Thủ tục đăng ký lao động ban đầu từ 01/7/2026: doanh nghiệp cần làm gì?

1. Căn cứ pháp lý về thủ tục đăng ký lao động từ ngày 01/7/2026

Căn cứ theo Quyết định số 645/QĐ-BNV ngày 09/6/2026 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký lao động quy định từ ngày 01/7/2026, thủ tục đăng ký lao động được áp dụng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

+ Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đăng ký tham gia BHXH thì thực hiện đăng ký lao đồng thời với việc đăng ký tham gia BHXH.

+ Trách nhiệm cung cấp thông tin: Theo Khoản 1, Điều 5, Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật việc làm về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin phục vụ đăng ký lao động thông qua Tờ khai đăng ký tham gia BHXH.

Đối với các nhóm người lao động không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hoặc người thất nghiệp, việc thực hiện đăng ký lao động sẽ áp dụng theo lộ trình từ 01/01/2027.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi đăng ký?

Theo Điều 4, Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký lao động bao gồm 05 nhóm thông tin chính:

+ Thông tin nhân thân của người lao động (họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh, giới tính, địa chỉ...);

+ Trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng nghề;

+ Thông tin việc làm và hợp đồng lao động;

+ Thông tin tham gia BHXH và các chế độ liên quan;

+ Các thông tin khác phục vụ quản lý thị trường lao động theo quy định.

3. Thủ tục đăng ký lao động ban đầu thực hiện như thế nào?

Theo hướng dẫn tại Quyết định 645/QĐ-BNV trình tự thực hiện đăng ký lao động gồm các bước sau:

Bước 1: Người lao động cung cấp thông tin

Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký lao động

Người sử dụng lao động đăng ký thông tin cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký lao động, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.

Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận và đồng bộ dữ liệu

Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.

Lưu ý: Thủ tục đăng ký lao động ban đầu không thu phí. Thời gian giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Hồ sơ đăng ký lao động

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký lao động bao gồm các giấy tờ như sau:

Tờ khai đăng ký tham gia BHXH theo quy định tại Khoản 1, Điều 27, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, trong đó bổ sung các thông tin quy định tại Điểm a, b Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 318/2025/NĐ-CP.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15).

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục đăng ký lao động từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần lưu ý:

+ Thực hiện đăng ký lao động đồng thời với hồ sơ báo tăng hoặc điều chỉnh tham gia BHXH cho người lao động.

+ Kiểm tra đầy đủ, chính xác thông tin do người lao động cung cấp trước khi gửi cơ quan BHXH.

+ Lưu trữ hồ sơ điện tử và các chứng từ liên quan theo quy định.

+ Kịp thời thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi có thay đổi về nhân sự hoặc thông tin của người lao động.

+ Chủ động cập nhật các hướng dẫn của Bộ Nội vụ và cơ quan BHXH để bảo đảm thực hiện đúng quy trình.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> 7 thủ tục bắt buộc từ 07/2026 và 01/2027 khi đăng ký lao động mới

>>> Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh

>>> Tìm hiểu chế độ BHXH khi tăng lương cơ sở từ 01/7/2026 – Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-MsLe-