Giải cứu ác mộng “Thu hồi công nợ" cho dân kế toán bằng những bí quyết sau

Thu hồi công nợ - một công việc tưởng chừng nghe là thấy dễ mà nó lại là ác mộng của rất nhiều kế toán công nợ. Không phải lúc nào việc thu hồi công nợ cũng có thể giải quyết được do nhiều yếu tố mang lại. Tuy nhiên, vẫn có những “bí quyết thu hồi công nợ” một cách có hiệu quả nhất. Đó là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Kế toán Đức Minh

1. Đưa ra một văn bản chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh

Mọi giấy tờ văn bản trong kinh doanh cần chính xác tuyệt đối. Các thoả thuận cần được ký đúng thẩm quyền, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.

2. Cụ thể hóa thời hạn thanh khoản trong hoá đơn

Đặc biệt chú ý vào các con số và thời gian quy đinh của khoản nợ.

Ví dụ cụm từ “chi trả trong vòng 30 ngày kể từ 1/11” sẽ kém khẳng định hơn cụm từ “hạn chót thanh khoản vào ngày 30/11”.

3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ rõ ràng cho công ty

Phân công rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc thực hiện các biện pháp thúc đẩy thu hồi nợ. Hệ thống cần có sự rõ ràng và quy trình thống nhất thay vì tự phát. Ngoài yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp, rõ ràng không thể để xảy ra tình trạng "bom thư" hay gọi liên tục quấy rầy khách hàng khi thời hạn mới chớm đến 29/30 ngày.

Đội ngũ nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.

* Quy trình thu hồi nợ

 Quy trình thu hồi nợ

4. Sử dụng công nghệ cao và chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp với khách hàng

Việc trao đổi hay các vấn đề về hóa đơn, giấy tờ giải quyết qua nhắn tin, email tiện lợi và nhanh chóng hơn bưu chuyển và văn bản rất nhiều.

5. Hành động dứt khoát với những trường hợp công nợ khó đòi

Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, hãy quên việc gửi email hay thư từ nhắc nhở đi vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi. Thường thì các khoản nợ xấu đều sẽ xuất hiện tình trạng này, một vài văn bản đúng hợp đồng và quy định của pháp luật là biện pháp cần thiết.

6. Chuẩn bị sẵn những thông tin cần thiết khi gọi điện cho khách hàng

Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, hãy xem xét toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi trao đổi.

7. Xác định và chỉ trao đổi chi tiết với người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền chi trả Giải quyết thật nhanh các đầu mối để tiến tới đối tượng cuối cùng nhanh nhất có thể.

8. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp

 Đặc biệt nên ghi âm và lưu giữ lại mọi lịch sử giao dịch, thỏa thuận,, trao đổi hay tranh luận.

9. Yêu cầu cam kết chính xác

Không để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Hãy đề nghị một con số và thời gian chính xác, lập lại bằng văn bản cụ thể thỏa thuận và sau cuộc trao đổi hãy lập tức gửi một email xác nhận nội dung.

10. Luôn theo dõi khi khách hàng không tôn trọng cam kết chi trả

 Yêu cầu và đề nghị một cách rõ ràng với khách hàng về thời hạn trễ nhất có thể để tiến hành thanh khoản

11. Thuê một tổ chức chuyên thu nợ trong trường hợp xấu nhất xảy ra

Thuê một tổ chức chuyên thu nợ trong trường hợp xấu nhất xảy ra

Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này.

Thu hồi công nợ có thể khó nhưng khi có những bí quyết trên mà Kế toán Đức Minh đưa ra cho bạn thì nó đã đơn giản đi rất nhiều rồi đúng không ạ?

Các bạn có thể tham khảo thêm những bí quyết kế toán khác trên website: http://ketoanducminh.edu.vn/

- Ngọc Anh –

>>> Khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ, kế toán phải làm gì?

>>> Kế toán công nợ và những sai sót mà kế toán cần chú ý

>>> Bù trừ công nợ như thế nào? Đối trừ công nợ giữa 3 bên? 

>>> Công việc của kế toán công nợ là gì?

• Chia sẻ
• Tweet