Quy trình hủy hóa đơn điện tử chính xác nhất 2023- Kế toán Đức Minh.

Khi hóa đơn điện tử bị sai thì sẽ phải hủy bỏ như thế nào cho đúng quy định? Bài viết sau đây Kế toán Đức Minh sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn theo các quy định hiện hành nhất nhé!

1.Quy trình hủy hóa đơn đơn giản nhất

Trình tự cách hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:

a.Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Trước tiên, các đơn vị kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:

+ Trường hợp 1: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ (theo những văn bản pháp luật đã hết hiệu lực) và thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định.

+ Trường hợp 2: Người nộp thuế đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì áp dụng hủy hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khi phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế.

Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua. Đối với những hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.

+ Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã có sai sót thì cần thực hiện:

-Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

-Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.

-Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số/ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

Để sử dụng Mẫu số 04, kế toán cần xác định sai sót thuộc trường hợp nào căn cứ vào các tiêu chí sau:

-Thời điểm phát hiện sai sót trên hóa đơn: Trước khi gửi cho người mua hay sau khi gửi cho người mua?

-Nội dung sai sót trên hóa đơn: Hóa đơn có sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa,… hay không?

-Đối tượng phát hiện sai sót: Người bán/người mua hay cơ quan thuế?

b.Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn

Các đơn vị kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Riêng đối với các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

c.Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu biên bản hủy hóa đơn xảy ra bất kỳ sai sót gì.

d.Bước 4: Hoàn tất hồ sơ hủy hóa đơn điện tử

Cuối cùng, cách hủy hóa đơn điện tử đúng nhất là các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn để hoàn tất thủ tục cho việc hủy hóa đơn.

Hồ sơ hủy hóa đơn đối với hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

– Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)

– Biên bản hủy hóa đơn

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy và phương pháp hủy.

Theo như quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

2.Một số quy định về hủy hóa đơn cần chú ý

Căn cứ theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về tiêu hủy hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có hóa đơn không sử dụng phải thực hiện tiêu hủy. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn tối đa là 30 ngày tính từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.

Theo Khoản 2, Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bao gồm những công việc sau:

+ Lập bảng kiểm kê những hóa đơn cần tiêu hủy.

+ Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, thành phần tham gia tối thiểu có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

+ Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

>>> Làm thế nào để nhận biết hóa đơn điện tử giả? Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-

• Chia sẻ
• Tweet