Những tuyệt chiêu Excel dùng trong kế toán bán hàng cực kỳ hữu hiệu.

1. Hàm VLOOKUP

Đây là hàm tìm kiếm theo cột có điều kiện.

Cú pháp: = Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

= Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).

Các tham số cụ thể:

• Giá trị dò tìm: đây là giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.
• Bảng tham chiếu: bảng này chưa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Lưu ý vùng dữ liệu này là vùng dữ liệu tham chiếu nên cần sử dụng phím F4 để cố định vùng dữ liệu lại.
• Cột cần lấy: là số chỉ cột dữ liệu bạn cần lấy để so sánh.
• X: là giá trị trả về với độ chính xác tuyệt đối

Ví dụ: =VLOOKUP(F10,$A$25:$G$30,2,0)

– Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F10 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.

1. Hàm HLOOKUP

Đây là hàm tìm kiếm theo hàng. Hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm

Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Các tham số tương tự như hàm VLOOKUP bên trên.

1. Hàm SUMIF

Đây là hàm sử dụng để tính tổng các ô chỉ định theo điều kiện được đưa ra.

Cú pháp: = SUMIF(range,criteria,[sum_range])

 = SUMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)

Các vùng tham chiếu:

• Vùng chứa điều kiện: là vùng chứa điều kiện cần tính.
• Điều kiện: đây là các tiêu chuẩn muốn tính tổng. Các tiêu chuẩn này có thể là dữ liệu số, biểu thức hoặc chuỗi.
• Vùng cần tính tổng: Là các ô thực sự cần tính tổng. Sẽ là cácô chứa giá trị tương ứng (số tiền, lượng tiền..)

Hàm Sumif thường dùng trong các nghiệp vụ kết chuyển cuối tháng trong Nhật ký chung, làm các bảng báo cáo xuất nhập tồn, bảng tổng hợp công nợ, bảng cân đối số phát sinh tháng, quý, năm...

Ví dụ:

=SUMIF( $E10:$E180, 5111,$H$10:$H$180)

– Dãy ô điều kiện là E10 đến E180 ( tức là kéo từ nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của tháng )

– Điều kiện cần tính là ô E112 ( tức là ô điều kiện cần tính )

– Dãy ô tính tổng là H10 đến H180

 Tức là: Chiếu từ ô E10 đến ô E18, tìm điều kiện ô nào chứa TK 5111, thì tính tổng giá trị nằm từ ô H10 đến H180 tương ứng với dòng chứa TK 5111 đã đối chiếu trong vùng $E10:$E180

1. Hàm SUM

Đây là hàm tính tổng cơ bản nhất. Được sử dụng để tính tổng các giá trị vùng dữ liệu.

Cú pháp: =SUM(number1,number2,…)

Các tham số:

• Number 1 (bắt buộc): Số (ô) đầu tiên muốn thêm vào. Số đó có thể là số 3, 4, 5,…, hoặc ô tham chiếu như D7, D8,…, hoặc ô phạm vi như D7:D11.
• Number 2 (tùy chọn): Đây là số thứ 2 bạn có thể thêm hoặc không tùy chọn. Bạn có thể bổ sung đến 255 số bổ sung thêm.

Ví dụ:

=SUM(9,1,10): Thêm vào các số 9, 1, 10 được tổng bằng giá trị 20 trả về.

1. Hàm SUBTOTAL

Hàm này có rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau. Tuy nhiên trong kế toán bán hàng thường chỉ dùng đến số chức năng là 9, số chức năng 9 tương đương với tính tổng.

Ở đây hàm SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con số trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tùy theo phép tính toán mà bạn lựa chọn trong đối số thứ nhất.

Cú pháp: =SUBTOTAL(9; Vùng tính tổng).

1. Hàm MIN

Đây là hàm sẽ trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu được nhập vào.

Cú pháp: =MIN(Number1, Number2…)

Các tham số:

• Number 1, number 2…. Là dãy mà bạn đang muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.

Ví dụ: =MIN(6,8,2,10,35) = 2

1. Hàm MAX

Đây là hàm sẽ trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu được nhập vào.

Cú pháp: =MAX(Number1, Number2…)

Các tham số:

• Number 1, number 2…. Là dãy mà bạn đang muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó.

Ví dụ: =MAX(29,35,89,3,68)= 89

1. Hàm IF

Là hàm điều kiện. Hàm này dùng để trắc nghiệm điều kiện để chọn một trong hai giá trị. Nếu điều kiện đúng thì trả về giá trị 1, và ngược lại nếu điều kiện sai thì trả về giá trị 2.

Cú pháp: = IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2,..)

Các tham số:

- Điều kiện: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).

- Giá trị 1: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện đúng.

- Giá trị 2: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện sai.

Ví dụ: = IF(A2>=10,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.

Tức là, nếu ô A2 >=10 thì hàm trả hết quả “DUNG” .

1. Hàm AND

Hàm AND dùng để nối các điều kiện lọc, dùng làm sổ và các mẫu biểu trong báo cáo quản trị nội bộ dùng trong phân tích, quản trị, kế toán nội bộ...

Hàm này là phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.

Cú pháp: =AND(đối 1, đối 2,..).

– Các đối số: Đối 1, đối 2… là các biểu thức điều kiện. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Ví dụ: =AND(A2>1,A2<100) : Hiển thị đúng nếu A2 lớn hơn 1 và nhỏ hơn 100, nếu sai nó sẽ hiển thị FALSE.

1.  Hàm OR

Đây là phép HOẶC .

Cú pháp: = OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).

Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

Ví dụ: =OR(A2>1,A2<100) : Hiển thị đúng nếu A2 lớn hơn 1 HOẶC nhỏ hơn 100, nếu sai nó sẽ hiển thị FALSE

1.  Hàm LEFT

Hàm LEFT là hàm dùng để cắt và lấy phần bên trái của một chuỗi ký tự.

Cú pháp: =LEFT(text,n)

Các tham số:

• Text: là chuỗi ký tự
• N: số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. Nếu không có tham số này, tự động Excel sẽ mặc định giá trị 1).

Ví dụ: =LEFT(A2,5) với ô dữ liệu A2 là “ketoanducminh” thì hàm sẽ trả về giá trị “ketoan”.

1. Hàm COUNTIF

 Hàm COUNTIF dùng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi vùng điều kiện đã được chỉ ra.

Cú pháp: =COUNTIF(vùng điều kiện,điều kiện)

Các tham số:

• Vùng điều kiện: là dãy dữ liệu mà bạn muốn đến có điều kiện.
• Điều kiện: là điều kiện để 1 ô được đếm.

Ví dụ: =COUNTIF(A2:A100, “>100”): Có nghĩa là đếm tất cả các ô trong dãy A2:A100 có chứa số lớn hơn 100.

1.  Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE cho kết quả là giá trị trung bình số học của các đối số.

Cú pháp: =AVERAGE(number1,number2,…)

Các tham số: tương tự như hàm MIN, MAX.

Ví dụ: =AVERAGE(10,20,30) = 20.

Trên đây, Kế toán Đức Minh đã tổng hợp toàn bộ các công cụ hàm Excel cần thiết cho kế toán bán hàng. Chúc các bạn thành công.

Nếu bạn đọc còn băn khoăn về kiến thức tin học văn phòng hay về nghiệp vụ kế toán bán hàng thì hãy tham gia một khóa đào tạo kế toán thực hành tại Kế toán Đức Minh chúng tôi. Đến đây, bạn sẽ được trải nghiệm công việc của một kế toán bán hàng thực thụ và chuyên nghiệp nhất.