Chi phí thuê xe cá nhân có phải là chi phí hợp lý không?

Trả lời nhanh

Chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được tính vào chi phí hợp lý khi có hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp. Theo quy định tại thời điểm bài viết (2015), nếu tiền thuê trên 100 triệu đồng/năm, người cho thuê nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu rồi xin hóa đơn lẻ. Nếu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống, doanh nghiệp lập bảng kê 01/TNDN.

Ý chính

Thuê xe trên 100 triệu đồng/năm: chủ xe nộp môn bài 1.000.000 đồng, GTGT 5%, TNCN 5% trên doanh thu
Sau khi nộp thuế, chủ xe được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để doanh nghiệp tính chi phí TNDN
Hồ sơ xin hóa đơn lẻ: đơn đề nghị, hợp đồng thuê xe, đăng ký xe, CMND chủ xe, cam kết, chứng từ thanh toán
Hợp đồng từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: doanh nghiệp lập bảng kê mẫu 01/TNDN
Chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe chỉ được trừ khi hợp đồng nêu rõ và có đủ chứng từ

Theo quy định tại thời điểm đăng bài (28/10/2015); chính sách có thể đã thay đổi.

1. Các loại thuế phải nộp khi cá nhân cho thuê xe ô tô.

Căn cứ vào các thông tư nghị định: Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 156/2013/TT-BTC, Thông tư 219/2013/TT-BTC, Công văn Số: 2270/TCT-CS, Công văn Số: 2466/TCT-TNCN, Công văn Số: 615/TCT-TNCN, Công văn Số: 4708/TCT-CS
- Theo đó với các cá nhân có tài sản cho thuê (ở đây là ô tô) có chi phí cho thuê từ 100tr/năm (tương đương 8,4tr/tháng) trở xuống thì sẽ phải nộp thuế Môn bài với mức nộp là 1.000.000tr/năm.
- Với chi phí cho thuê xe ô tô trên 100tr/năm thì người cho thuê xe sẽ phải nộp 3 loại thuế sau:
+ Thuế Môn bài: 1.000.000đ/năm
+ Thuế giá trị gia tăng: 5% trên tổng doanh thu
+ Thuế thu nhập cá nhân: 5% trên tổng doanh thu
* Doanh thu: là thu nhập có được từ việc cho thuê xe được thể hiện trên hợp đồng cho thuê xe.

2. Cách đưa chi phí thuê xe ô tô vào làm chi phí hợp lý hợp lệ của doanh nghiệp:

Để chi phí tiền thuê xe này được tính vào làm chi phí của doanh nghiệp thì trước hết cần có sự hợp lý của việc thuê xe - tức doanh nghiệp bạn thuê xe về là để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi cá nhân có xe oto cho thuê thì sau khi có hợp đồng cho thuê mượn xe cần lên cơ quan thuế đóng các loại thuế trên.
Sau khi đóng xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân có xe cho thuê đó.
Doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn lẻ này để khê khai tính thuế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Thủ tục xin cấp hóa đơn lẻ

Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
- Thủ tục hồ sơ bao gồm:
+ Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ
+ Hợp đồng thuê xe
+ Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe
+ Bảo hiển xe (nếu có).
+ Cam kết của người đang sử dụng xe chịu trách nhiệm trước pháp luật về xe.
+ Giấy chứng minh nhân dân của chủ sở hữu xe
+ Chứng từ thanh toán
- Mang bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế để đóng thuế và xin cấp hóa đơn lẻ
( Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai (không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).
- Sau khi nộp đầy đủ thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho người đề nghị xin cấp hóa đơn lẻ. Hóa đơn bao gồm 3 liên - cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu tại cơ quan thuế.

( Lưu ý: Hóa đơn lẻ chỉ cung cấp cho hợp đồng thuê có trị giá > 100trđ/ năm, nếu từ 100trđ/ năm trở xuống thì doanh nghiệp lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN)

4. Chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe.

- Khi doanh nghiệp đã có hóa đơn thuê xe từ người cho thuê xe thì hiển nhiên chi phí thuê xe sẽ được tính vào làm chi phí doanh nghiệp.
Nhưng để những chi phí đi kèm như: chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, chi phí gửi xe, lương lái xe...được tính vào làm chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN thì trong hợp đồng thuê xe doanh nghiệp cần thể hiện rõ điều này - Tức doanh nghiệp chỉ thuê xe không bao gồm lái xe, tự chi trả xăng dầu trong quá trình đi lại...
- Các chi phí này doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ như: đổ xăng dầu cần có hóa đơn xăng dầu, sửa chữa cần có hóa đơn sửa chữa, tiền lương lái xe cần có bảng lương, hợp đồng lao động...thì sẽ được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý quan trọng: Những chi phí xăng, dầu phải phù hợp với định mức tiêu thụ nhiên liệu của nhà sản xuất

VD: ô tô đi thuê, trong hồ sơ hướng dưỡng sử dụng xe có ghi : mức tiêu thụ nhiên liệu là 12L/100km , nghĩa là cứ đi được 100km sẽ tiêu thụ 12 lít xăng. Tuy nhiên thực tế , mức tiêu thụ thường cao hơn trên dưới 15% (tùy từng loại xe và yếu tố khác) . Nếu doanh nghiệp có nhiều loại xe thì doanh nghiệp sẽ xây dựng định mức riêng cho từng loại xe.