Trình tự chuyển đổi từ hóa đơn giấy theo TT39, HĐĐT theo TT32 sang sử dụng HĐĐT theo NĐ123,TT78

1. Việc cần làm trước khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC (HĐĐT 78) kể từ ngày 10/11/2021.

Hiện nay, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (đơn vị hiện đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp) đã cập nhật, hoàn thiện phần mềm, đáp ứng đầy đủ các chuẩn kết nối truyền nhận, chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021. Mặt khác, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT này còn có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn đến từng khách hành sử dụng dịch vụ của mình.

Do đó, để việc sử dụng hóa đơn được liên tục doanh nghiệp cần chủ động liên hệ ngay với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ về điều kiện kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu của hóa đơn theo quy định mới. Trong đó, phải thay đổi các chỉ tiêu: Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn bằng 07 ký tự theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC trước ngày 10/11/2021.

Sau khi chuẩn bị nền tảng kỹ thuật, chuẩn dữ liệu nói trên. Từ ngày 10/11/2021, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và được sử dụng ngay khi cơ quan thuế có Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng của doanh nghiệp.

2. Trình tự, thủ tục trong giai đoạn chuyển đổi

•  Bước 1:

Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo Mẫu 41/TBTĐ-HĐĐT đến từng doanh nghiệp theo địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế để Thông báo đơn vị biết thuộc trường hợp nào dưới đây:

+ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả phí dịch vụ (trong 12 tháng, bắt đầu từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT theo quy định mới);

+ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ;

+ Áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ.

• Bước 2:

Căn cứ Thông báo tại Bước 1 của cơ quan thuế, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Mẫu đăng ký) bằng hình thức điện tử thông qua Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc có thể gửi trực tiếp đến Cổng điện tử - Hệ thống hóa đơn điện tử.

Ngay sau khi doanh nghiệp gửi Mẫu đăng ký, Cổng điện tử - Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ phản hồi ngay Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đến email của doanh nghiệp đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ phản hồi Thông báo chấp nhận hay không chấp nhận đến email của người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nhận được các thông tin về sau của cơ quan thuế.

• Bước 3:

Việc xử lý hóa đơn giấy theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC còn tồn trước khi chuyển đổi:

Ngay sau khi cơ quan thuế Thông báo chấp nhận việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-TNĐT, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC và lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC gửi đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.

Tiếp đó, vào ứng dụng Báo cáo hóa đơn, chọn Mẫu Thông bảo hủy hóa đơn để cập nhất hóa đơn cần hủy, tại tiêu chí “ phương pháp hủy hóa đơn”, chọn:

+ Đối với hóa đơn giấy: ghi cắt góc;

+ Đối với hóa đơn điện tử: ghi hủy điện tử

Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT, chỉ cần liên hệ với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ.

Theo hướng dẫn Cục Thuế Bình Định.