Quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử - Kế toán Đức Minh

I. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO

• Lưu vào một Email riêng của công ty (Email này thông báo cho Bên bán).

Ví dụ: [email protected]

• Email này được cấu hình chuyển tiếp về Email của Giám đốc (Cũng Email riêng luôn);
• Để phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word.
• Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó.
• Khi nhận được Email thì tải xuống hóa đơn điện tử lưu trữ tại thư mục trên máy tính (Như lưu 1 file Excel);
• Đổi tên File hóa đơn đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn => Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như:

+ Mã số thuế người bán

+ Web tra cứu, mã tra cứu Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần

•  Upload lên thư mục Google Driver theo tháng/năm.
•  Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver.

II. HÓA ĐƠN ĐẦU RA

1. Khi lập phiếu trước khi KÝ nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…
2. Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
3. Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính.
4. Gửi luôn hóa đơn đó vào chính Email của Công ty (Email riêng).
5. Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó - Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, Mã tra cứu.

Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.

• Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc Copy vào USB để lưu trữ.
• Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử

Tuy nhiên việc bản thân Doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.

Chúc các bạn lưu trữ file an toàn nha.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

>>> Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử?