"Dân kế" nhà mình cần làm gì bị thất lạc hóa đơn bên bán?

Căn cứ theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính được áp dụng từ ngày 01/06/2014 đã thay thế cho Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 về các nội dung sau: “Loại bỏ Hóa đơn Xuất nhập khẩu-Điều 3; Tạo hóa đơn tự in –Điều 6; Hóa đơn đặt in; Được phép viết tắt tên, địa chỉ người mua; Trường hợp hóa đơn tự in và đặt in hóa đơn; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn –Điều 27; Các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh đang sử dụng; Trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh chưa sử dụng hết…”

Kế toán Đức Minh sẽ cho các bạn ví dụ về tình huống thất lạc hóa đơn:

Ngày 05/07/2016, Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh mua 01 máy tính để sử dụng cho quá trình dạy học, Số HĐ 0000025 của Công ty XXP tại Hà nội. Số tiền chưa thuế: 20.000.000đ, thuế VAT 10%: 2.000.000đ, Tổng cộng: 22.000.000 đ. Đến ngày 12/10/2016, Công ty tiến hành rà soát chứng từ và đóng sổ sách phát hiện thất lạc 01 hóa đơn đầu vào của Công ty XXP.

Ngay sau khi phát hiện ra hóa đơn bị thất lạc là bản gốc Liên 2 hóa đơn GTGT, các bạn cần gọi điện ngay cho Công ty XXP để báo và đề nghị Công ty trên hỗ trợ. Ngoài ra, các bạn cần làm công văn gửi tới Công ty nêu rõ nội dung thất lạc hóa đơn.

Lưu ý, trước khi các bạn gọi điện cho bên bán, kế toán chúng ta cần làm rõ trách nhiệm của người làm thất lạc hóa đơn gốc. Chẳng hạn, nếu công ty bạn ngoài bạn là kế toán còn có 1 kế toán chuyên phụ trách giữ chứng từ và kê khai thuế GTGT và thời điểm người kê khai thuế kỳ đó là ai, nơi lưu trữ chứng từ của bên bạn có theo 1 trật tự hay không? Sau khi xác nhận được nguyên nhân, lý do bị thất lạc hóa đơn trên mỗi kế toán liên quan tại Công ty cần phải làm 1 biên bản cam kết, có sự xác nhận của Kế toán trưởng, Giám đốc về sự việc trên.

Vì theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính, quy định về Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT rất nặng. Do đó mỗi kế toán cần phải có trách nhiệm hơn với tài sản của doanh nghiệp. Cần bồi dưỡng nghiệp vụ tốt, tinh thần trách nhiệm cao, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.

Kế toán Đức Minh chia sẻ mẫu biên bản trong trường hợp bị thất lạc hóa đơn:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN GHI NHẬN SỰ VIỆC

• Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;
• Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về hoá đơn bán hàng cung cấp dịch vụ.

Hôm nay, ngày 12 tháng 10 năm 2016, đại diện hai bên gồm có:

BÊN GIAO HOÁ ĐƠN: CÔNG TY XXP

Địa chỉ: Q. Hà Đông, TP Hà nội

Điện thoại: 04. Fax: 04

Ông (bà): …………… Chứcvụ:………

BÊN NHẬN HOÁ ĐƠN: VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN ĐỨC MINH

Địa chỉ: Cầu Giấy, TP Hà nội

Điện thoại: 04 ………. Fax: 04 ………

Bà: ………….. Chứcvụ: Giám đốc

Ngày 12 tháng 10 năm 2016, sau khi kiểm tra lại hoá đơn để đóng chứng từ, Công ty chúng tôi phát hiện bị thất lạc 01 Hoá đơn, Số HĐ 0000025, ngày 05/07/2016 của Công ty XXP. Nay,hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua hàng (bên nhận hoá đơn) đã làm thất lạc bản gốc liên 2 hoá đơn GTGT đã lập theo bảng chi tiết sau:

Số hoá đơn bị thất lạc bản gốc (liên 2):

TT	Tên loại hoá đơn	Mẫusố	Ký hiệu hoá đơn	Số hoá đơn	Số lượng	Liên hóa đơn	Ghi chú
1	Giá trị gia tăng	01GTGT3/001	AA/15P	0000025	1	2	Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ đã sử dụng

Liên 1 của hóa đơn trên, bên bán hàng (bên giao hóa đơn) đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo tháng 7/2016. Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh đề nghị với Công ty XXP pho to và đóng dấu sao y bản chính 01 bản giao cho bên nhận hoá đơn làm chứng từ kế toán và được coi là sử dụng hoá đơn hợp pháp.

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc làm thất lạc hóa đơn này. Biên bản này được lập thành 02 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản,đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Bạn nào cần mẫu hóa đơn này thì để lại gmail dưới phần comment nhé <3 

Tham khảo thêm:

>>> Hướng dẫn chi tiết cách gửi mẫu hóa đơn qua mạng

>>> Kê khai thiếu hóa đơn phải làm sao?

>>> Hóa đơn bán hàng là gì?

>>> Các loại hóa đơn thương mại

>>> Cách xử lí khi bị mất, cháy, hỏng hóa đơn