Trả lời nhanh
Khi kết thúc kỳ báo cáo năm, kế toán nên kiểm tra chứng từ ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định và khớp với tờ khai chưa, rồi sắp xếp theo thứ tự ngày tháng thành từng nhóm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hóa đơn mua vào bán ra, kho, tài sản cố định và công cụ dụng cụ, nhân sự, hồ sơ thuế, bảo hiểm, hồ sơ vay mượn và hợp đồng.
Ý chính
- Kiểm tra chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định và khớp với tờ khai chưa
- Hoàn thiện hồ sơ, đóng tệp khi kết thúc niên độ kế toán
- Hóa đơn mua vào bán ra xếp theo ngày tháng và khớp bảng kê hóa đơn
- Kho gồm thẻ kho, phiếu nhập xuất, biên bản kiểm kho; tiền gửi ngân hàng đóng thành một file
- Hồ sơ thuế, bảo hiểm, nhân sự, vay mượn và hợp đồng đóng thành các tệp riêng
Theo quy định tại thời điểm đăng bài (30/08/2024); chính sách có thể đã thay đổi.
PHẦN 1 : CHỨNG TỪ
1.1. Kiểm tra chứng từ :
- Kiểm tra lại xem chứng từ kế toán ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định chưa ?
- Kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ khớp với tờ khai chưa, thiếu cái gì, chỗ nào, lưu ý lại để bổ sung.
1.2. Sắp xếp hồ sơ:
Hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp là yếu tố thiện cảm ban đầu. Nhìn hồ sơ khoa học người khác sẽ đánh giá tốt hơn về bạn.
Thông thường nên hoàn thiện hồ sơ, đóng tệp cất tủ khi kết thúc niên độ kế toán. Trình tự sắp xếp hồ sơ đơn giản như sau
- Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyển hoặc kẹp vào chứng từ)
- Tiền gửi ngân hàng: Sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ báo có theo ngày tháng
(Đóng thành 1 file).
- Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
- Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng
riêng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1file.
- Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương
hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất
cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó;
kí tá, dấu má đầy đủ và chữ kí của một người phải thống nhất trên mọi văn bản
liên quan.
- Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo
cáo THSDHĐ, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Nói chung cứ cái gì liên quan đến thuế thì xếp chung một file.
- Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản,
nộp bảo hiểm,… đóng thành một file.
- Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra
sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp.
- Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng
thành 1 file. Dự thầu này nọ làm 1 file. Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa
đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
+ Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công
trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn
thành,….
- Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
- Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.
Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết. Miễn làm sao mình hiểu và người khác có thể xem và hiểu đỡ mất công giải thích nhiều.
PHẦN 2: SỔ SÁCH
Trong phần sổ sách này các bạn căn cứ vào vấn đề sản xuất kinh doanh của
chính doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực kinh doanh sổ sách có phần khác nhau. Bài viết này chia sẻ về sổ sách nên in của hình thức Nhật Ký chung.
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật kí bán hàng, mua hàng
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ tiền gửi ngân hàng
+ Sổ chi tiết các tài khoản từ tiền mặt cho đến vay mượn, các tài khoản tài
sản, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,...
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả (theo nhà cung cấp).
+ Sổ chi tiết giá thành (cho từng loại sản phẩm, vụ việc, công trình)
+ Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định.
Nhìn chung, cứ tài khoản nào phát sinh thì các bạn nên in sổ đầy đủ cả sổ
chi tiết và sổ cái. Ngoài ra còn có thẻ kho, các loại bảng xuất nhập tồn vật tư –
hàng hóa – thành phẩm, sổ tài sản cố định,... Các bạn nhớ in đầy đủ và không
quên kết xuất ra file excel lưu trữ cẩn thận (file này hay dùng cho việc quyết toán
thuế).
➔Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều có bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế
doanh nghiệp và được kí, đóng dấu đầy đủ các bạn nhé.
-ST-
Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết có liên quan:
>>> Hướng dẫn sắp xếp chứng từ, báo cáo kế toán
Khoá học liên quan
Kế toán thực tế
Kèm 1-1 trên chứng từ thật · khai giảng liên tục
