Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu khi chuyển sang chứng từ giấy không?

1.Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

+ Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấyđể chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

+ Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

+ Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

-Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

-Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

-Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

-Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.

-Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn và có ký hiệu riêng gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

2.Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang, tại Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục Thuế có nêu rõ: “phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

3.Cơ quan thuế trả lời về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu sau khi chuyển sang giấy không?

Về vấn đề hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có cần đóng dấu treo không, Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời doanh nghiệp như sau:

“Nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.”

+ Giải đáp này của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi cần thiết, tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy. Đồng thời hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Hướng dẫn mới nhất của Cục Thuế Hà Nội về hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày chuyển đổi sang hóa đơn giấy – Kế toán Đức Minh.

>>> Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không? Kế toán Đức Minh.

>>> Doanh nghiệp cần chú ý gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử? - Kế toán Đức Minh.

>>> Khi nào doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử? Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-