Quy trình thực hiện chứng từ tạm ứng – thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

1. Quy trình và chứng từ tạm ứng

Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

+) Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ

+) Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Yêu cầu:

- Ghi đúng, ghi đủ các nội dung có trong giấy đề nghị

Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

+) Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu

+) Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

+ Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng

+ Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.

2. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán

Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu

Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

+ Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp

+ Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)

+ Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm

Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt

Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán

Bước 4: Giám đốc ký duyệt

Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký

3. Thủ tục thanh toán tạm ứng

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng

Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:

+ Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:

+ Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Các bài viết liên quan:

=>>> Quy Trình Chứng Từ Sổ Sách Kế Toán Dành Cho Doanh Nghiệp Mới Hoạt Động

=>>> Trình tự luân chuyển chứng từ và một số lưu ý (phần 1)

=>>> Trình tự luân chuyển chứng từ và một số lưu ý (phần 2)

=>>> Thủ tục và hạch toán tạm ứng, hoàn ứng

- Ngọc Anh-

>>> học kế toán ở đâu đống đa

>>> học kế toán tại cầu giấy

>>> địa chỉ học kế toán tại hoàng mai