sau, muốn chuyển thành x³, x², …ta chỉ việc bôi đen số cần chuyển và nhấn duy nhất 1 phím F4 là xong.

5) Phím F5: thực hiện lệnh “Go To”

Phím chức năng này tương ứng với menu Edit – Go To trong Word 2003 hoặc tổ hợp phím Ctrl + G. Khi ta đang phải soạn thảo, chỉnh sửa một văn bản có rất nhiều thông tin, lên tới hàng trăm, hàng nghìn trang thì chức năng này sẽ rất hữu dụng. Kế toán Đức Minh xin đưa ra một ví dụ:

Các bạn mới hoàn thành xong một văn bản lên đến 689 trang và chợt nhớ ra mình có một chỗ sai ở trang 567. Bây giờ, các bạn sẽ phải kéo thanh cuộn dọc mỏi cả tay, căng cả mắt để tìm tới trang 567. Nhưng với phím tắt F5, nhập vào mục “Enter page number” là số 567, sau đó nhấn phím Enter là bạn đã tới trang mình cần chỉnh sửa rồi. Nếu thao tác nhanh chỉ cần khoảng một, hai giây là xong, rất tiện phải không nào?

6) Phím F6: hiển thị phím tắt để truy cập các tab trên thanh menu

Trong Word 2007, bằng việc nhấn F6 hai lần, những phím tắt để truy cập các tab trên thanh menu sẽ xuất hiện, sau đó ta chỉ cần bấm tiếp các phím tắt hiện ra sau đó để truy cập các tác vụ khác sau. Phím chức năng này tương tự với cách nhấn giữ phím Alt. Kế toán Đức Minh xin đưa ra một ví dụ:

Để chèn thêm một bức ảnh thì ta phải truy cập menu Insert – Picture, nếu không dùng chuột mà chỉ dùng bàn phím thì với việc nhấn F6 hai lần, một loạt các chữ in hoa sẽ hiện ra dưới các tab trên thanh menu như sau:

 Ta chỉ việc nhấn tiếp phím N sau đó nhấn phím P, ta sẽ truy cập được tác vụ chèn ảnh trong Word mà không cần dùng chuột. Khuyễn khích các bạn nên làm theo cách này vì việc đang soạn thảo mà phải buông tay ra khỏi bàn phím rồi với tay túm con chuột, sau đó rê chuột, click rồi lại click, click … sẽ mất nhiều thời gian và không chuyên nghiệp.

Do khuôn khổ bài viết có hạn nên Kế toán Đức Minh xin được chia mục tổng hợp bộ phím tắt với phím F này thành hai phần. Mong các bạn đón chờ phần 3 cùng bộ phím từ F7 đến F12 với Kế toán Đức Minh. Chúc các bạn luôn thành công trong công việc!

>>Các phím tắt hữu dụng trong Microsoft Word  (Phần 3)

Tác giả bài viết: KhoaPtt

Youtube Channel: https://www.youtube.com/channel/UC8dZoB0lsYIefHR7VXSZCuQ

(Subscribe để nhận được những video mới và hữu ích nhất)

• Chia sẻ
• Tweet