Những tình huống về thuế thực tế mà kế toán có thể hay gặp

1. DN trả tiền lương từ 5 triệu đồng/lần bằng tiền mặt thì khoản lương có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

→ Không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo hướng dẫn hiện hành, đối với khoản tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, kể từ khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/12/2025, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì DN phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Việc trả lương bằng tiền mặt không đồng nghĩa hành vi trả lương là trái Bộ luật Lao động; vấn đề ở đây là điều kiện để khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.

Căn cứ pháp lý:

- Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nguồn hướng dẫn: Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí – Bộ Tài chính, Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026

2. DN ủy quyền cho nhân viên dùng tài khoản cá nhân thanh toán hóa đơn trên 5 triệu đồng, sau đó DN chuyển khoản hoàn lại cho nhân viên thì VAT đầu vào có được khấu trừ không?

→ Có, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu VAT; DN ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ; sau đó DN thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Căn cứ pháp lý: điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Lưu ý quan trọng: Nếu nhân viên không thanh toán trực tiếp cho bên bán mà chuyển tiền cho một bên thứ ba do bên bán chỉ định, phải kiểm tra thêm điều kiện tại điểm c khoản 2 Điều 26, đặc biệt yêu cầu việc thanh toán cho bên thứ ba phải được quy định cụ thể bằng văn bản.

3. DN mua hàng trị giá từ 5 triệu đồng trở lên, đã ghi nhận chi phí nhưng tại thời điểm ghi nhận chưa thanh toán thì có phải loại ngay khỏi chi phí được trừ TNDN không?

→ Không phải loại ngay.

Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí DN chưa thanh toán thì khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng hồ sơ theo quy định, như hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ, biên bản bàn giao.

Tuy nhiên, khi thực tế thanh toán, DN phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu DN thanh toán bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí được trừ tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, kể cả trường hợp kỳ phát sinh khoản chi trước đó đã được thanh tra, kiểm tra.

Căn cứ pháp lý:

- Điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

4. Trong cùng một ngày, DN mua của cùng một nhà cung cấp 3 lần: 2 triệu + 2 triệu + 2 triệu đồng. Từng lần dưới 5 triệu nhưng tổng cộng 6 triệu. Thanh toán tiền mặt có được khấu trừ VAT đầu vào không?

→ Không đáp ứng điều kiện khấu trừ VAT về thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế, từng lần dưới 5 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, chỉ được khấu trừ VAT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ pháp lý: khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: Điều kiện là cùng một người nộp thuế + nhiều lần trong cùng một ngày + tổng từ 5 triệu đồng trở lên.

5. DN lấy xăng dầu trong kho của chính DN để đổ cho xe tải thuộc DN dùng chở hàng phục vụ SXKD thì có phải xuất HĐĐT và tính VAT đầu ra không?

→ Không, nếu xăng dầu thực sự được xuất để phục vụ hoạt động SXKD của chính DN.

Hàng hóa được xuất để tiếp tục quá trình SXKD hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất/cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động SXKD thuộc trường hợp không phải sử dụng HĐĐT theo quy định và không phải tính VAT.

Căn cứ pháp lý:

- Khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

- Điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Nguồn hướng dẫn: Thuế thành phố Quảng Ninh trả lời ngày 27/08/2026 đối với chính tình huống DN xuất xăng, dầu cho xe của DN phục vụ SXKD.

Lưu ý: Phải phân biệt với hàng hóa tiêu dùng nội bộ theo nghĩa chịu VAT, hoặc biếu, tặng, cho, sử dụng ngoài hoạt động SXKD.

6. DN nhập khẩu và bán trong nước đồ chơi trẻ em như đồ chơi lắp ghép, thú nhồi bông, búp bê… thì VAT là bao nhiêu?

→ 5% nếu hàng hóa thực tế được xác định là “đồ chơi cho trẻ em” theo quy định.

Thuế suất VAT 5% được áp dụng thống nhất đối với loại hàng hóa này ở các khâu nhập khẩu, sản xuất, gia công và kinh doanh thương mại.

Căn cứ pháp lý:

- Điểm l khoản 2 Điều 9 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15.

- Khoản 9 Điều 9 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Nguồn hướng dẫn: Bộ Tài chính trả lời ngày 10/01/2026 đối với DN nhập khẩu, kinh doanh các mặt hàng thuộc nhóm đồ chơi.

Lưu ý: Không nên suy luận rằng mọi hàng hóa có mã HS 95.03 mặc nhiên đều chịu VAT 5%. Phải xác định hàng hóa thực tế thuộc đối tượng “đồ chơi cho trẻ em”.

7. DN tặng sản phẩm cho khách hàng thì khi nào giá tính VAT bằng 0, khi nào phải tính theo giá hàng cùng loại?

→ Phải phân biệt khuyến mại đúng pháp luật thương mại với biếu, tặng thông thường.

Nếu hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính VAT được xác định bằng 0, trừ trường hợp khuyến mại bằng hình thức giảm giá thì áp dụng giá bán đã giảm theo quy định.

Nếu DN đơn thuần biếu, tặng, cho mà không thuộc chương trình khuyến mại theo pháp luật thương mại thì giá tính VAT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.

Căn cứ pháp lý:

- Điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15.

- Khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: Chỉ gọi giao dịch là “khuyến mại” về mặt nội bộ chưa đủ; phải xét có đáp ứng quy định của pháp luật thương mại hay không.

8. DN có năm tài chính từ 01/07 đến 30/06 thì áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ 01/01/2026 hay từ 01/07/2026?

→ Từ ngày 01/07/2026.

Thông tư 99 có hiệu lực từ 01/01/2026 nhưng áp dụng đối với năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Vì vậy DN có năm tài chính 01/07–30/06 áp dụng TT 99 cho mục đích ghi sổ kế toán, lập và trình bày BCTC từ 01/07/2026.

Căn cứ pháp lý:

- Điều 1 Thông tư 99/2025/TT-BTC.

- Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Nguồn hướng dẫn: Bộ Tài chính trả lời ngày 30/01/2026 đúng trường hợp DN có năm tài chính 01/07–30/06.

Lưu ý: Quy định tỷ giá, ghi sổ của TT 99 là quy định kế toán. Việc xuất hóa đơn và xác định nghĩa vụ thuế phải thực hiện theo pháp luật thuế tương ứng, không mặc nhiên lấy quy định kế toán để thay thế.

9. DN nhận kinh phí từ một Bộ để thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ theo hợp đồng “đặt hàng” thì có mặc nhiên hạch toán là kinh phí Nhà nước cấp không?

→ Không. Phải xác định bản chất giao dịch.

Đối với tình huống Bộ là đơn vị đặt hàng, DN là đơn vị nhận đặt hàng, Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán xác định về bản chất đây là giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ giữa DN và Nhà nước, trong đó Nhà nước là khách hàng của DN.

DN phải căn cứ hợp đồng đặt hàng và các quy định của TT 99 về doanh thu, chi phí để kế toán phù hợp.

Căn cứ kế toán: Thông tư 99/2025/TT-BTC và hợp đồng đặt hàng thực tế.

Lưu ý đặc biệt: Kết luận trên là về bản chất và xử lý kế toán. Không được tự động suy rộng thành kết luận về VAT, hóa đơn hoặc TNDN nếu chưa đối chiếu pháp luật thuế tương ứng.

10. DN đã trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ từ trước khi áp dụng TT 99 nhưng đến khi TT 99 áp dụng vẫn chưa thực hiện sửa chữa thì xử lý thế nào?

→ Không tiếp tục trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.

Khi hoạt động sửa chữa lớn thực tế được thực hiện, DN kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh với số đã trích trước. Phần chênh lệch giữa số đã trích trước và chi phí thực tế phát sinh được phân bổ dần vào chi phí SXKD từng kỳ theo quy định.

Căn cứ pháp lý:

- Khoản 4 Điều 30 Thông tư 99/2025/TT-BTC.

- Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Lưu ý: Mốc xử lý phải gắn với thời điểm DN bắt đầu áp dụng TT 99 theo năm tài chính của DN, không phải mặc nhiên mọi DN đều xử lý từ 01/01/2026.

 Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Lộ trình cải cách tiền lương 2027: Doanh nghiệp, kế toán cần biết gì?

 -ST-

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> 4 Tình huống về Thuế mà DN hay gặp phải

>>> 10 tình huống về thuế TNCN, kế toán nhất định phải biết!