KẾ TOÁN BÁN HÀNG và những điều bạn không thể không biết

Để có thể phát triển và đứng vững trên thị trường thì doanh nghiệp cần phải có một chiến lược bán hàng thích hợp và đáp ứng được nhu cầu thị trường. Do vậy, công tác kế toán bán hàng vô cùng quan trọng. Để hiểu và biết rõ thêm được những thông tin vô cùng hữu ích về  kế toán bán hàng chúng ta hãy cùng đến với bài viết sau của Kế toán Đức Minh nhé

1. Những vấn đề chung về bán hàng

1.1. Khái niệm bán hàng là gì?

Khái niệm bán hàng

 Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

1.2.Bản chất của quá trình bán hàng được thể hiện bởi những đặc điểm sau đây

Bản chất của quá trình bán hàng

+ Có sự thỏa thuận trao đổi giữ người mua và người bán: thuận mua vừa bán, người mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền ( thanh toán chậm )

+ Có sự chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro từ người bán chuyển sang người mua.

+ Trong quá trình bán hàng, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một lượng hàng và nhận lại của khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh.

    Tóm lại, bán hàng giống như “ sợi dây” gắn doanh nghiệp với thị trường, giúp doanh nghiệp có thể phát hiện nắm bắt được nhu cầu thị trường, từ đó tìm được cơ hội kinh doanh để mở rộng và phát triển hình thái vồn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ hay vốn trong thanh toán.

* Kết quả bán hàng là phần thu nhập còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi tất cả các chi phí.

* Xác định kết quả bán hàng là phương pháp tình số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với các khoản chi phí bao gồm giá vồn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong một kỳ nhất định. Nếu doanh thu bán hàng thuần lớn hơn các chi phí bỏ ra thì kết quả bán hàng là lỗ.

>>> Đặc điểm của kế toán bán hàng.

* Cách xác định kết quả bán hàng

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường là kết quả từ những hoạt động bán hàng cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính.

• Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác

• Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán - Chi phí hàng bán - Chi phí quản lý doanh nghiệp

• Kết quả hoạt động tài chính

Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính

• Kết quả hoạt động khác

Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác - Các khoản chi phí khác - Chi phí thuế TNDN

Kết quả hoạt động kinh doanh phải được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động ( Hoạt động sản xuất, chế biến, hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ, hoạt động tài chính….).Trong từng hoạt động kinh doanh có thể cần hạch toán chi tiết cho từng loại sản phẩm, từng ngành hàng, từng loại dịch vụ.

>>>Kế toán cho phí bán hàng và kết quả kinh doanh

1.3. Quy tắc ghi nhận doanh thu

Quy tắc ghi nhận doanh thu

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm 5 điều kiện sau:

(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

(e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

>>> Mẫu theo dõi tình hình Kế toán giá vốn hàng bán tại một công ty cụ thể

>>> Mẫu tình hình kế toán doanh thu bán hàng tại một doanh nghiệp cụ thể

1.4. Kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau

Kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán ra và bán hàng nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế toán bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận , kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước.

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả thực hiện  phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.

>>> Vai trò, nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh

2. Các chứng từ sử dụng

Các chứng từ sử dụng

Các loại chứng từ bắt buộc quy định trong kế toán bán hàng bao gồm:

Hóa đơn GTGT( Mẫu số: 01 GTKT-3LL)  bao gồm Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước.

Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT): để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03 – VT): theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, hay đến chi nhánh, đại lý.

Phiếu thu ( Mẫu số 01 – TT): Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ cá khoản phải thu có liên quan.

Giấy báo có: Là chứng từ do ngân hàng lập báo cho chủ tài khoản biết số tiền phải thu của chủ tài khoán về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc các khoản phải thu khác thực sự đã được thu. Giaáy báo có là căn cứ để kế toán tiền gửi ghi số tiền gửi và các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ thu tiền gửi.

Biên lai thu tiền ( Mẫu số 06 – TT) : Là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đông thời để nộp thanh toán với cơ quan lưu quỹ.

● Trình tự luân chuyển chứng từ cho một nghiệp vụ bán hàng:

Khi phát sinh một hợp đồng kinh tế, căn cứ vào hợp đồng, kế toán lập hóa đơn bán hàng (  Hóa đơn GTGT). Hóa đơn GTGT được dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Hóa đơn lập thành 3 liên, đặt giấy than viết hoặc in một lần: Liên 1( màu tím ) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, liên 2 ( màu đỏ) được giao cho khách hàng, liên 3 ( màu xanh ) được giữ lại công ty

Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ, chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1( màu trắng)  đẻ bảo vệ kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 ( màu hồng ) : Giao cho khách hàng, liên 3( màu xanh ) : lưu lại quyển.

Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu, mỗi phiếu thu thường có bảng kê đính kèm. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt,chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán.

Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được Giấy báo có của ngân hàng, chứng từ này là căn cứ xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào Tài khoản của công ty.

3. Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản 

* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch không có số dư cuối kỳ, dùng trong kế toán doanh thu bán hàng

* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch có 6 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 5111-  Doanh thu bán hàng: Phản ánh khoản doanh thu thu được khi bá hàng

.- Tài khoản 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành sản xuất vật chất như: Công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp, ...

- Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành kinh doanh dịch vụ như: Giao thông vận tải, bưu điện, du lịch, dịch vụ công cộng, dịch vụ khoa học, kỹ thuật, dịch vụ kế toán, kiểm toán, ...

- Tài khoản 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước khi doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước.

- Tài khoản 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu cho thuê bất động sản đầu tư và doanh thu bán, thanh lý bất động sản đầu tư.

- Tài khoản 5118 - Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu ngoài doanh thu bán hàng hoá, doanh thu bán thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu được trợ cấp trợ giá và doanh thu kinh doanh bất động sản như: Doanh thu bán vật liệu, phế liệu, nhượng bán công cụ, dụng cụ và các khoản doanh thu khác.bán bị trả lại.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác như TK111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng “, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp “…

- Tài khoản  155 “ Thành phẩm” : Phản ánh sự biến động và số liệu có theo giá thành sản xuất thực tế của các loại thành phẩm của doanh nghiệp

- Tài khoản 631 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ trong kỳ.

- Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng “: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131

>>> Định khoản kế toán bán hàng

4. Trình tự hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

Việc hạch toán được tóm tắt qua sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

* Chú thích:

(1) Bán hàng thu tiền ngay hay bán chịu

(2) Trường hợp khách hàng được hưởng chiếu khấu thanh toán.

(3) Trường hợp phát sinh các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại.

(4) Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ.

(5) Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả.

- Ngọc Anh -

>>> Kinh nghiệm làm kế toán bán hàng từ những điều đơn giản nhất.

>>> Những tuyệt chiêu Excel dùng trong kế toán bán hàng cực kỳ hữu hiệu.

>>> Bố cục một bài luận văn tốt nghiệp kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DN thương mại

Thông tin thêm về các khóa học tại Kế toán Đức Minh mời các bạn tham khảo:

>>> Lớp đào tạo kế toán tổng hợp

>>> Khóa học kế toán ngắn hạn tại hà nội

>>> Học kế toán misa

• Chia sẻ
• Tweet