Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

Để đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng cách và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số thông tin dưới đây.

1.Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

2.Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.

+ File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

+ File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

3.Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ?

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử: Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….

-Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

-Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

4.Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử.

Cụ thể:

+ Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

+ Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Hy vọng qua bài viết trên đây, kế toán cũng như DN lưu tâm hơn khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử nhé!

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không? Kế toán Đức Minh.

>>> Chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử - Những điều doanh nghiệp cần biết

>>> Hóa đơn điện tử có mấy liên? Khác gì với “liên” của hóa đơn giấy? Kế toán Đức Minh.

>>> Trường hợp nào được miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử? Kế toán Đức Minh.

>>> Cách lập, quản lý và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2019

>>> Các trường hợp sai phạm khi lập hóa đơn điện tử cần phải xử lý

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-