Tin mới

Xử lý các trường hợp chi phí không hợp lý, hợp lệ trong doanh nghiệp
Hiện nay có rất nhiều bạn trong quá trình làm kế toán thì DN có phát sinh các khoản chi phí không được tính vào chi...
Doanh nghiệp nợ bảo hiểm bao lâu thì bị thanh tra?
Hiện nay, tình trạng doanh nghiệp nợ bảo hiểm vẫn diễn ra khá phổ biến ở các địa phương. Điều này đòi hỏi cơ quan bảo...
Hướng dẫn các thủ tục về thuế cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2022
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ được hưởng một số ưu đãi về chính sách thuế, phí và lệ phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng...
Doanh nghiệp được nợ tiền BHXH trong bao lâu?
Việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc đúng hạn là một trong những nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Tuy nhiên,...
Công ty cũ không chốt sổ BHXH, người lao động phải làm gì?
Nhiều trường hợp người lao động sang công ty mới làm việc tuy nhiên lại chưa được công ty cũ chốt BHXH. Trường hợp này...

Hình ảnh

Được tài trợ

nanoweb
Kiến thức kế toán cho người đi làm

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?- KTĐM

23/12/2020 03:51

Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng các đơn vị kinh doanh cũng phải tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ. Vậy, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu và cần phải tuân theo những yêu cầu gì?

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?- KTĐM

1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình

- Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3  Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP

- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ 03 yêu cầu sau:

- Một là, hóa đơn điện tử trong suốt thời gian lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch

- Hai là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán

- Ba là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và đảm bảo có thể tra cứu khi được yêu cầu.

Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ hóa đơn điện tử

Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt như sau:

- Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày

- Phạt từ 06 - 08 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày.

- Phạt từ 10 - 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên

- Phạt từ 20 - 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về kế toán bạn có thể ghé thăm website: https://ketoanducminh.edu.vn/ hoặc đăng ký tham gia ngay lớp học kế toán tại các chi nhánh của Đức Minh..

Bạn nào quan tâm xem chi tiết tại đây:

>>> Khóa học kế toán tổng hợp online.

>>> Đăng ký khóa học kế toán tổng hợp online – Kế toán Đức Minh.

- Ngọc Anh-

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết liên quan:

=>>> Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử? - Kế toán Đức Minh.

=>>>  QUY TRÌNH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:

Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h

Bảng giá khóa học

TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH

Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim ( đối diện khu chung cư Eco Lake View) - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606

  • Chia sẻ
Bình luận

BÀI VIẾT LIÊN QUAN