HƯỚNG DẪN TRỘN THƯ MỜI HÀNG TRĂM KHÁCH HÀNG TRONG VÒNG 1 PHÚT

Trộn thư là một trong những chức năng có sẵn hữu dụng nhất của Microsoft Word, thường được dùng để trộn một nội dung soạn thảo với một cơ sở dữ liệu các thông tin thay đổi có thể kết hợp giữa Word với Word hoặc Word với Excel

1. Hướng đãn quy trình trộn thư
Để hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 2 file tài liệu như sau:

• Văn bản gốc (Main document): Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống thông tin cần điền khác biệt giữa các cá nhân, đơn vị được gửi

Ví dụ: Thư mời, thư cám ơn, giấy trúng tuyển….Bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, ngày sinh,…

• Dữ liệu gốc (Data source): Bộ cơ sở thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong đoạn văn bản đã được soạn săn

Hãy xem 2 hình bên dưới dây

Cách trộn thứ trong word 2013 – Hình 1

Lưu ý:

Vị trí (1) – Hiển thị giới tính

Vị trí (2) – Hiển thị tên

Vị trí (3) – Hiển thị chức vụ

Cách trộn thư trong word 2013 – Hình 2

Ví dụ: Bây giờ bạn sẽ tạo ra 4 phiếu giấy mời tương ứng với 4 nhân viên bên trong file word ở hình 2, với mẫu giấy mời như file word ở hình 1.

Bước 1: Vòa chế độ trộn mail bằng ccsh

1. Mở file doc – chính là file mẫu giấy mời

2. Nhìn lên thanh công cụ chọn tab Mailings

3. Nhấp chọn Start Merge

4. Nhấp chọn Letters

Bước 2: Chọn file dữ liệu chứa danh sách nhân viên

1. Nhấp chọn Select Recipients (gần bên cạnh Start Mail Merge)

2. Nhấp chọn Use and Existing List...

3. Một cửa sổ hiện thị ra (hình 3) nhắc bạn tìm đến file word chứa danh sách nhân viên (file ở hình 2)

4. Chọn file chữa danh sách nhân viên rồi ấn OK

Cách trộn thư trong word 2013 – Hình 3

Bước 3: Chèn các trường Giới tính, Họ tên, Chức vụ vào các vị trí (1), (2) và (3)

1. Đưa trỏ chuột tới vị trí (1), nhìn lên thanh công cụ nhấp chọn Insert Merger Field -> Giới tính

2. Đưa trỏ chuột tới vị trí (2), nhìn lên thanh công cụ nhấp chọn Insert Merge Field -> Họ tên

3. Làm tương tụ cho trường Chức vụ,

Nếu bạn nhìn thấy văn bản như hình 4 thì bạn đã trộn thành công.