QUY TRÌNH KẾ TOÁN THEO DÕI CÔNG NỢ

* Đối với công nợ phải thu của khách hàng (TK131)

- Từ sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý) bạn cần kiểm tra chi tiết số dư, số phát sinh trong kỳ của từng khách hàng theo hợp đồng kinh tế và hóa đơn tài chính,

- Bạn cần phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua các kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận, tiến hành hối thúc khách thanh toán nhanh nhất có thể bằng các kỹ năng nghiệp vụ uyển chuyển chuyên nghiệp

- Thường xuyên kiểm tra số dư công nợ, báo cáo các phòng ban nghiệp vụ để thu hồi công nợ: liên hệ kết hợp với phòng kinh doanh để đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ nhanh nhất có thể

- Định kỳ cuối năm , kế toán lập Biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ mà khách còn nợ, có ký tác đóng dấu xác nhận.

* Đối với công nợ phải trả khách hàng ( TK 331)

- Từ sổ chi tiết công nợ phải trả khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý ) bạn cần kiểm tra chi tiết số dư số phát sinh trong kỳ của từng khách hàng theo từng hợp đồng kinh tế và hóa đơn tài chính, hoặc các giấy tờ chứng minh nghiệp vụ thực sự đã hoàn thành: phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi…. Để làm căn cứ đối chiếu công nợ với khách hàng

- Bạn cần phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua các kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận

- Trước khi chuyển tiền thanh toán cho khách hàng, bạn phải kiểm tra số tiền đã tạm ứng thanh toán các đợt trước cho từng khách hàng, xác nhận số tiền được thanh toán đợt này,

- Định kỳ, cuối năm bạn nhớ lập Biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng và gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ.

- Theo dõi các khoản có hợp đồng hoặc hóa đơn giá trị > 20.000.000 phải chuyển khoản để được khấu trừ

Lưu ý: Biên bản xác nhận công nợ chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký (con dấu) của hai bên.

- Lưu giữ theo File cho từng phòng ban quản lý – 01 bộ chứng từ gốc.

- Lưu giữ biên bản đối chiếu công nợ theo từng đầu tài khoản:

+ TK 131: Công nợ phải thu khách hàng (01 File)

+ TK 331: Công nợ phải trả khách hàng (01 File)

Toàn bộ chứng từ được lưu giữ tại bộ phận kế toán theo dõi hàng hóa, công nợ, phiếu mua hàng và có biên bản bàn giao khi có nhân viên mới tiếp nhận công việc.

_ST_