Nguyên tắc, cách lập và hướng dẫn viết hóa đơn bán hàng chi tiết, cụ thể.

Trong doanh nghiệp thương mại, hóa đơn bán hàng là những chứng từ quan trọng thể hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Vậy hóa đơn bán hàng như thế nào là hợp lệ? Cách lập hóa đơn bán hàng ra sao? Và phải dựa theo nguyên tắc nào? Kế toán Đức Minh sẽ cung cấp đầy đủ thông tin giúp bạn đọc hiểu hơn vấn đề này.

1. Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng

Căn cứ theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ có quy định các nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng như sau:

1. Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

2. Tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư này.

a) Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.

b) Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.

c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.

d) Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.

đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án); hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này.

e) Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.

g) Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

3. Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.

4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.

3. Cách lập hóa đơn bán hàng đúng cách và đầy đủ nhất.

Các tiêu thức cần phải có ở hóa đơn bán hàng :

- Ngày tháng năm lập hóa đơn: là ngày chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung ứng dịch vụ, không phân biệt thu tiền hay chưa. Cụ thể với từng DN thương mại như sau: 

- Tên, đại chỉ, mã số thuế người bán / người mua: Phải ghi tên đầy đủ  hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.  

+Với trường hợp, DN bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi têm, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Nếu đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

+Với trường hợp, bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 VNĐ trở lên mà KH không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, địa chỉ, MST, thì vẫn phải lập hóa đơn bán hàng và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc : người mua không cung cấp thông tin ten, địa chỉ, MST”.

+Với các đơn vị kinh doanh xăng dầu bán lẻ, nếu người mua không yêu cầu hóa đơn thì cuối ngày vẫn phải lập chung một hóa đơn bán hàng cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày hôm đấy.

- Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lương, đơn giá và thành tiền: ghi theo thứ tự và nhớ gạch chéo phần bỏ trống( nếu có) để tránh trường hợp tự ý ghi thêm khống.

- Người bán ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

- Người mua ( ký, ghi rõ họ tên): Đặc biệt nếu áp dụng hình thức mua hàng qua điện thoại, internet hay fax thì người mua không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng khi lập hóa đơn bán hàng thì tại mục “người mua (ký, ghi rõ họ tên) phải ghi rõ hình thức bán hàng qua điện thoải, internet hay fax.

- Quy định đối với đồng tiền ghi trên hóa đơn bán hàng: là đồng tiền Việt Nam. Với trường hợp bán hàng thu ngoại tệ, phải ghi đơn giá tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường liên ngân hàng do NHNN công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng chi tiết

Nội dung trên hóa đơn bán hàng phải đúng với nội dung nghiệp vụ phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa, phải dùng một màu mực viết, không được viết mực đỏ, các chữ số phải viết liền nhau,  phần còn trống phải gạch chéo ( tránh trường hợp ghi thêm sai lệch).

- Hóa đơn được lập thành nhiều liên và các nội dung được sao chép y nguyên, phải thống nhất các đơn cùng liên  cùng số.

- Hóa đơn được lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, không ngắt quãng số thứ tự.

- Số tiền sau khi ghi bằng số phải ghi lại bằng chữ một lần nữa.

- Các tiêu chí cụ thể, hàng cột và chú ý khi viết trong hóa đơn bán hàng đã được nêu rõ ở mục trên.

Xem thêm : các mẫu hóa đơn bán hàng, các loại hóa đơn bán hàng, các nghiệp vụ kế toán bán hàng cơ bản.

Bạn có nhu cầu học kế toán bán hàng tại Hà Nội, Kế toán Đức Minh sẵn sang tiếp bước thành công cùng bạn.

Mọi chi tiết xem thêm: ketoanducminh.edu.vn

• Chia sẻ
• Tweet