Những sai sót thường gặp khi lập dự toán

Việc nhầm lẫn trong quá trình lập dự toán là điều không tránh khỏi với người làm kế toán xây dựng nhất là với người mới làm quen với dự toán. Vậy những lỗi hay gặp nhất khi lập dự toán là gì?

Đức Minh xin chia sẻ một số sai sót trong quá trình lập dự toán để mọi người cùng tham khảo.

1. Sai sót số học:

- Nhầm đơn vị: ví dụ thường đơn vị của dự toán với thép là tấn (1000kg), đào đất bằng máy là 100m3, hoặc vận chuyển bê tông bằng ô tô chuyển trộn là 100m3, ván khuôn là 100m2. Nhưng khi tính mọi người nhầm, thép thì có khi cứ để 0,07 tấn thành 70 tấn-> giá trị tăng hàng trăm, thậm chí là hàng tỷ đồng!

- Nhầm dấu phẩy (,) với dấu chấm (.): Trong máy tính mỗi người có thể đặt dấu chấm hay dấu phẩy khác nhau cho những số thập phân, khi đó nếu không quen, bạn có thể nhầm lẫn đến 1000 lần, ví dụ: 1,000 tấn có nghĩa là 1 tấn, những có thể nhầm thành 1000 tấn! Thường dùng dấu phẩy (,) thể hiện đơn vị thập phân, và máy tính của bạn nên để mặc định như vậy thì tốt hơn!

2. Sai do áp dụng định mức đơn giá không đúng:

- Áp dụng định mức, đơn giá không phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được chỉ định trong thiết kế:

Ví dụ 1: Bê tông yêu cầu là M300#, xi măng PC40, tuy nhiên có thể vô tình bạn tra thành M250#, và cứ áp dụng mã xi măng PC30….cẩn thận nhé!

Ví dụ 2: Vữa xi măng cát vàng M75#, có người tra thành vữa tổng hợp M75# hoặc vữa xi măng cát mịn M75#... cần ưu ý!

- Sử dụng định mức, đơn giá không phù hợp với đặc điểm cụ thể từng công trình

Ví dụ 3: Khối lượng đào móng là lớn, thậm chí áp dụng đào ao khoảng vài nghìn m3, vậy mà cứ áp mã đào bằng thủ công! Vừa không thực tế, vừa kênh giá trị dự toán lên hàng trăm triệu!

- Tính trùng lặp đơn giá: Bạn có thể tính 1 công tác thành 2-3 công tác mà không biết nó đang trùng lặp

Ví dụ 4: Trong công tác lợp ngói 22viên/1m2 (cho biệt thự), trong đó đã có ngói, nhưng vẫn có người tính tiếp công tác mua và vận chuyển ngói.

- Tính thiếu đơn giá: Bạn có thể bỏ sót những công tác mà rõ ràng trong thực tế không thể không có được

Ví dụ 5: Công tác đổ dầm sàn bằng bê tông thương phẩm, nhớ là còn công tác sản xuất và vận chuyển bê tông đấy nhé! (3 mã hiệu riêng biệt) 

- Do thiếu định mức đơn giá, áp dụng vận dụng dẫn đến sai sót:

Tình trạng này khá phổ biến, do một số công tác không có định mức người ta thường vận dụng, hoặc có định mức nhưng không có đơn giá, tự xây dựng đơn giá và có những sai sót nhất định:

Ví dụ 6: Khi áp dụng 1 số mã vận chuyển vác bộ vật tư, vật liệu, người ta áp dụng mã vật tư mã XP.xxxx - Định mức sửa chữa 1778, tuy nhiên do chưa hiểu hết bản chất, vận dụng về cự ly không đúng dẫn đến sai về cách tính.

Ví dụ 7: Hiện đã có định mức sửa chữa, tuy nhiên đơn giá lại chưa được ban hành ( như ở TP Hà Nội chẳng hạn), n­hư vậy người lập dự toán phải xây dựng đơn giá sửa chữa dựa trên bảng giá nhân công, máy thi công và công bố giá vật liệu của HN. Quá trình này không dễ dàng, nếu không có kinh nghiệm về đọc và áp dụng định mức sẽ dẫn đến nhiều sai sót.

3, Sai sót khi tính khối lượng:

- Tính thiếu hoặc thừa KL từ bản vẽ

Ví dụ 8: Do bản vẽ vẽ đối xứng, thống kê thép một nửa, dẫn đến KL bê tông, thép hay cố pha cũng có một nửa. Lỗi này thường do người lập dự toán chưa chuyên nghiệp trong việc đọc bản vẽ

- Tính thừa hoặc thiếu giao các kết cấu

- Có khối lượng cho công tác gia công, sản xuất (cửa, kết cấu thép vv...) nhưng lại không có mã cho công tác lắp dựng

- Bỏ sót( không tính) 1 số khối lượng xây lắp

Ví dụ 9: Thiết kế yêu cầu cả sơn, bả, nhưng tính chỉ có sơn; thiết kế yêu cầu có sử dụng sika để chống thấm cho bể nước nhưng lại quên tính ...

- Gộp chung khối lượng các loại kết cấu trong cùng một loại công tác không đúng yêu cầu kỹ thuật;

Ví dụ 10: Nhiều người coi việc áp dụng mã hiệu móng và giằng móng là giống nhau nên gộp làm 1, hoặc áp chung mã vách thang máy với cột làm 1 mã hiệu

4, Sai sót khi áp dụng các hệ số điều chỉnh:

- Áp dụng không đúng các quy định điều chỉnh đơn giá hoặc từng khoản mục chi phí của đơn giá trong dự toán:

Khi áp dụng định mức, thường có các hệ số điều chỉnh kèm theo do điều kiện thi công khác nhau đối với vật liệu,nhân công, máy thi công. Đa phần người lập dự toán hiện nay áp dụng phần mềm mà ít người chịu khó đọc định mức đơn giá nên rất dễ bị nhầm, đấy thực sự là một điều cần lưu tâm đối với người làm dự toán.

- Chưa hoặc cập nhật sai các thay đổi chế độ chính sách nhà nước, đặc biệt là về tiền lương: từ đó có các hướng dẫn điều chỉnh dự toán. Người làm dự toán cũng cần lưu ý đến hệ số điều chỉnh áp dụng cho từng vùng, cho từng đơn giá (có những đơn giá xây dựng theo mức lương tối thiểu không đúng như mức vận dụng điều chỉnh phổ biến, ví dụ: hiện nay Hà Tĩnh, Phú thọ đã xây dựng đơn giá 2008 với mức lương 540.000, tuy nhiên nhiều người vẫn nhầm tưởng 450.000 và điều chỉnh y hệt như bảng hệ số sẵn có trong TT05.2009)

- Lưu ý đến một số hệ số mà ít khi xuất hiện: Hệ số điều chỉnh vật liệu; hệ số điều chỉnh nhân công theo phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm ,phụ cấp độc hại vv....; Hoặc hệ số điều chỉnh chi phí chung nơi công trình thi công trong điều kiện khó khăn, đặc biệt vv....

Trên là 1 số sai lầm mà Đức minh tổng hợp lại mặc dù sẽ còn nhiều sai sót trong quá trình lập dự toán, tuy nhiên sẽ được cập nhật ở các bài tiếp theo, do vậy các bạn nên thường xuyên truy cập vào website ketoanducminh.edu.vn để theo dõi nhưng thông tin mới nhất nhé!

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán (phần 1)

>>> Những sai sót thường gặp khi lập và sử dụng hoá đơn.

>>> Những sai sót thường gặp khi làm phần hành Kế toán Tiền mặt