Lợi ích và cách quản lý kho hàng hóa trên phần mềm Excel

1. Lợi ích của quản lý tồn kho

Hàng hóa tồn kho tại các doanh nghiệp hay cửa hàng đều có số lượng vô cùng lớn và việc quản lý nó là tương đối khó, yêu cầu, đòi hỏi người việc quản lý là chính xác, tỉ mỉ và cẩn thận. Có quản lý tốt hàng tồn kho tốt thì chủ doanh nghiệp mới biết và xác định được số lượng hàng hóa còn tồn từ đó có kế hoạch sản xuất hàng hóa hợp lý và hiệu quả

Quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc sản xuất, mua bán và điều phối hàng hóa tốt nhất

2. Cách quản lý kho hàng hóa trên phần mềm Excel

Bảng này dùng chủ yếu cho công tác quản lý hàng tồn kho ở các công ty thương mại có khối lượng nhập xuất lớn và có nhiều kho.

Các nghiệp vụ nhập xuất kho như sau :

– Về nhập kho :

+ Nhập mua hàng : Bao gồm Nhập mua hàng Nhập khẩu và mua hàng trong nước. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở các kho chi tiết, và nó cũng làm tăng số lượng hàng tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).

+ Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng.

+ Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng sl hàng tồn ở kho tổng.

+ Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang. Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).

+ Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng…

Cách quản lý kho hàng hóa trên phần mềm Excel

– Về xuất kho :

+ Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng.

+ Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này.

+ Xuất mẫu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng.

+ Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng.

+ Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng sl hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng…

Như vậy, trong tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho thì chỉ có nghiệp vụ nhập xuất kho nội bộ là không làm thay đổi số lượng hàng hóa ở kho tổng, còn các nghiệp vụ khác vừa làm tăng giảm hàng hóa ở kho chi tiết, vừa làm thay đổi số lượng tồn ở kho tổng.

=> Các công ty về sản xuất hay xây dựng có theo dõi hàng tồn kho theo bảng mẫu này và các nghiệp vụ xuất kho vật tư dùng cho sản xuất hay xây lắp sẽ tương tự như nghiệp vụ xuất bán hàng hóa.

- Ngọc Anh -

>>> Các hàm excel chuyên dùng trong kế toán kho

>>> Sai sót hay gặp trong kế toán hàng tồn kho 2017

>>> Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

>>> KHO ÂM - Vấn đề đau đầu của Kế toán thuế.

>>> 1 số Kinh nghiệm hay khi làm kế toán hàng tồn kho - thủ kho