Cách sắp xếp chứng từ phổ biến nhất hiện nay

I/ Cách 1:

Sắp sếp theo thứ tự sau: bộ chung

• Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại
• Hóa đơn đầu vào và ra sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế

1. Mỗi hóa đơn đầu vào:

•  Nếu hóa đơn < 20.000.000 mà thanh toán tiền mặt: Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho
• Nếu hóa đơn > 20.000.000 mà thanh toán chuyển khoản: Hóa đơn kẹp cùng phiếu nhập kho+ Ủy nhiệm chi photo+ phiếu hạch toán.

1. Mỗi hóa đơn đầu ra:

• Nếu thu ngay bằng tiền mặt: hóa đơn + phiếu thu + phiếu xuất kho
• Nếu thu bằng chuyển khoản: hóa đơn + Phiếu xuất kho+hợp đồng + báo có photo

Bộ riêng:

1. Chứng từ ngân hàng:

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ

1. Phiếu xuất kho nội bộ (sản xuất, xây lắp):

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ

1. Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo Nhập – xuất – tồn: 142,242,214, 152 (153;155;156…)

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh

II/ Cách 2: sắp sếp theo cách mỗi loại là 1 bộ, với cách này mỗi loại chứng từ sắp thành thứ tự tăng dần theo ngày tháng, năm; độc lập với nhau

1. Sắp sếp theo thứ tự sau:

• Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26, BCTC….tất cả những gì liên quan đến khai thuế thì gộp lại thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 _ đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4
• Hóa đơn đầu vào: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 _ đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4
• Hóa đơn đầu ra: sắp theo thứ tự tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế thành 1 bộ thứ tự từ tháng 1 _ đến tháng 12, hoặc quý 1 đến quý 4

1. Chứng từ phiếu chi:

• Đóng gộp toàn bộ phiếu chi thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển
  1. Chứng từ phiếu thu:
• Đóng gộp toàn bộ phiếu thu thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

1. Chứng từ hoạch toán:

• Đóng gộp toàn bộ phiếu hoạch toán thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

1. Chứng từ ngân hàng:

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

1. Phiếu xuất kho:

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 quyển

1. Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo Nhập – xuất – tồn: 142,242,214, 152 (153;155;156…)

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh

Tìm hiểu cách sắp xếp chứng từ hợp lý

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

>>> Hướng dẫn sắp xếp chứng từ, báo cáo kế toán

>>> Sắp xếp chứng từ, hoá đơn hợp lý