Khi viết hóa đơn có nhiều danh mục hàng hóa thì phải viết thế nào cho đúng?

Thông thường mỗi một hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) có tối đa 10 dòng, nếu khi xuất hoá đơn từ 10 dòng trở xuống thì bạn được viết vào một tờ hoá đơn theo trình tự sắp xếp hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền như trên hợp đồng quy định. Nhưng nếu như trong một hợp đồng có nhiều hàng hoá, thành phẩm xuất bán ra lớn hơn 10 dòng thì phải viết hóa đơn theo 2 cách sau đây:

Cách 1: Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Ghi rõ thông tin người bán, thông tin người mua ở số hóa đơn đầu tiên.

+ Hoá đơn số 1: Hoá đơn có 10 dòng thì ghi thứ tự hàng hoá từ số 1 đến số 9 với các nội dung tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền , còn dòng thứ 10 của số hóa đơn này ghi cụm từ “tiếp số sau”

Cách viết hóa đơn có nhiều danh mục hàng hóa - Hóa đơn số 1

+ Hoá đơn số 2: dòng đầu tiên ghi cụm từ “tiếp số trước”, sau dòng này đánh số thứ tự tiếp theo là mặt hàng thứ 10, 11, cho đến dòng thứ tự số 18. Đến dòng số 19 của hoá đơn tiếp theo này tiếp tục ghi “ tiếp số sau”

+ Tiếp tục như vậy sang hoá đơn số 3: Dòng đầu tiên ghi cụm từ tiếp số trước”, sau dòng này đánh số thứ tự tiếp theo là mặt hàng thứ 19, 20, cho đến dòng thứ tự số 27. Đến dòng số 28 của hoá đơn tiếp theo này tiếp tục ghi “ tiếp số sau”

Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác

Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.

Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế GTGT được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

=> Sử dụng trong trường hợp lượng hàng hoá, dịch vụ phát sinh đến hoá đơn thứ 2 mà người bán không muốn lập hoá đơn hoặc theo yêu cầu của người mua.

Cách 2: Sử dụng bảng liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ kèm hóa đơn

Ngoài cách viết nối liên tiếp hóa đơn như trên người bán hàng có thể sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Người bán hàng có thể sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn

- Nội dung ghi trên hóa đơn:

+ Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”

+ Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

- Các tiêu thức ghi theo: Cách viết hoá đơn bán hàng

- Nội dung cần phải thể hiện trên bảng kê thể hiện:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

(Trường hợp người bán hàng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế GTGT”, “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế GTGT) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT)

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phải được lập phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Nên kẹp bảng kê với hoá đơn liên 3 của hoá đơn.

Bên bán và bên mua quản lý, lưu giữ hoá đơn phục vụ cho việc quyết toán thuế sau này.

=> Sử dụng cho trường hợp danh mục hàng hoá, dịch vụ rất nhiều, kế toán căn vào số dòng có thể lên tới quá 2 tờ hoá đơn thì bạn nên dùng cách này thay vì cách 1 cho gọn.

Tùy theo từng trường hợp mà các kế toán lựa chọn cách 1 hoặc cách 2 cho phù hợp. Và các kế toán nên viết cẩn thận tránh viết lại hóa đơn GTGT gây mất thời gian và công sức.

- Ngọc Anh –

>>> Cách ghi hóa đơn bán hàng- dễ mà khó.

>>> Phân biệt hoá đơn GTGT và hoá đơn bán hàng

>>> Xuất hoá đơn GTGT vào thời điểm nào khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ là hợp lý?

>>> Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng cần xuất những loại hóa đơn, chứng từ gì?