Học kế toán trên excel "Hướng dẫn vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung"

 Bài trước Đức minh đã chia sẻ với các bạn về "Học kế toán trên excel với bước thiết lập và nhập số dư đầu kỳ". hôm nay sẽ giới thiệu tới các bạn về phần "Hướng dẫn vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung"

 Trong kế toán có 5 hình thức vào sổ kế toán cơ bản:

- Nhật ký sổ cái: hình thức này được sử dụng phổ biến tại các đơn vị có quy mô nhỏ, nghiệp vụ phát sinh it. Nhật ký sổ cái ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống,

- Nhật ký chung: là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó làm căn cứ để ghi vào sổ cái.

- Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại giao dịch nghiệp vụ và ghi rõ nội dung vào sổ cho tùng giao dịch nghiệp vụ ấy ( ghi nợ, ghi có vào tài khoản và đối ứng với những tài khoản liên quan) 

 - Nhật ký chứng từ: là hình thức có nhiều ưu điểm nhất trong điều kiện kế toán thủ công được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn, có nhiều nghiệp vụ và nhiều nahan viên kế toán có trình độ cao.

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ khác với các hình thức kế toán khác, hình thức kế toán nhật ký chứng từ tuân thủ theo một số nguyên tắc chủ yếu sau đây: 

+ Mở sổ kế toán theo vế Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của mỗi tài khoản đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan.

+Kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế đó theo nội dung kinh tế (trên tài khoản kế toán); việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép; việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo cáo. 

 + Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của tài khoản và các chỉ tiêu hạch toán chi tiết các chỉ tiêu báo biểu quy định.

- Hình thức kế toán trên máy vi tính: công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính, Đối với hình thức kế toán trên máy vi tính các loại sổ rất đa dạng, phong phú, đặc biệt các sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà kế toán sử dụng các loại sổ, in ấn lưu trữ cho phù hợp.

Tuy nhiên, hình thức kế toán Nhật ký chung là 1 trong những hình thức kế toán phổ biến không chỉ dễ dàng lại rất thuận tiện, do đó nó được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Hình thức vào sổ kế toán bằng Nhật ký chung gồm các loại sổ sách:

- Các loại sổ sách: mua - bán hàng chịu, thu - chi tiền mặt là những loại sổ nhật ký đặc biệt. Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái.

- Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép một cách chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ cho yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán ghi sổ Nhật ký chung

- Điều kiện áp dụng: áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp

- Đặc trưng cơ bản của ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sở Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Về trình tự ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp nói chung thì thường có giai đoạn là: Mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán. Để tìm hiểu thêm các bạn tham khảo thêm bài viết sau: Quy trình ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp

Còn Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung thì sẽ phải tuân theo các bước dưới đây:

- Ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung

- Ghi các số liệu từ sổ nhật kí chung vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

- Nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì phải ghi thêm vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết...

Trường hợp đơn vị có mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.

Nguyên tắc chung: tổng số phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có trên bảng cân đối số dư

Số phát sinh = tổng tiền đã ghi trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

>>> Các hình thức ghi sổ kế toán