Hạch toán kế toán thanh toán

1. Hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.1. Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt

- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ; Phiếu thu tiền; Bảng kê giao dịch ngân hàng).

- Thu tiền hoàn ứng của nhân viên Công ty bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 141

(Hồ sơ gồm: Phiếu hoàn ứng; Phiếu thu tiền).

- Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 131

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng (Nếu có); Phiếu thu tiền)

- Bán thành phẩm, hàng hóa chịu Thuế GTGT thu bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 511

Có TK 3331

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Hóa đơn GTGT; Phiếu xuất kho; Chứng từ giao nhận (Nếu có); Phiếu thu tiền)

- Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 131

(Hồ sơ gồm: Phiếu thu tiền; Biên bản đối chiếu công nợ (Nếu có))

1.2. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt

- Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Phiếu chi tiền; Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản; Bảng kê giao dịch ngân hàng)

- Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên Công ty đi công tác, ghi:

Nợ TK 141

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị tạm ứng; Phiếu chi tiền)

- Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Phiếu chi tiền)

- Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho, ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Phiếu giao hàng; Phiếu chi tiền)

- Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Phiếu chi tiền; Biên bản đối chiếu công nợ (Nếu có))

- Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước,...), ghi:

Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Hóa đơn; Phiếu chi tiền)

1.3. Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng

- Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 111

(Hồ sơ gồm: Phiếu chi tiền; Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản; Bảng kê giao dịch ngân hàng)

- Thu tiền hoàn ứng của nhân viên Công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 141

(Hồ sơ gồm: Phiếu hoàn ứng; Giấy báo có)

- Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 131

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng (Nếu có); Giấy báo có)

- Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển khoản trả tiền ngay, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 511

Có TK 3331

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Hóa đơn GTGT; Phiếu xuất kho; Chứng từ giao nhận (Nếu có); Giấy báo có)

- Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 112

Có TK 131

(Hồ sơ gồm: Giấy báo có; Biên bản đối chiếu công nợ (Nếu có))

1.4. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền qua ngân hàng

- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo nợ; Phiếu thu tiền; Bảng kê giao dịch ngân hàng)

- Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc

Nợ TK 141

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy báo nợ)

- Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Giấy báo nợ)

- Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 153

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Hợp đồng/Đơn hàng; Phiếu giao hàng; Giấy báo nợ)

- Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Giấy báo nợ; Biên bản đối chiếu công nợ (Nếu có))

- Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước,...) qua giao dịch chuyển khoản, ghi:

Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Hóa đơn; Giấy báo nợ)

- Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên, ghi:

Nợ TK 334

Có TK 112

(Hồ sơ gồm: Bảng lương đã ký duyệt; Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận; Giấy báo nợ)

2. Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến kế toán thanh toán

2.1. Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu - chi tiền mặt

* Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt

Căn cứ vào các chứng từ thanh toán ở các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán tiến hành:

- Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán xem đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán đã đúng với quy chế tài chính của Công ty chưa.

- Xét duyệt hồ sơ thanh toán.

- Tiến hành lập phiếu chi và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.

- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thanh toán.

- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.

- Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa Sổ quỹ của kế toán với Sổ quỹ của thủ quỹ; Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

* Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt

Căn cứ vào nghiệp vụ thu tiền mặt như rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, thu từ bán hàng,... => Kế toán thanh toán tiến hành:

- Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ phát sinh có liên quan đến việc thu tiền.

- Lập phiếu thu và trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.

- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền.

- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào Sổ sách kế toán.

- Cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu giữa Sổ quỹ của kế toán với Sổ quỹ của thủ quỹ; Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.

2.2. Quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu - chi tiền gửi ngân hàng

* Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền gửi ngân hàng

Căn cứ vào yêu cầu thực hiện thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành:

- Lập ủy nhiệm chi (Trường hợp chuyển tiền đi) hoặc lập Séc (Trường hợp rút tiền mặt).

- Tiến hành trình ký với Kế toán trưởng, Giám đốc.

- Chuyển chứng từ ra ngân hàng để thực hiện giao dịch.

- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền gửi ngân hàng vào Sổ sách kế toán.

- Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng Doanh nghiệp, định kỳ (Hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng) => Kế toán tiến hàng đối chiếu Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng với Sổ phụ ngân hàng (Sao kê tài khoản chi tiết).

* Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền gửi ngân hàng

Căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành:

- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền qua ngân hàng vào Sổ sách kế toán.

- Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng Doanh nghiệp, định kỳ (Hàng ngày, hàng tuần hoặc cuối tháng) => Kế toán tiến hàng đối chiếu Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng với Sổ phụ ngân hàng (Sao kê tài khoản chi tiết).

 Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Hướng dẫn chi tiết hạch toán kế toán doanh nghiệp sữa chữa ô tô - Kế toán Đức Minh.

>>> Hướng dẫn hạch toán chi phí sử dụng vốn chi tiết

 -ST-

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Kế toán thanh toán là gì? Công việc của kế toán thanh toán