Đưa chi phí điện, nước, thuê nhà vào chi phí hợp lý thế nào?

1. Cơ sở pháp lý hạch toán chi phí hợp lý với tiền điện nước

Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

2. Phân tích các tình huống pháp lý về hạch toán chi phí điện nước

Hiện nay, có một số tình huống cụ thể có thể xảy ra như sau:

2.1 Hóa đơn điện nước xuất cho bên cho thuê nhà?

Công ty A thuê nhà của hộ gia đình ông K để làm văn phòng, nhưng khi thanh toán tiền điện, nước thì trên hóa đơn lại để tên Công Ty của ông K chứ không phải tên của ông K. Công ty A làm thế nào và các giấy tờ cần thiết để đưa khoản chi này vào chi phí thuế?

Bạn không thể đưa chi phí này vào chi phí được trừ theo quy định tại Điểm 2.15 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

"2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh"

2.2 Hóa đơn điện nước xuất cho công ty cho thuê văn phòng?

Ví dụ trường hợp: Công ty tôi thuê văn phòng của công ty A để làm trụ sở văn phòng làm việc, nhưng khi chúng tôi thanh toán tiền điện, nước thì trên hóa đơn lại để tên công ty A. Vậy Công ty tôi có đưa được chi phí đó vào chi phí hợp lý không? Khi chúng tôi yêu cầu công ty A cung cấp hóa đơn (do công ty A xuất hóa đơn) thì công ty A không đồng ý, cho rằng chỉ cần hợp đồng thuê nhà kèm biên lai nộp tiền do đơn vị cung cấp dịch vụ (điện, nước…) cấp là thanh toán được (biên lai nộp tiền vẫn là tên công ty A); nếu muốn công ty A trực tiếp xuất hóa đơn thì chúng tôi phải chịu thêm khoản thuế là 15%. Xin được hỏi, cách giải quyết của công ty A như vậy có đúng không? Để đưa vào chi phí hợp lý chúng tôi cần những hồ sơ gì? Công ty A có bắt buộc phải xuất hóa đơn tiền điện, nước cho công ty chúng tôi (là đơn vị thuê nhà) không?

Trả lời:

Điểm 2.15 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp quy định cụ thể như sau:

"2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh".

Như vậy, nếu công ty bạn hợp đồng thuê văn phòng và có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thì bên bạn vẫn được chi phí này vào chi phí hợp lý được.

2.3 Hạch toán chi phí điện nước khi mượn nhà làm trụ sở?

Công ty chúng tôi chuyển địa điểm văn phòng. Giám đốc công ty chúng tôi cho Công ty mượn nhà làm văn phòng có được không? Như vậy khi chúng tôi làm hợp đồng mượn nhà dưới 6 tháng, thì trên hợp đồng giám đốc vừa ký tên bên người cho mượn và người mượn luôn phải không? Vậy công ty tôi có được lên thuế đăng ký mua hoá đơn và chi phí điện nước phát sinh công ty có được đưa vào chi phí không? (Hoá đơn điện, nước, đứng tên chủ nhà)?

Trả lời:

Điều 141 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định về phạm vi đại diện, cụ thể như sau:

"Điều 141. Phạm vi đại diện

1. Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:

a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

b) Điều lệ của pháp nhân;

c) Nội dung ủy quyền;

d) Quy định khác của pháp luật.

2. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình".

Như vậy, theo quy định pháp luật trên thì giám đốc công ty bạn không thể tự mình thực hiện giao dịch với chính mình được.

Nếu bên công ty bạn muốn đưa chi phí điện, nước vào chi phí được trừ thì bên công ty bạn cần phải có một số hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Điểm 2.15 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể:

"2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh."

2.4 Hạch toán chi phí đối với tiền thuê nhà, hàng tồn kho

Công ty em sản xuất thuốc thú y và có đặt bao bì vỏ hộp. Do có những mặt hàng ngưng sản xuất lý do không bán được. Vì vậy công ty bị tồn động những bao bì ngưng sản xuất đó rất nhiều năm và các bao bì đó đã hư hỏng vì vậy công ty hủy những bao bì đó có đưa vào chi phí hợp lý hay không?

Trả lời:

Theo dữ liệu bạn đưa ra có thể xác định được khoản chi hủy bao bì đã hư hỏng được coi là "Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp." - là khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Những chứng từ cần thiết để đưa chi phí điện nước vào chi phí hợp lý

>>> Tiền điện, nước thanh toán cho chủ nhà có được tính vào chi phí hợp lý ?

>>> Công ty cho nhân viên đi nghỉ mát có được tính vào chi phí hợp lý không? Kế toán Đức Minh.

Kế toán Đức Minh chúc bạn đọc thành công!

-Ms Le-