Hạch toán mua hàng nhập kho phát hiện thiếu so với hoá đơn mua hàng

1. Nếu DN áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

1.1. Trong trường hợp Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn => Làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời sử dụng TK 138 (TK 1381) “Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu”, ghi:

Nợ TK 1561: Giá mua hàng hóa (Trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có Thuế GTGT)

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân chưa có thuế)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Theo hóa đơn)

Có TK 111, 112, 331,... (Theo hóa đơn)

- Khi nhận được quyết định xử lý số hàng hóa thiếu; Tùy theo từng tình huống cụ thể, ghi ssoor như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa (Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

+ Nếu thiếu được xác định do Bên bán gửi thiếu và Bên bán đã giao bổ sung đủ số hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 1561: Giá mua hàng hóa (Trị giá hàng thiếu Bên bán đã giao bổ sung)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

+ Nếu thiếu được xác định do Bên bán gửi thiếu nhưng Bên bán không còn hàng để giao bổ sung; Bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua => Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi:

Nợ TK 111, 112, 331,... (Số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

+ Nếu hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ TK 1388, 111 (Trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu đã xử lý chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

+ Nếu hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu đã xử lý chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

1.2. Trong trường hợp Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Trị giá hàng hóa nhập kho và trị giá hàng hóa thiếu ghi nhận ở TK 1381 là giá đã có thuế GTGT (Theo tổng giá thanh toán) => Khi xử lý, căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (Tương tự trường hợp 1.1).

2. Nếu DN áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

2.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn => Làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập Biên bản chờ xử lý, đồng thời sử dụng TK 138 (TK 1381) “Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu”, ghi:

Nợ TK 156: Hàng hóa (Trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có Thuế GTGT)

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chưa có Thuế GTGT)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Theo hóa đơn)

Có TK 111, 112, 331,... (Theo hóa đơn)

- Khi nhận được quyết định xử lý số hàng hóa thiếu; Tùy theo từng tình huống cụ thể => Sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 156: Hàng hóa (Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

+ Nếu thiếu được xác định do Bên bán gửi thiếu và Bên bán đã giao bổ sung đủ số hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 156: Hàng hóa (Trị giá hàng thiếu Bên bán đã giao bổ sung)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

+ Nếu thiếu được xác định do Bên bán gửi thiếu nhưng Bên bán không còn hàng để giao bổ sung; Bên bán căn cứ vào Biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua => Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi:

Nợ TK 111, 112, 331,... (Số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

+ Nếu hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ TK 1388, 111 (Trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu đã xử lý chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

+ Nếu hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý (Trị giá hàng thiếu đã xử lý chưa có Thuế GTGT)

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Số thuế GTGT giảm tương ứng)

2.2. Trong trường hợp Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Trị giá Hàng hóa nhập kho và trị giá hàng hóa thiếu ghi nhận ở TK 1381 là giá đã có Thuế GTGT (Theo tổng giá thanh toán) => Khi xử lý, căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (Tương tự trường hợp 2.1).

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Mua hàng không có hóa đơn của cá nhân không kinh doanh – Kế toán Đức Minh

>>> Những điều cần chú ý khi làm bút toán kết chuyển cuối kỳ - Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-