Tổng hợp những nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phần 2

I.Chi tiền mặt.

1.Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng.

Định khoản

Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi tiền mặt tại quỹ lớn hơn mức quy định công ty sẽ mang tiền mặt nộp vào tài khoản tại ngân hàng. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1.Kế toán thanh toán tiền mặt lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

2.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.

3.Kế toán thanh toán ngân hàng nhận tiền từ thủ quỹ để ra ngân hàng nộp tiền vào tài khoản. Còn thanh toán kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ.

2.Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Định khoản

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.

2.Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

3.Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty (nhà cung cấp) đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

2.Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

4.Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 141 Tạm ứng

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

2.Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

5.Trả lương bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 334 Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Hàng tháng, căn cứ vào Bảng lương đã được duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu trả lương cho bộ phận kế toán. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động:

1.Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

2.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.

3.Nhân sự nhận tiền và căn cứ vào bảng lương để tiến hành trả lương cho nhân viên. Còn kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

6.Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty phát sinh nghiệp vụ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào số thuế GTGT phải nộp do cơ quan hải quan xác định, nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng nhập khẩu yêu cầu chi tiền mặt để nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu.

2.Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

5.Sau khi nộp thuế xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp thuế của Kho bạc.

6.Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy xác nhận nộp thuế sẽ kê khai hoá đơn nhập khẩu lên bảng kê thuế GTGT mua vào.

7.Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt (GTGT, TNDN, TTĐB,…)

Định khoản

Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra

Nợ TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu

Nợ TK 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

Nợ TK 3335 Thuế thu nhập cá nhân

Nợ TK 3336 Thuế tài nguyên

Nợ TK 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

Nợ TK 3338 Thuế Bảo vệ môi trường và các loại thuế khác

Nợ TK 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế tiêu thụ đặc biệt… thường phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, TTĐB, thuế môn bài… kế toán thuế yêu cầu chi tiền nộp thuế.

2.Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Kế toán thuế nhận tiền và nộp thuế vào tài khoản của cơ quan thuế. Còn kế toán thanh toán thì căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

8.Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 3382 Kinh phí công đoàn

Nợ TK 3383 Bảo hiểm xã hội

Nợ TK 3384 Bảo hiểm y tế

Nợ TK 3385 Bảo hiểm thất nghiệp (TT133)

Nợ TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp (TT200)

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, thường phát sinh các hoạt động sau:

1.Căn cứ vào Bảng lương của nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệp nộp bảo hiểm sẽ lập yêu cầu chi tiền mặt để nộp bảo hiểm.

2.Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

3.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

4.Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

5.Sau khi nộp bảo hiểm xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp bảo hiểm của cơ quan bảo hiểm.

9.Chi khác bằng tiền mặt.

Định khoản

Nợ TK 121 Chứng khoán kinh doanh

Nợ TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn (TT200)

Nợ TK 1386 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TT133)

Nợ TK 341 Vay và nợ thuê tài chính

Nợ TK 336 Phải trả nội bộ

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT200)

Nợ TK 642 Chi phí quản lý kinh doanh (TT133)

Nợ TK …

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh các nghiệp vụ chi khác bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

1.Kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

2.Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.

3.Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

II. Kiểm kê quỹ

Định khoản

1. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê.

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)

Có TK …

2. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê.

Nợ TK 138 Phải thu khác (1381)

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK …

Mô tả nghiệp vụ

Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :

1.Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.

2.Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.

3.Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.

4.Sau khi tìm nguyên nhân thì thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Huyen Babi-

Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết có liên quan

>>> Tổng hợp những nghiệp vụ liên quan đến Tài sản cố định phần 2

>>> Tổng hợp những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho phần 2

>>> Tổng hợp những nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phần 1 - Kế toán Đức Minh.