QUẢN LÝ NV GIAO HÀNG TRONG DNTM

Giao hàng là 1 mắt xích quan trọng trong phân phối hàng hóa và cũng là khâu cuối cùng trong quy trình bán hàng và thu tiền. Hầu hết các công ty lớn hay Tập đoàn thường sử dụng các dịch vụ tiện ích như: trung gian Shiper, thiết bị định vị GPS,v.v.. còn các công ty nhỏ, lẻ không đủ kinh phí để tham gia các tiện ích đó, mà chỉ thuê nhân công thời vụ, hoặc nhân viên giao hàng theo Hợp đồng lao động có thời hạn.

Để kiểm soát nhân viên giao hàng 1 cách chặt chẽ, mỗi công ty nên sử dụng thiết bị Camera tại Bộ phận Kho hàng, và đặt trước cửa công ty.

Các bước thực hiện và Phân công cho từng Bộ phận như sau

1. Bộ phận Kế toán

* Đối với kế toán Viết hoá đơn: Kế toán viết hoặc in hoá đơn giao cho khách hàng cần kiểm tra lại số lượng hàng hoá trong phần mềm, tránh xuất âm kho, kiểm tra lại đơn giá, tổng tiền. Nhiều kế toán khi viết hoá đơn bằng tay hay bị sai trong việc ghi sai số tiền thuế, tổng tiền hoặc nội dung bằng chữ, hoặc quên không gạch chéo hoá đơn theo Quy định. Do vậy các hoá đơn trên có thể bị khách hàng trả về.

Kế toán viết hoá đơn giao cho người giao hàng xuống bộ phận kho hàng xin xuất kho.

* Đối với kế toán Tổng hợp: Có trách nhiệm Kiểm soát sau, kiểm tra lại tất cả chứng từ khi Kế toán viết hoá đơn và giao cho người giao hàng.

Căn cứ vào Khung đường do công ty đã đưa ra để Quản lý nhân viên giao hàng.

Ví dụ: từ Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh- CN Hà Đông, sang Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh- CN Đống Đa khoảng 6 km (12 phút)

hoặc: Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh- CN Hà Đông, sang Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh- CN Cầu Giấy khoảng 9 km (23 phút)

• Vậy khi kế toán thanh toán tiền xăng xe cho nhân viên giao hàng, căn cứ vào khung thời gian, và khách hàng thường xuyên sẽ tính được tiền xăng xe đi lại của nhân viên giao hàng.
• Đặc biệt khi thanh toán tiền xăng xe cần căn cứ vào số tiền xăng (ví dụ: Xăng A92) tại thời điểm đó là bao nhiêu tiền 1 lít, định mức xăng xe,.vv.
• Hàng tháng, nhân viên giao hàng cần ký sổ của kế toán thanh toán khi chốt sổ thanh toán tiền xăng xe đi giao hàng. Khi sổ đó hết, kế toán thanh toán cần lưu lại văn phòng công ty để theo dõi và phát sổ mới.
• Kế toán tổng hợp kiểm tra lại hoá đơn do nhân viên giao hàng bằng xe máy, hoặc xe ô tô.
• Trường hợp khi giao hàng vào các Trung tâm thương mại, kế toán cần báo Nhân viên giao hàng làm thẻ ra vào theo tháng
• Tiền ăn trưa được công ty hỗ trợ căn cứ vào Quy định của công ty. Trường hợp Nhân viên giao hàng phải ở bên ngoài chờ khách hàng để giao hàng về chậm, Nhân viên giao hàng sẽ được Công ty thanh toán tiền ăn trưa theo quy định.
• Kế toán kiểm tra sổ sách đi đường, xem lại giờ đi và giờ đến có khớp với khung đường mà công ty đưa ra. Trường hợp chênh lệch nhiều, nhân viên giao hàng sẽ không được thanh toán phần thừa đó.

2. Bộ phận Kho hàng

* Trước khi giao hàng

Nhân viên giao hàng xuống Bộ phận kho hàng làm Giấy đề nghị Xuất kho, trong PXK ghi rõ số lượng (chiếc, cái, lọ, hộp, kg)..v.v..

* Trong khi giao hàng

 Kế toán Kho hàng lập Phiếu XK + Hoá đơn đỏ, đề nghị người giao hàng ký nhận đã nhận đủ lô hàng trên. Bộ phận Kho và nhân viên giao hàng có trách nhiệm đóng gói cẩn thận.

Bộ phận kho liên lạc với bên khách hàng, báo số lượng hàng hoá sẽ được giao trong hôm nay, yêu cầu bên khách hàng chờ và nhận hàng. Sau khi nhận được hàng, khách hàng thanh toán tiền cho Người giao hàng (mang tên: Nguyễn Văn B - Với Số CMND, và Giấy giới thiệu cho công ty cử đi, khách hàng mới được trả tiền)

* Hàng được chở khi đi đường

Hàng được chở khi đi đường phải đảm bảo trước và sau không được vượt quá 1m (mét). Ngưởi giao hàng phải tuân thủ luật giao thông, đi tốc độ vừa phải tránh làm đổ vỡ hàng, hoặc bị Thanh tra, Quản lý thị trường bắt lại kiểm tra. Hàng được xuất ra khỏi kho phải mang đầy đủ giấy tờ cần thiết như: Phiếu Xuất kho + Giấy thu tiền + Giấy giới thiệu + Hoá đơn đỏ (Hoá đơn bán hàng).

QUẢN LÝ NV GIAO HÀNG TRONG DNTM

3. Thủ quỹ

Khi nhân viên giao hàng cho khách hàng về đến Công ty, thu được tiền hàng cần giao nộp lại cho Thủ quỹ công ty.

Thủ quỹ có trách nhiệm nhận số tiền, yêu cầu nhân viên giao hàng ký sổ.

Kế toán Đức Minh chúc các bạn quản lý tốt nhân viên của mình!

- Nga Thanh-