Trả lời nhanh
Phần diễn giải trong sổ Nhật ký chung Excel nên được ghi nhất quán để khi lọc (Filter) hay in sổ vẫn dễ đọc, dễ tra cứu, cả với kế toán nội bộ và kế toán thuế. Nên ghi kèm số hóa đơn, ghi dạng thống nhất như "Thu tiền hàng – tên khách hàng", và chi tiết tài khoản cấp 2 như TK 6422 thay vì dồn hết vào TK 642 tổng hợp.
Ý chính
- Diễn giải nhất quán giúp lọc và in sổ không bị lủng củng, dễ hiểu cho người đọc sau
- Không ghi chung chung "Chi phí QLDN", vì sang kỳ sau sẽ khó nhớ chi phí đó là gì
- Nên ghi thêm số hóa đơn vào dòng diễn giải để dễ tìm khi đối chiếu
- Thu tiền theo Giấy báo Có ghi thống nhất "Thu tiền hàng – Công ty X", không chép nội dung ngân hàng
- Chi tiết tài khoản cấp 2, ví dụ TK 6422, để Giám đốc cần là có số liệu chi tiết
- Ghi thống nhất, ngắn gọn giúp tiết kiệm thời gian khi bàn giao hoặc làm kế toán thuế
Theo quy định tại thời điểm đăng bài (08/11/2016); chính sách có thể đã thay đổi.
1 số ví dụ nhỏ để các bạn thấy được điều cần thiết của phần diễn giải nhất quán là như thế nào:
Ví dụ 1: Trường hợp là các khoản chi phí được chi trong 1 tháng được diễn giải không nhất quán ngay sau khi chúng ta Filter (lọc) như thế này:
Theo thói quen có thể 1 số bạn kế toán ghi theo ý hiểu của mình hoặc cứ ghi cho có, ghi thấy đúng là được chưa quan tâm đến việc khi chúng ta lọc ra nhìn sẽ như thế nào ạ. Bây giờ các bạn đã nhìn thấy lỗi sai của mình chưa ạ? Có bạn nói cùng là nội dung diễn giải là hạch toán vào TK 642 – Chi phí Quản lý doanh nghiệp, sao lại phải rắc rối vây. Xin thưa là nếu các bạn không thống nhất 1 cách diễn giải khi nhìn vào thấy rất lủng củng nhé. Nhất là khi các bạn chi mà cho hết vào TK Tổng hợp 642 mà không chi tiết thì khi Giám đốc muốn chi tiết là các bạn đã chịu cứng rồi ạ, vì trong TK 642 còn chi tiết cho các bộ phận của TK chi tiết cấp 1, cấp 2. Càng chi tiết các bạn càng quản lý dễ hơn và tách chi phí dễ hơn nhé.
Ví dụ, ngày 12/01/2015 và ngày 15/01/2015 các bạn đều ghi là Chi phí QLDN,
Liệu sang tháng sau và quý sau các bạn có còn nhớ chi phí đấy là gì nữa hay không? Ngoài việc, các bạn viết cho mình hiểu còn phải cho người đọc hiểu chứ ạ. Tại phần Số hiệu của chứng từ, các bạn cũng cần ghi theo một cách thống nhất, Kế toán Đức Minh xin chia sẻ là các bạn nên ghi số Hóa đơn thêm vào dòng Diễn giải (hay Nội dung) để dễ dàng cho việc theo dõi và khi in sổ hoặc khi lật lại chỗ đã sai sẽ dễ tìm hơn ạ.
Ví dụ 2: Diễn giải sổ NKC trường hợp các khoản thu tiền từ các khách hàng của Công ty
GIẤY BÁO CÓ
Căn cứ vào Giấy Báo Có ở trên mà kế toán ghi diễn giải theo ngày 08&09/1 trong Nhật ký chung excel như trên là đang ghi lại theo nội dung mà Ngân hàng viết.
Còn lại ngày 13-25/01, phần diễn giải nội dung là thu tiền hàng về bản chất thì đúng nhưng cách ghi vẫn chưa thống nhất. Kế toán Đức Minh xin chia sẻ cách ghi đúng như sau:
Thu tiền hàng – Công ty Thanh Danh
Thu tiền hàng – Công ty Linh Phương
Thu tiền hàng – Công ty Uy Tín
Do vậy khi các bạn in sổ ra, sổ sách nhìn sẽ rất đẹp, câu chữ không lủng củng mà vẫn phản ánh đúng nội dung cần diễn đạt 1 cách chuẩn xác.
Ví dụ 3: Diễn giải sổ Nhật ký chung excel trong trường hợp là các khoản chi bằng tiền mặt
Dựa vào TK đối ứng chúng ta có thể biết được các khoản chi trên là chi cho cái gì, nhưng nếu chúng ta chỉ in sổ quỹ không mà quên không in chi tiết TK đối ứng thì các bạn “kế” có thể nhìn ra được là chi gì nữa không. Có bạn lại bảo mình sẽ căn cứ vào Số hiệu chứng từ và tìm chứng từ đó ra. Đương nhiên là điều đó là có thể, nhưng Kế toán Đức minh cũng xin lưu ý với các bạn là sẽ mất rất nhiều thời gian với những công ty có các khoản chi của 1 tháng nhiều, vừa làm kế toán nội bộ và vừa làm thuế chắc bạn sẽ đau đầu, lúc đấy các bạn sẽ lựa chọn cách nào ạ? Nên ghi theo ngày 23/01 đối với Hóa đơn không có thuế hoặc các bạn nên chi tiết thêm cho TK cấp 2 – 6422 là 6422-K (hóa đơn không có thuế).
Xin chia sẻ đối với các bạn làm Kế toán thuế thì cách ghi thống nhất, ngắn gọn sẽ tiết kiệm thời gian. Đã có rất nhiều Công ty đã phải thuê cả kiểm toán vào giúp đỡ Công ty, có khi làm và bóc tách 1-2 tháng mới xong, vì Công ty đã thay 2-3 kế toán, mỗi người 1 cách ghi khác nhau, không chi tiết các TK vì như vậy làm nhanh hơn. Đối với 1 kế toán nội bộ thì việc diễn giải chuẩn xác nội dung trong phiếu chi, phiếu thu hay các khoản chi khác cũng rất quan trọng. Nếu các bạn là sinh viên mới ra trường thì cần hỏi kế toán trưởng hoặc Giám đốc của mình nên ghi thế nào là hợp lý, đủ ý, dễ hiểu. Nhất là đối với các công ty lớn, Tập đoàn lớn có các chi nhánh thì người kế toán đó cần tham khảo thêm ở những sổ sách của những kế toán cũ xem thế nào là hợp lý, trường hợp nếu công ty chưa ghi rõ ràng và đủ ý kế toán cần mạnh dạn góp ý cho chủ doanh nghiệp, tránh sau này chủ doanh nghiệp đó quay lại trách mình, không tín nhiệm hoặc đổ lỗi oan, sai cho mình nhé.
Kế toán Đức Minh chúc các bạn kế toán có vốn kiến thức thật vững vàng, trải nghiệm nhiều hơn và hoàn thành tốt công việc của mình 1 cách xuất sắc.
>>> Các hình thức ghi sổ kế toán cực kỳ chi tiết
>>> Cách ghi sổ Nhật ký chung excel
Khoá học liên quan
Kế toán thực tế
Kèm 1-1 trên chứng từ thật · khai giảng liên tục
