Điều chỉnh TK 242 năm trước và quy định về thời gian phân bổ

Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí có thời gian phân bổ trên 1 năm và không quá 3 năm. Khi đến hạn phân bổ có thể kiểm kê và đánh giá lại CCDC.

Có 1 số trường hợp liên quan đến Chi phí trả trước dài hạn của kỳ trước ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của kỳ hiện tại, được xử lý như sau:

• Trường hợp 1: CCDC năm 2014, kế toán hạch toán ghi Nợ 242 / Có 111, nhưng quên chưa phân bổ và treo số dư trên 242. Năm 2016 Các bạn kế toán nên hạch toán làm bút toán điều chỉnh phân bổ sang Giá vốn ghi Nợ 632/ Có 242 để triệt tiêu Dư Nợ 242 trên bảng Cân đối số phát sinh.
• Trường hợp 2: CCDC cuối năm 2014, khi kiểm kê đánh giá lại CCDC nhưng cả năm 2015 cũng không phân bổ, sang năm 2016 các bạn có thể giải trình là mua về cất vào kho chưa sử dụng, nên chưa tính phân bổ. Đầu năm 2016 bắt đầu đưa vào sử dụng nên các bạn nhập vào số dư ban đầu và tiếp tục phân bổ CCDC, thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.

Cách kiểm tra và xử lý các chứng từ CCDC của các năm trước được thực hiện theo các trình tự dưới đây:

• Kiểm tra các Hợp đồng, hóa đơn liên quan đến các khoản chi phí này
• Theo dõi Bảng phân bổ chi phí theo các năm (theo nguyên tắc Đầu – Cuối). Hàng tháng cần in bằng excel hoặc kết xuất dữ liệu từ phần mềm ra để lưu theo 1 cách nhất quán.
• Kiểm tra Chi phí trả trước đã được phân loại đúng chưa, khi trình bày trên Báo cáo tài chính đã phù hợp chưa? Kiểm tra bảng Cân đối kế toán xem đã tách các khoản chi phí Nợ phải trả và chi phí hợp lý hay chưa?

Ví dụ: Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh trả trước tiền thuê nhà trong 2 năm 2015 và 2016. Khi lập báo cáo tài chính năm 2016 doanh nghiệp phân loại khoản chi phí trả trước này vào ô mã số 261: Tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

• Kế toán cần tính toán hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Ghi nhận chi phí trả trước về nguyên giá và thời điểm ghi nhận theo TT 133 và TT 200 đã đúng hay chưa?

Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh lưu ý các bạn về thời gian phân bổ CCDC theo Thông tư của Bộ tài chính tại Điều 47/TT 200/2014-BTC quy định về nguyên tắc hạch toán tài khoản 242 chi phí trả trước như sau:

1. Theo chế độ kế toán về Thời gian Phân bổ CCDC

….c) Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.

d) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.”

Đặc biệt, Theo Chuẩn mực số 01 quy định về nguyên tắc phù hợp tại mục số 6 -“Phù hợp 06 có quy định thêm như sau:

“…Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.”

Từ đó cho thấy :

• Doanh nghiệp lựa chọn thời gian phân bổ công cụ dụng cụ cho phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
• Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích của CCDC và doanh thu tương ứng trong kỳ để xác định chi phí phân bổ của CCDC
• Căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn thời gian và tỷ lệ phân bổ chi phí CCDC cho phù hợp

1. Theo Quy định của Luật thuế về Thời gian phân bổ CCDC

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

“….Đối với tài sản là bao bì luân chuyển, công cụ, dụng cụ, , … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

• Doanh nghiệp tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ cho phù hợp.
• Thời gian để phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh tối đa không quá 3 năm.

Từ 01/01/2017 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính không sử dụng TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn, TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Nay gộp chung thành TK 242 (Chi phí trả trước). Thuế cho phép mở thêm tài khoản chi tiết nếu doanh nghiệp muốn theo dõi chi tiết ngắn hạn và dài hạn, các bạn chỉ cần vào Danh mục Tài khoản tự đặt thêm chi tiết cho dễ quản lý, doanh nghiệp sử dụng phần mềm (Fast và Misa) làm theo đường dẫn sau:

Giao diện Fast: Tổng hợp / Danh mục tài khoản / Tích chọn TK 242 / Nhân bản / TK cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / TK mẹ: TK 242 (tương tự cho TK 2422- Chi phí trả trước dài hạn)

Giao diện Misa: Danh mục / Tài khoản / Hệ thống tài khoản / Tích chọn TK 242 / thêm mới / TK cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / TK mẹ: TK 242 (tương tự cho TK 2422- Chi phí trả trước dài hạn)

Chúc các bạn hoàn thành tốt công việc!

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Phân bổ CCDC và TSCĐ khi không có doanh thu