Tin mới

Khu phi thuế quan là gì? Ví dụ về khu phi thuế quan tại Việt Nam – Kế toán Đức Minh.
Cụm từ “Khu phi thuế quan” có lẽ chúng ta đã từng nghe qua khi làm kế toán. Tuy nhiên khu phi thuế quan là gì? Ở Việt...
Hộ kinh doanh có phải là doanh nghiệp không? Kế toán Đức Minh.
Có lẽ nhiều người dễ nhầm tưởng Hộ kinh doanh cũng được coi là doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên điều này có đúng hay không?...
Phân biệt thuế gián thu với thuế trực thu – Kế toán Đức Minh.
Cùng Kế toán Đức Minh tìm hiểu rõ hơn về phân biệt thuế gián thu và thuế trực thu một cách rõ ràng nhất qua từng tiêu...
Tìm hiểu về Thuế gián thu – Kế toán Đức Minh.
Nếu bạn làm kế toán có lẽ cũng đã từng nghe đến khái niệm “Thuế gián thu”. Tuy nhiên bạn đã hiểu rõ thế nào là thuế...
Cùng Kế toán lưu ý 04 vấn đề quan trọng trong giai đoạn cuối năm 2022 – Kế toán Đức Minh.
Trong những tháng cuối năm 2022, có nhiều văn bản có hiệu lực thi hành trong lĩnh vực kế toán. Bài viết sau đây, Kế...

Hình ảnh

Được tài trợ

nanoweb
Kiến thức, thủ thuật tin học văn phòng

Những lợi ích khi sử dụng Style vào soạn thảo văn bản

04/10/2014 03:43

Khi nào nên sử dụng Style vào soạn thảo văn bản? Hôm nay Đức Minh xin những lợi ích khi sử dụng Style vào soạn thảo văn bản. Dưới đây là những trường hợp nên sử dụng

Những lợi ích khi sử dụng Style vào soạn thảo văn bản

Cùng với Microsoft Excel, Microsoft Word là một phần mềm phổ biến và thông dụng nhất hiện nay, Word cung cấp đầy đủ các tính năng từ đơn giản đến phức tạp, từ cơ bản đến nâng cao. Một trong những tính năng rất hữu ích đối với người sử dụng đó là tính năng Style. Tính năng này giúp cho 1 văn bản nhất quán, đồng nhất về định dạng như: Font chữ, Cỡ chữ, Màu chữ, Gạch châm, In đậm… tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa công việc và đặc biệt giúp người sử dụng nhanh chóng thay đổi định dạng cho văn bản khi cần.

Vậy khi nào nên sử dụng Style vào soạn thảo văn bản? Dưới đây là những trường hợp nên sử dụng.

- Tài liệu dài từ 10 trang trở lên

- Tài liệu được sửa đổi nhiều lần, có thể chỉnh sửa theo tuần, tháng, thậm chí nhiều năm.

- Tài liệu được biên tập bởi nhiều hơn 1 người.

Vậy đâu là những lợi ích khi sử dụng Style vào soạn thảo văn bản?

1. Tiết kiệm thời gian trong quá trình chỉnh sửa, thay đổi nội dung

Khi sử dụng Style cho tài liệu,  việc thay đổi & chỉnh sửa sẽ tiết kiệm nhiều thời gian, chỉ cần vài lần nhấn chuột để lựa chọn Style toàn bộ nội dung tài liệu sẽ được điều chỉnh theo Style đó. Chức năng này xuất hiện từ phiên bản Word 2007 với một danh sách các Style có sẵn trên thanh công cụ Toolbar.

2. Tăng tốc độ định dạng

Trước đây, để định dạng các đoạn nội dung giống nhau, bạn sẽ phải thực hiện lại đầy đủ các thao tác, hoặc nhanh hơn, bạn có thể sử dụng chức năng sao chép định dạng (Format Painter). Trong trường hợp sử dụng Style, bạn chỉ đơn giản nhấp chuột để áp định dạng bạn muốn sử dụng hoặc sử dụng các phím tắt để gọi các Style. Với cách này sẽ nhanh hơn rất nhiều so với cách định dạng thông thường.

3. Giúp thống nhất định dạng toàn văn bản

Nếu không sử dụng style, bạn vẫn có thể làm được việc này, tuy nhiên với các tài liệu dài sẽ dẫn tới có sai sót hoặc không đồng nhất về định dạng. Để ý rằng việc tự định dạng có thể khiến bạn mắc “sai lầm”: với nội dung phía trên, bạn định dạng đúng, nhưng với nội dung phía dưới, chỉ thiếu một thao tác định dạng nghiêng đã khiến văn bản của bạn có sự khác biệt! Bạn cũng phải mất công “nhớ” mình định dạng kiểu gì cho dạng nội dung đang lựa chọn! Nhưng với chức năng Style sẽ giúp bạn làm tốt, hiệu quả hơn và tránh những nhầm lẫn sai sót.

4. Tạo mục lục tự động

Với việc tạo mục lục tự động, bạn không phải điều chỉnh số trang bằng tay mỗi khi thay đổi nội dung, chỉ cần chèn lại mục lục số trang sẽ được tự động điều chỉnh. Ngoài ra mục lục tự động còn giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng đi đến các vị trí mong muốn trên toàn bộ tài liệu. Chính điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đối với những tài liệu dài. 

5. Tăng khả năng làm việc cộng tác, làm việc nhóm

Đối với những tài liệu dài, được tổng hợp từ nhiều người thì việc sử dụng Style thống nhất sẽ giúp việc ghép nối, tổng hợp công việc của mọi người thành 1 tài liệu thống nhất sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Thử hình dung nếu như không sử dụng Style và mỗi người định dạng theo một phong cách riêng thì sẽ tốn nhiều thời gian cho công việc định dạng thống nhất tài liệu.

6. Chia sẻ phong cách định dạng cho người khác hoặc tái sử dụng lại khi cần

Với những tài liệu đã được tạo các Style chuẩn, bạn có thể dễ dàng chia sẽ phong cách định dạng cho bạn bè, đồng nghiệp để sử dụng lại hoặc cũng có thể tái sử dụng khi phải tạo các tài liệu mới.

7. Xuất bản lên web

Ngôn ngữ tiêu chuẩn cho xuất bản tài liệu trên web là HTML. Một yếu tố cơ bản của HTML là các thẻ H1, H2, H3. Nếu bạn lưu một tài liệu Word sang định dạng HTML để xuất bản trên trang web, Word tự động các style thành các thẻ tương ứng như: Heading 1 -> H1, Heading 2 -> H2, Heading 3 -> H3…

8. Bản đồ tài liệu (View\Document Map)

Khi sử dụng Style và hiển thị văn bản dạng Bản đồ tài liệu, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ cấu trúc, các đầu mục của tài liệu dưới dạng cây Treeview. Nhờ hiển thị dạng cây này ta có thể xem được tổng quan các đầu mục trong tài liệu, di chuyển, chuyển đổi giữa các mục nhanh chóng và chính xác.

 

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim ( đối diện khu chung cư Eco Lake View) - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN