Kế toán cần lưu ý những gì khi sao kê tài liệu kế toán – Kế toán Đức Minh

Để đề phòng trong trường hợp làm mất hay hư hỏng tài liệu kế toán thì kê toán thường sao kê chứng từ, tài liệu gốc ra thành 1 số bản. Những tài liệu, chứng từ sao kê này có giá trị tương đương với bản gốc. Tuy nhiên, khi sao kế tài liệu, kế toán cần lưu ý những gì? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết sau

1. Những yêu cầu, quy định về tài liệu kế toán sao chụp

Đối với tài liệu kế toán sao kê thì doanh nghiệp phải được chụp từ bản chính và tài liệu kế toán sao chụp này phải có giá trị lưu trữ như bản chính. Đối với tài liệu kế toán sau khi sao chụp cần phải có chữ ký và dấu xác nhận bằng dấu (nếu có) người đại diện theo theo luật của đơn vị kế toán lưu theo bản chính hoặc áp dụng với cơ quan nhà nước phải quyết định tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán.

Đơn vị kế toán sử dụng tài liệu chỉ được sao kê tài liệu trong các trường hợp quy định tài khoản 2, 3, 4, 5 Điều này.

Trường hợp mà đơn vị kế toán co kèm theo dự án đầu tư và viện trợ của nước ngoài cần có thêm bản cam kết nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Như vậy  chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp Luật hoặc người được ủy quyền.

Những yêu cầu, quy định về tài liệu kế toán sao chụp

Nếu chứng từ thuộc về dự án và đề tài do cơ quan và đơn vị chủ trì nhưng được triển khai tại nhiều cơ quan đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán sẽ được lưu tại cơ quan và đơn vị trực tiếp sử dụng theo kinh phí của dự án, chương trình của đề tài đó. Trường hợp doanh nghiệp có quy định và dự án được sử dụng và triển khai ở nhiều cơ quan và những đơn vị khác theo chứng từ được lưu trữ ở cơ quan thuế, đơn vị chủ trì và đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí phải làm bản sao kế chụp lại chứng từ mang về cơ quan và đơn vị chủ trì của cơ quan và đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán phải gửi bản chụp đầy đủ có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp tài liệu kế toán của cơ quan nhà nước phải tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện có thẩm quyền phải quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

2. Tài liệu kế toán khi sao kê cần thực hiện theo những nguyên tắc nào?

Với trường hợp tài liệu kế toán đã mất hay bị hủy vì những nguyên nhân khách quan do thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và hay những nguyên nhân khác thì đơn vị kế toán phải đến các đơn vị mua hóa đơn đó và những đơn vị bán hàng hóa dịch vụ có liên quan để sao chụp tài liệu kế toán.

Đối với tài liệu sao chụp cần có chữ ký và đóng dấu xác nhận nếu có của người đại diện pháp luật  (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán và những đơn vị có liên quan khác.

Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản hay chấm dứt hoạt động kinh doanh thì trường hợp này người đai diện phải sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” và chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về việc xác nhận xác định tài khoản liên quan.

-  Ngọc Anh –

>>> Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán – Kế toán Đức Minh

>>> Hướng dẫn thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ

>>>Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán cần biết- Kế toán Đức Minh

• Chia sẻ
• Tweet