Những điều cần lưu ý về Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

1.Về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Tại Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123 ngày 19/10/2022 của Chính Phủ có quy định rõ về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

…

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

+ Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

+ Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”

2.Về các nội dung bắt buộc cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên chứng từ thuế TNCN điện tử cần có những nội dung bắt buộc sau:

“Điều 32. Nội dung chứng từ

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.”

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

3.Về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử

Tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

4.Điều kiện để chứng từ điện tử đảm bảo tính pháp lý

Chứng từ điện tử gồm đầy đủ nội dung cơ bản theo pháp luật quy định

Để có giá trị pháp lý và được công nhận thì chứng từ điện tử phải có đầy đủ thông tin cơ bản tại Điều 16, Luật kế toán 2015.

Độ an toàn, bảo mật của chứng từ phải được đảm bảo

Chứng từ điện tử cần đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Thông tin trong quá trình sử dụng, lưu trữ phải được quản lý và kiểm tra thường xuyên để tránh bị xâm nhập, khai thác trái phép.

Đảm bảo tính xác thực thông tin

Chứng từ cần rõ ràng, kịp thời đầy đủ và tuân theo quy định tại nội dung mẫu. Nếu chưa có mẫu cho chứng từ thì đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ kế toán nhưng cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung được quy định.

Chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số

Theo Điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Các Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

>>> Khi nào dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN và dùng để làm gì?

>>> Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là? Khi nào cần lập và nộp Báo cáo ra sao? Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-