Đánh bay gánh nặng xử lý hóa đơn giấy cho kế toán bằng hóa đơn điện tử

Phần lớn thời gian làm việc hàng ngày của kế toán doanh nghiệp là các công việc xuất nhập dữ liệu và quản lý hóa đơn. Với giải pháp hóa đơn điện tử, kế toán có thể tiết kiệm tới 70% thời gian làm việc so với hóa đơn giấy.

1.Hóa đơn luôn là vấn đề đau đầu của kế toán

+ Một nhân viên kế toán thường ngày thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau như: ghi chép, phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các thông tin cần thiết về hoạt động tài chính, kinh tế của doanh nghiệp, xử hóa đơn.

+ Bên cạnh công việc đòi hòi chuyên môn cao, kế toán còn đảm nhận công việc liên quan tới xử lý hóa đơn. Để làm các việc như lập hóa đơn, xử lý công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,… đã tốn không ít thời gian.Ví dụ như việc ghi tay hóa đơn, công việc đơn giản nhưng rất dễ ghi sai mã số thuế, tên doanh nghiệp, khiến nhiều kế toán phải ghi đi ghi lại nhiều lần, tốn kém hóa đơn.

+ Xử lý công nợ đối với kế toán cũng là công việc “ngốn” phần lớn thời gian. Sau khi lập xong hóa đơn thông thường sẽ gọi báo cho khách hàng, gửi chuyển phát cho khách hàng thế nhưng vẫn không đảm bảo sẽ hoàn thành công việc nếu lượng khách hàng lớn.

+ Quy trình lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn giấy phức tạp, thủ công. Hơn cả, nếu kế toán báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn muộn hoặc sai, doanh nghiệp còn phải nộp phạt lên đến 8.000.000đ. Đè nặng lên tâm lý kế toán, khiến “hội kế toán” càng mệt mỏi đau đầu trong mớ công việc của mình. Đặt ra bài toán có thể hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn nhanh gọn mà vẫn chính xác.

2.Giải pháp áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

+ Thực tiễn cho thấy, công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ số. Một trong số công nghệ được áp dụng hiện nay tại các doanh nghiệp đó là hóa đơn điện tử.

+ Hóa đơn điện tử được xem là giải pháp công nghệ 4.0 của nhiều doanh nghiệp đặc biệt là đối với kế toán. Mang lại trải nghiệm hoàn toàn khác so với hóa đơn giấy khi có thể tạo lập hóa đơn, kiểm chứng thông tin khách hàng, gửi hóa đơn nhanh gọn bằng một vài thao tác ngay trên máy tính. Đẩy nhanh tiến độ xử lý công nợ, giải quyết dứt điểm các giao dịch kinh doanh, quá trình thanh toán.

+ Sử dụng công nghệ số vào xử lý thông tin giúp kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh trong một “nốt nhạc”. Giảm được thời gian, công sức nhập thông tin thủ công mà số liệu đảm bảo tính chính xác cao nhờ khả năng tổng hợp ngay khi hóa đơn được lập trên phần mềm. Nếu vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy thì ít kế toán có thể tưởng tượng ra công việc báo cáo tưởng chừng đau đầu nhất lại được giải quyết nhanh gọn đến vậy.

+ Bài toán lưu trữ hóa đơn làm sao để vừa bảo mật lại dễ tra cứu chắc chắn sẽ không có lời giải nếu không áp dụng hóa đơn điện tử. Với khả năng lưu trữ bằng trên hệ thống công nghệ thông tin có thể lưu trữ hàng nghìn hóa đơn mà không tốn kém diện tích, dễ dàng tra cứu và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra như mất, cháy, hỏng.

+ Hiệu suất làm việc của kế toán sẽ mãi dừng chân tại chỗ nếu tiếp tục đi theo lối mòn của hóa đơn giấy. Từ đó làm giảm đi thời gian cho công việc liên quan đến phân tích, lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

3.Mách nhỏ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

+ Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí, thời gian, công sức, tăng lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó, còn có khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp.

+ Áp dụng hóa đơn điện tử không những hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán, mà còn là cách các doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Vì từ ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ. Doanh nghiệp nên tìm hiểu quy định liên quan và bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình ngay từ bây giờ.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Trường hợp nào được miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử? Kế toán Đức minh.

>>> Cách lập, quản lý và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2019

>>> Các trường hợp sai phạm khi lập hóa đơn điện tử cần phải xử lý

>>> Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử trong mỗi doanh nghiệp như thế nào?

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

Ms Le-